Excel 合併表格教學總覽
在專案管理、團隊協作或日常數據整理中，經常會遇到需要「合併表格」的需求。這裡的「合併」可分為兩大類：
1. 合併儲存格：將多個相鄰的儲存格合併為一個，常用於製作標題或格式美化。
2. 合併資料表：將多個資料表或工作表的內容整合為一份完整的資料集，用於彙總分析或報表。
不同的合併方式適用於不同情境。舉例來說，專案經理在彙整多部門進度時，常需合併多份進度表；業務人員則可能需要將多個月的銷售資料合併分析。選擇合適的方法，能有效提升資料處理效率，並避免常見的資料遺失或格式錯亂問題。
合併儲存格與跨欄置中
合併儲存格（Merge & Center）操作步驟
合併儲存格主要用於格式設計，例如將多欄標題合併為一個大標題。操作步驟如下：
- 選取要合併的儲存格範圍（如A1:C1）。
- 點選「開始」頁籤中的「合併與置中」。
- 選擇「合併與置中」後，所選儲存格會合併為一格，內容自動置中。
注意事項：
– 合併時，僅保留左上角儲存格的內容，其餘資料會被刪除。若多格皆有資料，請先備份或移動資料。
– 合併儲存格後，部分Excel功能（如排序、篩選）可能受限。
產業應用案例：
在製作專案進度總表時，常用合併儲存格將「專案名稱」跨多欄置中，提升報表可讀性。
常見錯誤：
合併儲存格後無法正確排序資料，建議僅用於標題區，不建議用於資料區。
跨欄置中（Merge Across）與其差異
「跨欄置中」是另一種合併方式，僅將選取範圍內的每一列分別合併。例如選取A1:C2，會將A1:C1合併、A2:C2合併。
適用場合：
– 多列標題需分別合併時。
– 不影響資料區的排序與篩選。
差異說明：
– 「合併儲存格」會將所有選取儲存格合併為一格。
– 「跨欄置中」則是每一列單獨合併，適合多層標題設計。
合併多個資料表的方法
使用「合併查詢」（Power Query）合併表格
Power Query是Excel強大的資料整合工具，適合合併多個資料表、工作表或檔案。常見於專案資料彙總、跨部門報表整合。
適用版本：
Excel桌面版（部分舊版需安裝外掛），Excel for Microsoft 365、Excel Online均支援。
操作步驟：
1. 準備好需合併的多個資料表，確保有共同欄位（如「員工編號」、「產品代碼」）。
2. 點選「資料」>「取得與轉換資料」>「合併查詢」。
3. 選擇主要表格與要合併的表格，指定共同欄位。
4. 選擇合併類型：
– 內部合併（Inner Join）：僅保留兩表皆有的資料。
– 左外部合併（Left Outer Join）：保留主表所有資料，並合併次表相符資料。
– 右外部合併（Right Outer Join）：保留次表所有資料。
– 全外部合併（Full Outer Join）：保留兩表所有資料。
5. 點選「確定」，進入Power Query編輯器，可進行資料清理、去重等操作。
6. 完成後，點選「關閉並載入」，合併結果將匯入新的工作表。
實務案例：
專案經理需整合各部門每月進度表，透過Power Query批次合併多個工作表，快速產出彙總報表。
常見錯誤：
– 欄位名稱不一致會導致合併失敗，請先統一欄位名稱。
– 資料格式不同（如數字與文字混用）會造成資料遺失或錯誤合併。
使用VLOOKUP、XLOOKUP、INDEX MATCH函數合併表格
當需將一份表格的部分欄位資料帶入另一表時，可用查找函數進行合併。
VLOOKUP函數
語法：
=VLOOKUP(查找值, 資料範圍, 欄位序號, [精確/模糊])
範例：
將「員工名單」表的「部門」欄位帶入「出勤記錄」表：
=VLOOKUP(A2, 員工名單!A:B, 2, FALSE)
限制：
– 查找值必須在資料範圍最左側。
– 無法向左查找。
– 資料異動時易出錯。
XLOOKUP函數
語法：
=XLOOKUP(查找值, 查找範圍, 回傳範圍, [未找到時回傳], [比對模式], [搜尋模式])
優點：
– 可向左或向右查找。
– 支援多種比對模式。
– 錯誤處理更彈性。
範例：
=XLOOKUP(A2, 員工名單!A:A, 員工名單!B:B, "未找到")
INDEX MATCH組合
語法：
=INDEX(回傳範圍, MATCH(查找值, 查找範圍, 0))
優點：
– 彈性高，適合複雜查找。
– 不受欄位順序限制。
常見錯誤與解決方法：
– 查找值有空格或格式不一致，導致查找失敗。
– 資料範圍未鎖定，拖曳公式時出現錯誤。
產業應用案例：
人資部門需將「薪資表」的獎金資料合併至「出勤表」，可用XLOOKUP根據員工編號自動帶入。
合併多工作表或多檔案資料
若需合併多個工作表或多個Excel檔案的資料，可用Power Query的「附加查詢」功能，或將多表資料複製至同一工作表後再進行彙總。
操作建議：
– 資料結構需一致（欄位名稱、順序相同）。
– 可用Power Query的「附加查詢」將多表資料縱向合併。
實務案例：
財務部門每月收集各分公司報表，透過Power Query自動合併所有分公司資料，省去手動複製的繁瑣。
合併表格常見問題與解決方案
合併後資料遺失/重複的處理
- 資料遺失：合併儲存格時僅保留左上角內容，合併資料表時欄位名稱不一致或格式錯誤也會導致資料遺失。建議合併前先檢查資料完整性。
- 重複資料：多表合併後常出現重複列，可用「移除重複」功能或Power Query的「去重」步驟清理。
合併表格的限制與注意事項
- 合併儲存格會影響排序、篩選與部分公式運算，建議僅用於格式設計。
- 合併資料表前，應統一欄位名稱與格式，避免合併失敗。
- 合併後如需還原，合併儲存格可用「取消合併」；資料合併則需保留原始檔案備份。
FAQ：合併儲存格與合併資料有何不同？如何還原合併？
Q1：合併儲存格與合併資料表有何不同？
A：合併儲存格僅影響外觀，將多格合為一格，適用於標題設計；合併資料表則是將多份資料內容整合，適用於數據彙總與分析。
Q2：合併儲存格後能還原嗎？資料會遺失嗎？
A：可用「取消合併」還原，但僅保留合併前左上角的內容，其餘資料會遺失，建議合併前備份。
Q3：合併資料表後發現資料錯誤，怎麼辦？
A：可利用Power Query的步驟追蹤功能回復，也可重新合併。建議合併前保留原始檔案。
合併表格的進階技巧與推薦工具
進階合併技巧（如Power Query進階應用、巨集）
- Power Query進階應用：可自動化多表合併、批次清理資料、設定自動更新，適合大量資料處理。
- 巨集（VBA）：對於需定期合併多份結構相同的報表，可錄製巨集自動執行，進一步提升效率。
專案管理工具協助多表協作
在跨部門或大型專案中，單靠Excel合併表格容易出現版本混亂或資料遺失。此時可考慮使用如 Monday.com 這類專案管理工具，集中管理多來源資料，並支援多表協作、權限控管與自動化彙總，提升團隊協作效率。對於需整合多部門進度、資源分配或跨國專案管理的情境特別適用。
結論與常用資源
Excel合併表格的方法多元，從簡單的合併儲存格到進階的Power Query、查找函數應用，皆有其適用情境。建議根據資料結構與需求選擇合適工具，並注意合併過程中的資料完整性與格式一致性。若需協作管理多表資料，可考慮運用專案管理平台，進一步提升團隊效率。歡迎試用不同方法，找到最適合你的資料合併解決方案。
