Excel公式基礎入門
什麼是Excel公式？
Excel公式是用來計算、分析與處理數據的指令組合。無論是加總、平均、條件判斷，還是複雜的資料查找，公式都是Excel最核心的功能。舉例來說，財務人員可用公式自動統計月度支出，業務主管可用公式分析銷售趨勢，行政人員則能快速彙整考勤紀錄。
如何輸入公式
在Excel中，所有公式都必須以等號（=）開頭。基本步驟如下：
- 點選欲輸入公式的儲存格。
- 輸入等號（=）。
- 鍵入所需的運算式或函數，例如
=A1+B1。 - 按下 Enter 鍵完成。
常見錯誤與注意事項：
– 忘記輸入等號，Excel會將內容視為純文字。
– 輸入時參照錯誤儲存格，導致結果不正確。
– 輸入後未按Enter，公式不會生效。
快捷鍵小技巧：
– 按下Tab可自動補全函數名稱。
– 按下F2可快速編輯現有公式。
常用Excel函數與實用範例
SUM、AVERAGE等基礎函數
- SUM：加總一個或多個範圍的數值。
範例：=SUM(A1:A10)，可用於統計銷售總額或費用合計。 - AVERAGE：計算平均值。
範例：=AVERAGE(B1:B10)，適合計算員工平均分數或產品平均價格。
進階應用：
– 多範圍加總：=SUM(A1:A10, C1:C10)
– 條件加總（見下方SUMIF）
IF、IFERROR與錯誤處理
- IF：根據條件判斷不同結果。
範例：=IF(C2>=60, "及格", "不及格")，可用於成績判斷。 - IFERROR：當公式錯誤時，顯示指定內容。
範例：=IFERROR(A1/B1, "錯誤")，避免除以零時出現錯誤訊息。
實務應用情境：
– 報表自動標示異常數據。
– 避免因資料不齊全導致表格出現大量錯誤提示。
其他常見函數簡介
- COUNT：計算數值儲存格數量，適合統計有效填寫數。
- MAX/MIN：找出最大或最小值，常用於績效評比。
- VLOOKUP：根據條件查找資料，適合跨表單自動帶入資訊。
公式套用與自動填充技巧
快速將公式套用到整欄/整列/多個儲存格
1. 拖曳填充柄
– 在輸入公式的儲存格右下角，游標變成十字時，拖曳至目標範圍即可自動填入。
– 適合批量處理同類型計算，如每月薪資計算。
2. 快捷鍵應用
– Ctrl+D：將選取範圍的第一列公式向下填滿。
– Ctrl+R：將選取範圍的第一欄公式向右填滿。
3. 填滿命令
– 在「常用」>「填滿」選單中，選擇「向下」、「向右」等，快速批量套用。
4. 表格自動填充
– 將資料轉為Excel表格（Ctrl+T），輸入公式後，該欄會自動填滿所有資料列，且新增資料時自動帶入公式。
常見錯誤與FAQ：
– 拖曳時公式未依序變動，常因絕對/相對引用設定錯誤（詳見下節）。
– 批量填充後出現#REF!，多半因原始參照範圍被刪除。
相對與絕對引用的差異與應用
相對引用（如A1）：拖曳或複製公式時，參照會隨位置自動調整。
絕對引用（如$A$1）：參照固定，不會隨公式移動而改變。
混合引用（如A$1或$A1）：僅固定列或欄。
常見應用：
– 批量計算時，需固定某一參照值（如稅率、匯率）時，建議使用絕對引用。
– 若公式結果異常，請檢查$符號是否設置正確。
公式複製、貼上與格式轉換
1. 只貼公式：複製含公式儲存格，於目標儲存格右鍵選「貼上公式」，僅帶入計算邏輯。
2. 只貼值：將公式結果轉為靜態數值，適合最終報表或避免公式錯誤外洩。
3. 貼上格式：僅複製格式，不帶入公式或數值。
注意事項：
– 貼上公式時，參照範圍會依相對/絕對引用自動調整。
– 貼值後，公式無法再自動更新。
公式錯誤排查與常見問題
常見錯誤類型與原因
| 錯誤訊息 | 意義說明 | 常見原因與解決方式 |
|---|---|---|
| #DIV/0! | 除以零 | 除數為零或空白，檢查分母 |
| #VALUE! | 資料類型錯誤 | 文字與數字混用，檢查資料格式 |
| #REF! | 無效儲存格參照 | 參照儲存格被刪除 |
| #NAME? | 函數名稱拼寫錯誤 | 拼字錯誤或漏引號 |
| #N/A | 查無資料 | 查找函數找不到對應值 |
排錯步驟與工具
- 檢查公式語法：確認函數名稱、括號、引號正確。
- 使用公式稽核工具：在「公式」>「公式稽核」中，追蹤前置儲存格與錯誤來源。
- 錯誤提示說明：點擊錯誤儲存格，Excel會顯示詳細說明與建議修正。
FAQ：公式沒生效怎麼辦？
Q1：輸入公式後只顯示文字，沒計算結果？
A：多半是未以等號開頭，或儲存格格式設為「文字」。請改為「一般」格式並重新輸入。
Q2：批量填充後，部分結果不正確？
A：請檢查相對/絕對引用設定，或確認資料範圍是否正確。
Q3：貼上公式後出現#REF!？
A：原始參照儲存格已被刪除或移動，需重新指定正確範圍。
實務應用案例
成績計算範例
假設有學生成績表，需自動判斷是否及格：
- 平均分數：
=AVERAGE(B2:E2) - 及格判斷：
=IF(F2>=60, "及格", "不及格")
發票合計與條件加總
- 合計金額：
=SUM(C2:C100) - 條件加總（僅計算特定類型發票）：
=SUMIF(D2:D100, "餐飲", C2:C100)
條件平均
- 僅計算「合格」員工的平均分數：
=AVERAGEIF(E2:E100, "合格", D2:D100)
進階技巧與自動化
陣列公式與動態陣列
- SEQUENCE：自動產生連續數列。
範例：=SEQUENCE(10)，產生1至10。 - FILTER：根據條件自動篩選資料。
範例：=FILTER(A2:B100, B2:B100>80)，僅顯示分數大於80者。
應用情境：
– 大型報表自動分類、動態產生名單。
– 需即時反映資料異動的分析表。
與團隊協作工具整合
現代專案管理或團隊協作常需將Excel數據自動化、與其他工具串接。例如：
- Monday.com 提供自動化規則，可將Excel數據匯入後，根據公式自動分派任務或產生提醒，適合專案進度追蹤、跨部門協作。
- ClickUp 支援表單與數據自動同步，便於團隊即時掌握關鍵指標。
- Notion 可將Excel資料整合進知識庫，並用公式欄位進行進階計算。
適用優點：
– 自動化減少人工錯誤。
– 數據即時同步，團隊溝通更順暢。
– 跨平台整合，提升專案管理效率。
結語與行動呼籲
掌握Excel公式的套用技巧，能大幅提升日常數據處理效率，無論是單人作業還是團隊協作都能事半功倍。建議嘗試將公式自動化結合現代數位工具，如Monday.com等，讓專案管理與數據分析更加流暢、智能。立即動手實作，讓Excel成為你的高效助力！
