Excel月曆製作前的準備
所需工具與版本建議
建議使用Excel 2016以上版本，因為新版Excel具備更完整的函數支援與格式化功能，能確保月曆自動化與美化流程順暢。若在企業環境中，請確認所用版本支援資料驗證、條件格式等功能。
月曆設計需求規劃
在動手前，先明確月曆用途。例如：
– 僅需單月檢視，還是全年規劃？
– 是否需標註國定假日、週末或自訂事件？
– 需不需要備註欄或任務標記？
– 是否考慮列印、分享或與其他行事曆工具整合？
明確需求有助於後續設計，避免重工。
產業應用情境
- 專案經理：追蹤專案里程碑與團隊排程
- 行政人員：規劃會議、假期與活動
- 教師：安排課程與考試日程
- 銷售團隊：管理推廣活動與客戶拜訪
建立互動式月曆基礎架構
建立新工作表與命名
- 開啟Excel，新增一個空白工作簿。
- 於下方工作表標籤處雙擊，將其命名為「月曆」。
設置年份與月份下拉選單
為提升互動性，建議使用下拉選單讓使用者快速切換年份與月份：
- 在A1輸入「年份」、B1輸入「月份」。
- 在A2儲存格，點選「資料」>「資料驗證」>「清單」，輸入可選年份（如：2020,2021,2022…）。
- 在B2儲存格，設置「資料驗證」清單，輸入1,2,3,…,12，或直接用「一月,二月…十二月」。
- 若需顯示中文月份，可搭配CHOOSE函數轉換。
常見錯誤
- 資料驗證未正確設置，導致下拉選單無法顯示。
- 月份格式不一致（數字/文字混用），公式易出錯。
自動生成日期清單
- 在A4:G4輸入「星期日」至「星期六」作為標題行。
- 於A5:G10規劃為月曆主體，共6行7列，足以涵蓋所有月份。
自動判斷天數與日期填充
- 在C5儲存格（或A5，視設計而定）輸入以下公式，計算本月第一天為星期幾：
=WEEKDAY(DATE($A$2, $B$2, 1), 1) -
於A5儲存格輸入：
=IF(ROW(A5)*7+COLUMN(A5)-7<$C$5, "", IF((ROW(A5)-1)*7+COLUMN(A5)-$C$5+1>DAY(EOMONTH(DATE($A$2,$B$2,1),0)), "", (ROW(A5)-1)*7+COLUMN(A5)-$C$5+1))
說明：此公式會根據所選年份與月份，自動將正確日期填入對應格子，空白部分則留空。 -
將公式橫向與縱向拖曳填滿A5:G10。
產業案例
某跨國團隊以此方法建立多國時區月曆，快速切換月份與年度，協調全球會議時間，顯著減少溝通誤差。
月曆版面設計與自動對齊
自動計算每月第一天的星期
利用WEEKDAY與DATE函數自動判斷每月首日的星期，確保月曆正確對齊。例如，若本月1日為星期三，則自動將1號填入對應欄位。
填充月曆日期（含跨月日期處理）
- 若需顯示上月/下月跨月日期，可於空白格自動填入前一月或下一月的日期，並以灰色顯示。
- 公式範例（A5格）：
=IF(ROW(A5)*7+COLUMN(A5)-7<$C$5, DAY(EOMONTH(DATE($A$2,$B$2,1),-1))-$C$5+COLUMN(A5)+1, IF((ROW(A5)-1)*7+COLUMN(A5)-$C$5+1>DAY(EOMONTH(DATE($A$2,$B$2,1),0)), (ROW(A5)-1)*7+COLUMN(A5)-$C$5+1-DAY(EOMONTH(DATE($A$2,$B$2,1),0)), (ROW(A5)-1)*7+COLUMN(A5)-$C$5+1))
並於條件格式設置跨月日期為灰色。
常見錯誤
- 忽略跨月日期導致月曆顯示不完整。
- 公式未鎖定正確儲存格，導致拖曳後錯誤。
標題行與星期顯示
- 建議以「星期日」為首，亦可依需求調整為「星期一」起始。
- 可利用條件格式自動標註週末。
美化與功能強化
條件格式標註週末與假日
- 選取A5:G10，點選「開始」>「條件格式」>「新規則」。
- 設定公式：
- 標註週末（假設星期日為A欄，星期六為G欄）：
- A欄：
=COLUMN()=1 - G欄：
=COLUMN()=7
- A欄：
- 設定顏色為淡紅或灰色。
- 若需標註國定假日，可於旁邊建立假日清單，並用COUNTIF判斷是否為假日，套用顏色。
產業應用情境
行政團隊可自動標註公司休假日，減少人為遺漏。
自訂樣式與格式
- 建議使用清晰字型（如微軟正黑體）、適度加粗標題行。
- 框線設置：外框粗線、內框細線，提升可讀性。
- 日期欄可設置淡色底，備註欄用淺灰區分。
加入備註、節日或任務標記
- 於每格右下角加註小型註解，記錄重要事項。
- 可於旁邊新增「備註」欄，或用符號（如★）標示特殊日子。
常見錯誤
- 美化過度導致列印不清晰，建議預覽列印效果。
常見問題與進階應用
如何複製月曆到其他月份/年份？
- 只需更改A2/B2下拉選單，月曆自動更新。
- 若需多月同時顯示，可複製整個工作表，分別設置不同月份。
如何加上農曆、國定假日？
- 農曆需額外查詢對照表，可於旁邊建立農曆欄位，手動輸入或利用VLOOKUP對照。
- 國定假日可建立假日清單，利用VLOOKUP或COUNTIF自動標註。
與其他工具月曆功能比較
若需更進階的團隊協作、任務追蹤與自動提醒，建議考慮專業工具。例如：
- Monday.com：具備視覺化月曆、任務分配、進度追蹤，適合專案管理與團隊協作。
- ClickUp：支援多視圖切換、任務標籤與自動化提醒，適合多專案並行。
- Notion：彈性資料庫與月曆整合，適合個人與小型團隊。
- pdfFiller、SignNow：適合需要文件簽核與表單自動化的場景。
這些工具能與Excel資料互補，適用於需要多人協作、進階權限控管、跨平台整合的情境。
完成與檢查
自動化檢查日期正確性
- 利用COUNTIF檢查日期是否重複或遺漏：
=COUNTIF(A5:G10, 1)
若結果不為1，代表1號未正確填入。 - 檢查每格日期是否落在正確範圍，避免出現錯誤日期。
列印與分享月曆
- 調整列寬與行高，確保列印時排版整齊。
- 設定列印範圍，預覽效果，避免內容溢出。
- 可將月曆另存為PDF，方便電子郵件分享。
結語與工具推薦
Excel月曆的優缺點總結
優點：
– 彈性高，易於自訂與美化
– 適合個人或小團隊靈活應用
– 可結合公式實現自動化
限制：
– 多人協作、任務追蹤與提醒功能有限
– 跨裝置同步、權限控管較弱
– 進階自動化需額外設計
推薦進階專案管理/團隊協作工具
若需更高層次的月曆管理與團隊協作，可考慮如Monday.com、ClickUp等專業平台，這些工具提供可視化月曆、任務分配、進度追蹤與自動提醒，適合專案經理、團隊領導與知識工作者，能大幅提升時程管理效率。
