Excel條件加總功能的詳細教學指南:SUMIF、SUMIFS、SUMPRODUCT全解析

本指南全面介紹Excel條件加總功能,涵蓋SUMIF、SUMIFS、SUMPRODUCT等函數的語法、進階用法與實務案例,並針對常見錯誤、FAQ及不同版本支援差異提供詳盡說明,助你在專案管理與數據分析中靈活運用條件加總技巧。

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什麼是Excel條件加總?

條件加總是Excel中極為實用的數據分析功能,能根據一個或多個條件,快速彙總符合條件的數值。這在專案管理、銷售統計、庫存盤點、預算控管等場景中都非常常見。例如,專案經理需統計特定月份的支出總額,或銷售主管需計算某產品在指定區域的總銷售量,都能透過條件加總輕鬆完成。

條件加總的主要函數包括SUMIF(單一條件)、SUMIFS(多條件),以及進階的SUMPRODUCT(複雜條件或跨欄位運算)。選擇合適的函數能大幅提升數據處理效率。

SUMIF函數:單一條件加總

SUMIF函數適用於根據單一條件對數值範圍進行加總。其語法如下:

SUMIF(範圍, 條件, [加總範圍])
  • 範圍:要檢查條件的儲存格範圍。
  • 條件:指定的判斷標準,可為文字、數字、運算式或通配符。
  • 加總範圍(可選):實際要加總的數值範圍,若省略則直接加總「範圍」本身。

常見條件運算子與通配符

  • ><>=<=<>:大於、小於、大於等於、小於等於、不等於
  • *:任意多個字元(如"筆*"可比對所有以「筆」開頭的項目)
  • ?:任意單一字元(如"筆?"可比對「筆A」、「筆B」等)

SUMIF實例解析

假設有以下銷售資料表:

產品 銷售額 月份
原子筆 500 一月
鉛筆 300 一月
原子筆 450 二月
鉛筆 200 二月
原子筆 600 三月
鉛筆 250 三月

範例1:加總所有「原子筆」的銷售額

公式:

=SUMIF(A2:A7, "原子筆", B2:B7)

結果:500 + 450 + 600 = 1550

範例2:加總銷售額大於300的項目

公式:

=SUMIF(B2:B7, ">300")

結果:500 + 450 + 600 = 1550

範例3:加總產品名稱以「筆」結尾的銷售額

公式:

=SUMIF(A2:A7, "*筆", B2:B7)

結果:所有產品名稱結尾為「筆」的項目銷售額總和

常見錯誤與排查

  • 範圍與加總範圍大小不一致:兩者必須有相同的儲存格數量,否則結果可能錯誤。
  • 條件格式錯誤:如需運算子,必須用引號包起來(如">300")。
  • 資料格式不符:文字與數字混用時,可能導致公式無法正確比對。

SUMIFS函數:多條件加總

SUMIFS函數可根據多個條件進行加總,語法如下:

SUMIFS(加總範圍, 條件範圍1, 條件1, [條件範圍2, 條件2], ...)
  • 加總範圍:要加總的數值儲存格範圍。
  • 條件範圍/條件:每組條件範圍與條件成對出現,可支援多達127組。

SUMIFS實例解析

延續前述資料表:

範例1:加總「原子筆」在「一月」的銷售額

公式:

=SUMIFS(B2:B7, A2:A7, "原子筆", C2:C7, "一月")

結果:500

範例2:加總「鉛筆」在「二月」且銷售額大於150的總和

公式:

=SUMIFS(B2:B7, A2:A7, "鉛筆", C2:C7, "二月", B2:B7, ">150")

結果:200

SUMIF與SUMIFS差異與選用時機

  • SUMIF:僅能處理單一條件,語法較簡單。
  • SUMIFS:可處理多條件,條件越多越適用SUMIFS。
  • 選用建議:若僅需一個條件,SUMIF較簡潔;需多條件時,務必使用SUMIFS。

常見誤用與排查

  • 條件範圍與加總範圍大小不一致:所有範圍必須長度一致。
  • 條件順序錯誤:SUMIFS的第一個參數必須是加總範圍,與SUMIF不同。
  • 條件格式誤用:運算子需用引號包裹。

進階條件加總技巧

除了SUMIF與SUMIFS,Excel還有其他進階條件加總方法,適用於更複雜的需求。

SUMPRODUCT條件加總

SUMPRODUCT可用於多條件、跨欄位或需進行數學運算的加總。語法靈活,能處理陣列運算。

範例:同時滿足「原子筆」且「銷售額大於400」的總和

公式:

=SUMPRODUCT((A2:A7="原子筆")*(B2:B7>400)*B2:B7)

結果:500 + 450 + 600 = 1550(僅加總原子筆且銷售額大於400的項目)

3D SUM:跨工作表條件加總

若需跨多個工作表加總相同儲存格,可用3D SUM。例如:

=SUM(一月:三月!B2)

此公式會加總「一月」到「三月」工作表中B2儲存格的數值。若需條件加總,則需結合SUMIF/SUMIFS於各工作表,再彙總結果。

各方法比較與適用場景

方法 適用條件數 跨表支援 運算複雜度 適用情境
SUMIF 1 單一簡單條件
SUMIFS 多條件組合
SUMPRODUCT 複雜條件、需運算時
3D SUM 0(無條件) 跨表同儲存格加總

常見問題與排查技巧

常見錯誤訊息與解決方法

  • #VALUE!:常因範圍大小不一致或資料格式錯誤導致,請檢查所有範圍長度與格式。
  • 加總結果為0:條件未正確比對,或資料中有空格、隱藏字元,建議使用TRIM清理資料。
  • 數字儲存格為文字格式:可用VALUE函數轉換或重新設定格式。

空白與零值處理

  • 若需排除空白,可在條件中加入"<>""
  • 若需排除零值,可結合條件">0"

FAQ:Excel條件加總常見疑問

Q1:SUMIF能否處理多個條件?
A:SUMIF僅支援單一條件,多條件請使用SUMIFS或SUMPRODUCT。

Q2:SUMIFS最多可設定幾個條件?
A:可支援最多127組條件範圍與條件。

Q3:如何在SUMIF/SUMIFS中使用通配符?
A:*代表任意多個字元,?代表單一字元。例如"筆*"可比對所有以「筆」開頭的項目。

Q4:SUMIF/SUMIFS能否用於合併儲存格?
A:不建議,合併儲存格會影響公式運算,建議避免。

Q5:SUMPRODUCT能否取代SUMIFS?
A:SUMPRODUCT更靈活,能處理SUMIFS無法覆蓋的複雜條件,但語法較進階。

不同版本Excel與Google Sheets的差異

  • Excel各版本:SUMIF、SUMIFS自Excel 2007起全面支援,舊版僅有SUMIF。
  • Google Sheets:SUMIF、SUMIFS語法與Excel相同,SUMPRODUCT亦支援。部分函數在細節上略有差異,建議查閱官方說明。
  • 跨平台注意:部分進階函數或巨集在不同平台間可能有相容性問題,建議先測試公式正確性。

結論與實用工具推薦

靈活運用Excel條件加總功能,能大幅提升數據分析與專案管理效率。無論是單一條件的SUMIF、多條件的SUMIFS,還是進階的SUMPRODUCT,都能應對各種實務需求。若需進行更大規模的專案協作、數據整合與自動化,建議可搭配如Monday.comClickUpNotion等數位協作平台,進一步提升團隊效率與數據管理能力。這些工具支援多種數據視覺化、進階報表與自動化整合,適合專案經理、團隊領導與知識工作者在日常管理中靈活運用。

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