Excel 基本操作與介面導覽
Excel是專案管理與資料分析不可或缺的工具。熟悉其介面與基本操作，是提升效率的第一步。
建立與管理工作表
開啟Excel後，可選擇「新建」建立空白工作簿。點擊下方的「+」號可新增多個工作表，右鍵可重新命名、移動或複製工作表。
實用情境：
在專案管理中，常以不同工作表分別記錄任務清單、進度追蹤與預算表，方便團隊協作與資料分工。
常見問題：
Q：如何快速複製工作表？
A：右鍵點選工作表標籤，選擇「移動或複製」，勾選「建立副本」即可。
單元格與範圍操作
單元格可輸入數字、文字、日期等資料。利用Shift或Ctrl可批次選取多個單元格。格式刷可快速套用格式，常用快捷鍵如Ctrl+C複製、Ctrl+V貼上、Ctrl+Z復原。
產業應用：
財務報表常需批次調整數字格式，利用格式刷與批次選取可大幅提升效率。
常見錯誤：
Q：為何貼上後格式跑掉？
A：請確認貼上選項，選擇「值」或「格式」以避免格式錯亂。
資料輸入、整理與清理
資料品質直接影響分析結果。掌握資料輸入與清理技巧，有助於減少錯誤與重工。
資料輸入技巧
利用自動填充（拖曳右下角小方框）可快速產生連號、日期序列。資料驗證功能可設下輸入限制，建立下拉選單以確保資料一致性。
案例：
專案進度表中，利用下拉選單限制「狀態」欄僅能選擇「進行中」、「已完成」等，減少手動輸入錯誤。
資料清理
- 去除重複：選取資料範圍，點擊「資料」>「移除重複」。
- 去除空白：可用「篩選」功能快速找出空白列，或利用TRIM函數去除多餘空格。
- 分列/合併儲存格：用「資料」>「文字分欄」將一欄資料拆分為多欄；合併儲存格則適用於標題整理。
產業應用：
名單整理時，常需將姓名與電話分開欄位，或合併多格標題。
常見問題：
Q：TRIM函數無法去除所有空格？
A：TRIM僅去除開頭與結尾空格，若有特殊空白字元，建議搭配SUBSTITUTE函數。
文字處理函數
- LEFT/RIGHT/MID：擷取字串特定位置的文字。
- FIND/SEARCH：尋找字串出現位置。
- REPLACE/SUBSTITUTE：替換指定文字。
- TRIM：去除多餘空格。
案例：
整理客戶資料時，利用LEFT擷取郵遞區號、REPLACE修正格式錯誤。
資料排序、篩選與條件格式
有效的資料排序與篩選，有助於快速找出重點資訊，條件格式則能強化視覺辨識。
排序與篩選
- 排序：可依單一或多欄資料升降排序。
- 進階篩選：可設定多重條件，或將結果複製到新位置。
案例：
在專案任務表中，依截止日期排序，或篩選出尚未完成的任務。
常見問題：
Q：排序後資料對應錯亂？
A：請確保所有相關欄位皆有一同選取。
條件格式應用
- 高亮重複值：標示重複資料，方便資料清理。
- 數值區間著色：如進度低於50%自動標紅。
- 圖示集：用圖示顯示數值高低。
產業應用：
專案風險管理時，自動高亮逾期或異常數值，提升警示效率。
常用公式與函數全解析
公式與函數是Excel的核心，能大幅提升計算與資料處理效率。
基本計算函數
- SUM：加總數值（如SUM(A1:A10)）。
- AVERAGE：計算平均值。
- COUNT：計算數量。
- MAX/MIN：找出最大/最小值。
案例：
專案預算表自動加總各項支出，快速掌握總額。
邏輯判斷函數
- IF：根據條件回傳不同結果（如IF(A1>100,”超標”,”正常”)）。
- AND/OR/NOT：多條件判斷，AND全部成立才為真，OR任一成立即為真，NOT反向判斷。
案例：
任務進度自動判斷是否延誤：
=IF(AND(B2="進行中",C2<TODAY()),"逾期","正常")
常見錯誤：
Q：IF公式顯示錯誤？
A：請檢查括號與條件格式是否正確。
查找與引用函數
- VLOOKUP：依據關鍵字查詢對應資料。
- XLOOKUP：新版查找函數，支援雙向查找。
- INDEX/MATCH：組合使用，彈性更高。
案例：
根據員工編號查詢姓名：
=VLOOKUP("A001",A2:C100,2,FALSE)
使用時機說明：
VLOOKUP適合簡單查找，XLOOKUP與INDEX/MATCH適合複雜需求，如左側查找或多條件查找。
錯誤處理函數
- IFERROR：遇到錯誤時回傳指定值。
- ISERROR：判斷是否為錯誤。
案例：
查找失敗時顯示「未找到」：
=IFERROR(VLOOKUP(D2,A2:B100,2,FALSE),"未找到")
資料分析與視覺化
將大量數據轉化為易讀資訊，是專案管理與決策的重要環節。
樞紐分析表
可快速彙總、分類大量資料，支援拖拉欄位自訂報表。
產業應用：
專案時程分析、成本結構分解、團隊績效統計。
常見問題：
Q：樞紐分析表無法即時更新？
A：可右鍵點擊表格選擇「重新整理」。
圖表製作
支援長條圖、折線圖、圓餅圖等多種圖表，協助視覺化呈現趨勢與分布。
案例：
專案進度追蹤，利用折線圖呈現每週完成率變化。
進階應用與自動化
進階技巧可大幅提升日常作業效率，減少重複性工作。
批次操作與常用快捷鍵
- 批次填充：Ctrl+Enter可同時輸入多格。
- 自動填充序列：拖曳右下角小方框。
- 常用快捷鍵：Ctrl+Shift+L（篩選）、Alt+=（自動加總）、Ctrl+;（輸入今日日期）。
產業應用：
大量資料輸入、批次更新狀態、快速篩選重點資訊。
巨集
巨集可錄製重複操作，實現自動化。適合批次格式調整、資料轉換等。
案例：
每月自動整理銷售報表，減少手動操作。
常見問題：
Q：巨集無法執行？
A：請確認已啟用巨集，並檢查安全性設定。
Excel與其他工具協作
- Google Sheets互轉：可直接匯入、匯出Excel檔案，支援多人協作。
- PDF匯出：「檔案」>「匯出」>「建立PDF/XPS文件」。
- 第三方工具：如Monday.com、ClickUp等，支援Excel資料匯入，便於專案管理與團隊協作。
產業應用：
專案啟動時，將Excel任務表匯入Monday.com，實現進度追蹤與團隊分工。
常見問題與實用技巧（FAQ）
新手常見錯誤與排查
- Q：公式顯示為文字不運算？
A：請確認儲存格格式為「一般」或「數值」，並重新輸入等號。 - Q：#N/A、#VALUE!等錯誤如何排查？
A：檢查公式參數、資料類型是否正確，必要時搭配IFERROR處理。 - Q：資料無法正確排序？
A：請確認所有欄位皆有選取，避免資料錯位。
實用小技巧彙整
- 利用「凍結窗格」固定標題列，方便瀏覽大量資料。
- 善用「名稱管理員」自訂範圍名稱，提升公式可讀性。
- 利用「自動篩選」快速找出特定條件資料。
推薦專案管理工具提升效率
若需進一步提升團隊協作與專案管理效率，建議可考慮Monday.com。其支援Excel資料匯入，適合專案任務追蹤、進度管理與多部門協作。ClickUp、Notion等工具亦有類似功能，適用於不同規模與需求的團隊。
