Excel統計出現次數的常用方法總覽
在日常工作中，統計資料出現次數是最常見的需求之一，無論是分析銷售數據、出勤紀錄、問卷結果或專案進度。Excel提供多種計數函數，適用於不同情境：
| 函數名稱 | 功能說明 | 適用情境 |
|---|---|---|
| COUNT | 計算範圍內「數字」儲存格數量 | 純數字資料統計 |
| COUNTA | 計算範圍內「非空白」儲存格數量 | 包含文字、數字、日期等各類型資料 |
| COUNTBLANK | 計算範圍內「空白」儲存格數量 | 檢查缺漏資料 |
| COUNTIF | 統計範圍內「符合單一條件」的儲存格數量 | 統計特定數值、文字、日期 |
| COUNTIFS | 統計範圍內「同時符合多條件」的儲存格數量 | 進階多條件統計 |
實務應用情境
- 人資統計員工出勤天數（COUNTIF）
- 銷售部門計算特定產品銷量（COUNTIF/COUNTIFS）
- 問卷分析各選項被選次數（UNIQUE+COUNTIF或樞紐分析表）
使用COUNTIF函數統計單一條件
COUNTIF是最常用的統計函數之一，能快速計算某個值在資料範圍內出現的次數。
COUNTIF語法與常見應用
語法：
=COUNTIF(範圍, 條件)
- 範圍：要統計的儲存格區域
- 條件：欲計算的目標（數字、文字、日期、邏輯比較）
常見條件格式：
– 數字：=COUNTIF(A1:A10, 5)
– 文字：=COUNTIF(B1:B10, "完成")
– 日期：=COUNTIF(C1:C10, "2023/12/31")
– 大於/小於：=COUNTIF(D1:D10, ">100")
– 模糊查詢（萬用字元）：=COUNTIF(E1:E10, "*王*")（包含「王」字）
範例：統計數字、文字、日期出現次數
數字範例
A1:A7分別為：1,2,3,1,2,1,1
統計「1」出現次數：=COUNTIF(A1:A7, 1) 結果為4
文字範例
B1:B7分別為：完成、未完成、完成、進行中、完成、完成、未完成
統計「完成」出現次數：=COUNTIF(B1:B7, "完成") 結果為4
日期範例
C1:C7分別為：2023/12/31、2023/12/30、2023/12/31、2023/12/29、2023/12/31、2023/12/31、2023/12/30
統計「2023/12/31」出現次數：=COUNTIF(C1:C7, "2023/12/31") 結果為4
模糊查詢範例
D1:D7分別為：王小明、李大華、王大明、張三、王小華、李四、王五
統計包含「王」的名字：=COUNTIF(D1:D7, "*王*") 結果為4
常見錯誤與排查
- 條件格式錯誤（如忘記加引號）
- 範圍與條件資料型態不符
- 模糊查詢時萬用字元用錯
使用COUNTIFS函數統計多條件
當需要同時滿足多個條件時，COUNTIFS是最佳選擇。
COUNTIFS語法與應用
語法：
=COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, ...)
- 各範圍大小必須一致
常見應用：
– 統計同時滿足「部門=業務」且「出勤=是」的人數
– 統計同時滿足「產品=手機」且「銷售額>1000」的訂單數
範例：多條件統計應用
範例一：
A1:A7為員工部門（業務、行政、業務、業務、行政、業務、行政）
B1:B7為出勤情況（是、否、是、否、是、是、否）
統計同時為「業務」且「出勤=是」的人數：
=COUNTIFS(A1:A7, "業務", B1:B7, "是")
結果為2
範例二：
C1:C7為產品類型（手機、平板、手機、手機、平板、手機、平板）
D1:D7為銷售額（1200, 800, 1500, 700, 900, 1100, 950）
統計「手機」且銷售額大於1000的訂單數：
=COUNTIFS(C1:C7, "手機", D1:D7, ">1000")
結果為3
常見錯誤與排查
- 範圍大小不一致
- 條件格式錯誤（數字比較需加引號）
- 資料型態不符
統計每個不同值的出現次數（UNIQUE+COUNTIF）
若需快速製作「每個值出現幾次」的分布表，UNIQUE搭配COUNTIF可大幅提升效率。
範例：製作出現次數分布表
假設A1:A10為各員工姓名，可能重複。
1. 在B1輸入：=UNIQUE(A1:A10)，取得不重複姓名清單。
2. 在C1輸入：=COUNTIF(A1:A10, B1)，下拉複製至C列，統計每個姓名出現次數。
應用情境：
– 問卷選項統計
– 客戶名單重複次數分析
– 產品銷售分布
注意事項：
– UNIQUE為較新函數，部分舊版Excel不支援
– 若需動態統計，建議將UNIQUE與COUNTIF設為表格範圍
利用樞紐分析表快速統計出現次數
大量資料或需視覺化時，樞紐分析表是最有效率的工具。
樞紐分析表建立步驟
- 選取資料範圍，點選「插入」>「樞紐分析表」
- 選擇新工作表或現有工作表
- 將欲統計的欄位拖曳至「列」區
- 再將同一欄位拖曳至「值」區，預設即為「計數」
- 可依需求進行篩選、排序或視覺化
實務案例：
– 統計不同產品銷售次數
– 分析各部門出勤天數
– 問卷各選項被選次數
注意事項：
– 資料需無空白列
– 欄位名稱需明確
常見錯誤與排查技巧
| 常見錯誤情境 | 可能原因與解決方式 |
|---|---|
| 結果為0或#VALUE! | 條件格式錯誤、範圍資料型態不符 |
| COUNTIFS範圍大小不符 | 所有範圍需相同大小 |
| 模糊查詢無效 | 萬用字元（*、?）使用錯誤 |
| 日期條件無法比對 | 日期格式不一致，建議使用DATE函數或統一格式 |
| UNIQUE無法使用 | Excel版本不支援，考慮用進階篩選替代 |
進階應用技巧與自動化建議
SUMPRODUCT多條件統計
SUMPRODUCT可用於複雜多條件統計，尤其條件需計算或邏輯運算時。
範例：
A1:A10為部門，B1:B10為出勤
統計「業務」且「出勤=是」：
=SUMPRODUCT((A1:A10="業務")*(B1:B10="是"))
結合FILTER、SORT等新函數
- FILTER可自動篩選符合條件的資料
- SORT可將統計結果排序，方便分析
動態範圍應用
將資料設為Excel表格（Ctrl+T），公式自動擴展，減少手動調整範圍的困擾。
自動化管理建議
若需團隊協作、跨部門追蹤統計，建議考慮專業管理平台如[Monday.com]，可自動彙整各部門數據、生成統計報表，並支援自訂條件追蹤，適合專案管理、KPI追蹤等需求。對於需多人協作、流程自動化的企業環境，這類工具可大幅提升效率與精確度。
實務應用案例分享
案例一：人資統計員工出勤天數
- 員工名單於A欄，出勤紀錄於B欄（是/否）
- 統計每位員工出勤次數：UNIQUE+COUNTIFS或樞紐分析表
案例二：銷售部門分析產品銷量
- 產品名稱於A欄，銷售日期於B欄
- 統計每個產品的銷售次數：UNIQUE+COUNTIF或樞紐分析表
案例三：問卷調查選項統計
- 選項答案於A欄
- 統計各選項被選次數：UNIQUE+COUNTIF或樞紐分析表
結合專案管理工具自動化統計
在專案管理、團隊協作中，統計資料常需跨部門、跨時區協作。以[Monday.com]為例，能自動彙整各成員回報、統計進度與任務完成次數，並可自訂條件自動產生統計報表。適用於需即時監控進度、KPI追蹤、跨部門協作的情境，減少人工整理與誤差，提升團隊整體效率。
常見問題FAQ
Q1：COUNTIF與COUNTIFS有什麼差別？
A：COUNTIF適用單一條件，COUNTIFS可同時設定多個條件，且所有條件皆需同時成立。
Q2：COUNTIF可以統計部分文字嗎？
A：可以，利用萬用字元（*、?）即可。例如=COUNTIF(A1:A10, "*王*")。
Q3：COUNTIF/COUNTIFS結果為0怎麼辦？
A：檢查條件格式、範圍資料型態是否一致，或有無空白、錯誤值。
Q4：如何自動統計新增資料？
A：將資料設為表格（Ctrl+T），公式會自動擴展。
Q5：UNIQUE函數無法使用怎麼辦？
A：若Excel版本不支援，可用進階篩選或樞紐分析表替代。
小結與延伸學習建議
統計數據出現次數是Excel最常見的應用之一，掌握COUNTIF、COUNTIFS、UNIQUE、樞紐分析表等工具，能大幅提升資料處理效率。建議讀者多加練習各種範例，並根據實際需求靈活選用方法。若需團隊協作、跨部門自動化統計，亦可考慮[Monday.com]等專業平台，讓數據管理更高效。
