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ToggleExcel 統計數量基礎概念
在日常工作中,統計數量是最常見的數據分析需求之一,無論是計算出席人數、問卷回收數、銷售筆數,還是統計特定條件下的資料筆數,Excel都能提供高效且彈性的解決方案。
開始進行統計前,建議先將資料整理成表格,每一列代表一筆資料,每一欄代表一個欄位(如姓名、日期、狀態等)。數據型態需確認:數字、文字、日期等,避免混用導致統計錯誤。
常見資料型態與整理建議
- 數字型:如銷售金額、數量,適合用COUNT統計。
- 文字型:如姓名、狀態,需用COUNTA或COUNTIF。
- 日期型:如打卡時間,可搭配條件統計。
- 空白格:常見於未填寫資料,需特別處理。
實務情境舉例:
人資部門需統計本月出勤人數,問卷調查需計算有效回收數,銷售團隊需統計本週成交訂單數。
常用統計數量函數與用法
Excel提供多種統計數量的函數,依據資料型態與需求選擇最合適的方法。
COUNT、COUNTA、COUNTBLANK:基礎統計函數
函數 | 功能說明 | 適用情境 | 範例公式 |
---|---|---|---|
COUNT | 統計範圍內的數字儲存格數量 | 統計分數、金額等純數字欄位 | =COUNT(A2:A100) |
COUNTA | 統計範圍內非空白儲存格數量 | 統計有填寫的資料(含文字) | =COUNTA(B2:B100) |
COUNTBLANK | 統計範圍內空白儲存格數量 | 檢查未填寫或漏填資料 | =COUNTBLANK(C2:C100) |
常見誤區:COUNT不會計算文字或空白,COUNTA會計算所有非空白(含數字、文字、錯誤值),COUNTBLANK僅計算完全空白。
案例說明:
– 統計有幾位員工填寫了出勤表(用COUNTA)。
– 統計有幾筆訂單金額已填寫(用COUNT)。
– 統計問卷有幾題未作答(用COUNTBLANK)。
COUNTIF、COUNTIFS:條件統計必備
- COUNTIF(範圍, 條件):統計範圍內符合單一條件的儲存格數。
- COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, …):統計同時符合多個條件的儲存格數。
常見應用:
– 統計分數大於60的人數:=COUNTIF(B2:B100, ">60")
– 統計狀態為「已完成」的任務數:=COUNTIF(C2:C100, "已完成")
– 統計同時滿足「部門=業務」且「狀態=在職」的人數:=COUNTIFS(D2:D100, "業務", E2:E100, "在職")
產業應用情境:
– 行政部門統計請假類型為「病假」的次數。
– 銷售團隊統計本月成交且金額大於一萬的訂單數。
統計唯一值次數(UNIQUE+COUNTIF)
在Excel 365版本,可以結合UNIQUE與COUNTIF,快速統計每個唯一值出現的次數。例如,統計每位員工出勤天數:
- 用
=UNIQUE(A2:A100)
取得所有員工名單。 - 用
=COUNTIF(A2:A100, D2)
統計每位員工在原始資料中出現次數,D2為UNIQUE名單中的員工。
注意:UNIQUE僅支援Excel 365及Web版,舊版Excel可用「移除重複」搭配COUNTIF達成類似效果。
實務案例:如何用Excel統計數量
案例一:考勤統計
需求:統計每位員工本月實際出勤天數。
做法:
– A欄為員工姓名,B欄為出勤日期。
– 用UNIQUE取得員工名單,COUNTIF統計每人出現次數。
案例二:問卷回收與作答情形
需求:統計問卷有效回收數、每題未作答人數。
做法:
– 用COUNTA統計有填寫問卷的行數。
– 用COUNTBLANK統計每一題的空白數。
案例三:銷售訂單狀態分析
需求:統計已完成、未完成訂單數。
做法:
– 用COUNTIF統計狀態欄為「已完成」的筆數。
– 用COUNTIFS統計同時滿足多條件的訂單(如金額大於一萬且已完成)。
案例四:成績分段統計
需求:統計及格人數、不及格人數。
做法:
– 用COUNTIF統計分數大於等於60的筆數(及格)。
– 用COUNTIF統計分數小於60的筆數(不及格)。
進階技巧與常見問題排查
資料格式錯誤與空白格處理
- 數字與文字混用:如「100」與「一百」混雜,COUNT只會計算數字,COUNTA會都計算。
- 空白格:有時看似空白但實際有空格或公式,COUNTBLANK不會計算含空格的儲存格。
- 錯誤值(#N/A、#VALUE!):COUNTA會計算錯誤值,COUNT不會。
排查建議:
– 檢查資料型態(可用「資料驗證」或「格式設定」)。
– 用TRIM函數移除多餘空格。
– 用IFERROR處理錯誤值。
篩選與樞紐分析表輔助統計
- 自動篩選:先用篩選功能顯示特定條件,再用SUBTOTAL統計可見資料。
- 樞紐分析表:快速彙總大量資料,統計各分類、狀態的數量,適合進階分析。
Excel 統計數量與其他工具比較
除了Excel,Google Sheets、Notion等工具也能進行數量統計。
– Google Sheets:函數語法與Excel類似,支援即時多人協作,適合雲端團隊使用。
– Notion:適合簡易資料庫管理與任務追蹤,但進階統計功能有限。
– Monday.com:結合專案管理與數據統計,能自動彙總任務數量、狀態分佈,適合團隊協作與流程自動化。
適用情境建議:
– 單人或小型資料處理,Excel最靈活。
– 多人協作、雲端同步,建議Google Sheets或Monday.com。
– 需要結合任務追蹤、進度管理,推薦Monday.com等專業協作平台。
常見問題(FAQ)
Q1:如何同時統計多個條件?
A:請用COUNTIFS,可設定多組範圍與條件。
Q2:如何統計文字欄位的數量?
A:用COUNTA統計非空白儲存格,或用COUNTIF指定文字條件。
Q3:如何排除空白或錯誤值?
A:COUNTBLANK可統計空白,IFERROR可處理錯誤值,篩選功能可輔助排查。
Q4:COUNT、COUNTA、COUNTIF有何差異?
A:COUNT只計算數字,COUNTA計算所有非空白,COUNTIF可依條件統計。
Q5:Excel不同版本在統計數量上有差異嗎?
A:基本函數一致,但UNIQUE等新函數僅支援Excel 365與Web版。
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