Excel總和功能概述
Excel的總和功能是數據處理與分析的基礎，不論是專案管理、財務報表、業績統計還是日常工作記錄，都離不開加總運算。SUM、SUMIF、SUMIFS等函數能協助用戶快速計算大量資料，提升效率並減少人為錯誤。
在專案管理實務中，這些加總工具常用於統計任務進度、預算分配、部門績效等，讓團隊能即時掌握關鍵數據。
SUM函數基本用法
SUM函數是Excel最常用的加總工具，能計算單一或多個範圍的數值總和。
SUM函數語法與範例
語法：
=SUM(數值1, [數值2], ...)
範例：
假設A1至A5分別為：10、20、30、40、50
在B1輸入：=SUM(A1:A5)
結果為：150
多範圍加總
SUM函數可同時加總多個不連續範圍：
=SUM(A1:A5, C1:C3)
此公式會將A1至A5與C1至C3的數值一併加總。
實際應用情境
- 專案預算統計：快速加總各項目花費。
- 月度銷售彙總：統計不同區間的銷售數據。
自動求和功能與快捷鍵
Excel提供自動求和（AutoSum）功能，讓加總更快速直覺。
自動求和按鈕位置
在Excel上方「常用」工具列，點選「∑ 自動加總」按鈕，Excel會自動偵測相鄰數值範圍並插入SUM公式。
快捷鍵操作
- Windows/Mac：選取目標儲存格，按下
Alt+=，即可自動插入SUM公式。 - 應用場景：大量資料快速加總、日常報表製作。
實例
選取B1至B10下方的B11，按下快捷鍵，B11自動顯示=SUM(B1:B10)。
SUM函數常見錯誤與排查
加總過程中常遇到以下問題：
SUM顯示0或不正確
-
原因1：範圍內有文字或錯誤值
文字或錯誤值會導致SUM無法正確計算。
解法：檢查範圍內是否有非數字內容，必要時使用=ISTEXT()輔助判斷。 -
原因2：隱藏列/欄未被加總
SUM會加總隱藏儲存格，但若用SUBTOTAL則可排除隱藏列。
空白或0值處理
- 空白儲存格：SUM會自動忽略，不影響計算。
- 0值：會被納入加總。
實際案例
某專案月報，SUM結果異常，檢查發現有一格輸入為「-」而非數字，導致加總結果不符。修正後恢復正常。
條件加總：SUMIF與SUMIFS
當需要根據特定條件進行加總時，SUMIF與SUMIFS是不可或缺的工具。
SUMIF函數
語法：
=SUMIF(條件範圍, 條件, [加總範圍])
範例：
A欄為部門，B欄為銷售額。
=SUMIF(A2:A10, "行銷部", B2:B10)
→ 加總所有「行銷部」的銷售額。
SUMIFS函數（多條件加總）
語法：
=SUMIFS(加總範圍, 條件範圍1, 條件1, 條件範圍2, 條件2, ...)
範例：
A欄為部門，B欄為月份，C欄為金額。
=SUMIFS(C2:C20, A2:A20, "業務部", B2:B20, "3月")
→ 加總「業務部」在「3月」的金額。
SUMIF/SUMIFS實際案例
- 專案成本控管：加總特定部門或專案階段的支出。
- 人事統計：統計特定職稱或地區的人數薪資總和。
- 月度目標追蹤：多條件篩選後加總績效數據。
常見錯誤與提醒
- 條件範圍與加總範圍長度需一致，否則結果為0。
- 條件可用通配符（如”*”、”?”）進行模糊匹配。
進階加總技巧
進階用法可處理更複雜的加總需求。
跨工作表加總
語法：
=SUM(工作表1!A1:A10, 工作表2!A1:A10)
應用情境：
多部門分表統計，需彙總至總表。
排除特定數值加總
範例：
只加總非0值：
=SUMIF(A1:A10, "<>0")
排除空白：
=SUMIF(A1:A10, "<>")
結合其他函數
-
FILTER（新版Excel）：
=SUM(FILTER(A1:A10, B1:B10="已完成"))
→ 加總狀態為「已完成」的數值。 -
ARRAYFORMULA（Google Sheets）：
=SUM(ARRAYFORMULA(A1:A10*B1:B10))
→ 批次運算後加總。
實例
- 多地區業績彙總：跨多個工作表自動加總各地區數據。
- 排除異常值：僅加總大於0且小於10000的有效數據。
常見應用場景與FAQ
應用場景
- 月報製作：自動彙總各項目數據，減少人工計算錯誤。
- 分類統計：根據部門、產品、地區等條件進行加總。
- 進度追蹤：即時統計任務完成數量或進度百分比。
FAQ
Q1：SUM函數結果為0但範圍內有數字？
A：檢查是否有隱藏文字、格式錯誤或公式範圍設定不正確。
Q2：SUMIF/SUMIFS條件不生效？
A：確認條件範圍與加總範圍長度一致，條件格式正確。
Q3：如何快速加總大量資料？
A：建議使用自動求和按鈕或快捷鍵（Alt+=），並善用範圍選取。
Q4：如何避免加總錯誤？
A：定期檢查數據格式，避免混用文字與數字，並利用錯誤檢查工具。
專案管理工具輔助數據整合
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結語與行動建議
掌握Excel的SUM、SUMIF、SUMIFS及進階加總技巧，不僅能提升數據處理效率，更能協助專案管理、業務分析與日常工作精準決策。建議多加練習上述範例，並根據實際需求靈活運用。
若需進一步提升團隊數據整合與自動化能力，可考慮導入如 Monday.com 等專業工具，讓數據管理更簡單高效。
