Excel 行程表介紹與應用情境
行程表的用途與優勢
Excel行程表廣泛應用於旅遊規劃、專案排程、會議日程、活動安排等多元場景。其彈性高、可自訂欄位、便於視覺化與分析，是許多知識工作者與團隊領導規劃日程的首選。
常見應用情境：
– 旅遊：安排行程、交通、住宿與景點時間
– 專案管理：追蹤任務進度、負責人、截止日
– 會議/活動：規劃議程、分工、場地與備註
– 個人工作：每日任務、提醒、優先順序
優勢：
– 高度自訂，適合不同產業與需求
– 支援公式、條件格式，自動化管理
– 易於共享與協作，適合團隊運作
開始製作 Excel 行程表
準備工作與版本選擇
在開始前，請確認你使用的Excel版本（桌面版、雲端版或行動版），不同版本在功能上略有差異。
– 桌面版：功能最完整，適合進階應用
– 雲端版（如Excel Online）：便於多人協作，功能略有限制
– 行動版：適合隨時查閱與簡單編輯
資料準備建議：
– 明確行程範圍（日期、時間段）
– 列出所有需追蹤的資訊（如地點、負責人、備註）
欄位設計建議與範例
良好的欄位設計是高效行程表的關鍵。
常見欄位建議：
– 日期
– 時間
– 活動/任務名稱
– 地點
– 負責人
– 備註
– 狀態（如已完成、進行中、待辦）
設計原則：
– 根據實際需求增減欄位
– 欄位順序以查閱便利為主
– 可預留「備註」欄以彈性記錄特殊事項
範例：
| 日期 | 時間 | 活動名稱 | 地點 | 負責人 | 狀態 | 備註 |
|————|——–|————–|——–|——–|——–|————–|
| 7/10 | 09:00 | 專案啟動會議 | 會議室A| 王小明 | 已完成 | 需準備簡報 |
| 7/10 | 14:00 | 客戶拜訪 | 客戶公司| 李大華 | 待辦 | 攜帶合約文件 |
Excel 行程表製作步驟
建立表格與輸入資料
- 在Excel新建工作表，於第一列輸入各欄位標題（如上表）。
- 依據行程內容逐行填入資料。
- 建議使用「格式為表格」功能（Ctrl+T），便於後續排序、篩選與美化。
實務案例：
某旅遊公司規劃日本五日遊，將每日行程、交通、住宿、負責導遊等資訊分欄記錄，方便全團查閱與調整。
格式調整與美化技巧
- 自動調整欄寬：雙擊欄位右側線條，自動適應內容長度。
- 凍結窗格：選取第二列，點選「檢視」>「凍結窗格」，讓標題列固定，方便瀏覽大量資料。
- 顏色標示：利用「條件格式」或手動填色，區分不同狀態（如已完成、待辦）。
- 合併儲存格：對於跨時段或多日活動，可合併儲存格提升可讀性。
- 插入圖示：可於「插入」>「圖示」加入提醒或活動類型圖標，提升視覺效果。
實務案例：
專案團隊在行程表中以綠色標示已完成任務，紅色標示延遲項目，並合併儲存格顯示多日會議，提升一目了然的管理效率。
進階功能應用
排序與篩選
- 點選表格任一儲存格，於「資料」選單中選擇「排序」或「篩選」。
- 可依日期、負責人、狀態等欄位排序，快速找到所需資訊。
細節說明：
– 建議啟用「自動篩選」，可快速勾選特定日期或活動類型。
– 若行程跨多日，可先依日期排序，再依時間排序，確保時序正確。
條件格式設定
- 於「常用」>「條件格式」設定規則，例如：
- 當狀態為「延遲」時自動標紅
- 當日期等於今天時自動高亮
- 可用於提醒即將到期或重要任務
範例：
– 設定「=TODAY()」自動標示當日行程
– 設定「狀態=已完成」自動變灰色
公式與自動化
- 自動計算剩餘天數：
=A2-TODAY() - 自動標示逾期：
=IF(A2<TODAY(),"逾期","") - 進度百分比：
=COUNTIF(狀態範圍,"已完成")/COUNTA(狀態範圍)
實務案例：
活動策劃人員利用公式自動計算距離活動剩餘天數，並用條件格式提醒即將到期的準備事項。
Excel 行程表進階應用
多人協作與共享方法
- Excel雲端版（OneDrive）：將檔案儲存於雲端，邀請團隊成員共編，適合內部協作。
- Google Sheets：支援即時多人協作、留言與權限設定，適合需跨部門或外部協作。
- 權限管理：設定僅檢視或可編輯，保障資料安全。
實務案例：
跨國專案團隊將行程表上傳至OneDrive，分配負責人即時更新進度，並利用留言功能協調細節。
與其他工具比較
Excel vs Google Sheets
– Excel：進階功能齊全，適合大量資料與複雜公式應用
– Google Sheets：協作彈性高，適合需多人即時編輯的行程表
Excel vs Monday.com、ClickUp
– Excel：適合單純行程規劃與自訂格式
– Monday.com：專為專案管理設計，支援看板、甘特圖、自動化提醒，適合複雜專案、多人協作
– ClickUp、Notion等工具：結合任務管理、日曆、文件協作，適合需要整合多種工作流的團隊
適用情境說明：
– 若僅需簡單行程表，Excel即可滿足需求
– 若需進階專案追蹤、團隊協作、自動提醒，建議考慮Monday.com等專業工具
常見問題與解決方案（FAQ）
日期格式錯誤
問題： 輸入日期後顯示亂碼或不正確
解決方法：
– 選取日期欄位，右鍵選擇「儲存格格式」>「日期」，選擇正確格式
– 確認輸入格式與系統地區設定一致
排序異常
問題： 排序後資料順序不對
解決方法：
– 確認所有日期/時間欄位皆為正確格式
– 選擇整個表格再進行排序，避免僅排序單一欄位導致資料錯位
資料遺失/儲存問題
問題： 編輯後資料未保存或遺失
解決方法：
– 使用自動儲存（雲端版）
– 定期手動儲存，並備份檔案
– 開啟「版本記錄」以還原先前內容
實際案例展示
旅遊行程表範例
| 日期 | 時間 | 行程 | 地點 | 備註 |
|---|---|---|---|---|
| 8/1 | 08:00 | 飯店早餐 | 飯店餐廳 | |
| 8/1 | 09:30 | 東京塔參觀 | 東京塔 | 預約編號123 |
| 8/1 | 13:00 | 午餐 | 銀座 | |
| 8/1 | 15:00 | 購物 | 新宿 |
應用說明：
可依每日安排，加入交通方式、預約資訊，並用顏色區分不同活動類型。
工作/專案行程表範例
| 日期 | 時間 | 任務 | 負責人 | 狀態 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|
| 7/15 | 10:00 | 需求訪談 | 王小明 | 已完成 | 客戶A |
| 7/16 | 14:00 | 設計初稿 | 李大華 | 進行中 | |
| 7/17 | 09:00 | 內部審查 | 張小美 | 待辦 |
應用說明：
可利用條件格式標示進度，並搭配公式自動計算完成率。
結語與推薦工具
Excel 行程表的適用情境
Excel行程表適合個人或小型團隊進行日常行程、旅遊、活動等規劃，具備高度彈性與自訂性。若需進階協作、專案追蹤或自動提醒，可考慮導入如Monday.com、ClickUp等專業工具，提升團隊效率與管理層次。
