Excel 語法基礎入門
Excel是現代辦公室不可或缺的數據處理工具，而熟練掌握其語法，能大幅提升資料分析、專案管理與日常工作的效率。本章節將帶你認識Excel公式與函數的基礎概念、語法結構與兩者差異，為後續進階應用打下堅實基礎。
什麼是Excel公式與函數？
- 公式：由使用者自訂的運算表達式，通常用於簡單的加減乘除。例如：
=A1+B1。 - 函數：Excel內建的運算工具，能快速完成複雜計算或資料處理。例如：
=SUM(A1:A5)。
差異說明：
公式是你自己寫的運算式，函數則是Excel預設好的工具，兩者都以「=」開頭，但函數有固定語法與參數。
公式與函數的語法結構
-
公式語法：
=運算式
例：=A1*B1+100 -
函數語法：
=函數名稱(參數1, 參數2, ...)
例：=AVERAGE(B2:B10)
參數說明：
– 必填參數：每次使用都需填寫，否則函數無法運作。
– 可選參數：可填可不填，若省略則依預設值處理。
常見錯誤提醒：
– 忘記等號（=）會讓Excel將內容視為純文字。
– 參數格式錯誤（如漏逗號、括號不成對）會導致錯誤訊息。
常用Excel函數分類與語法範例
為了讓你能快速找到所需功能，以下依常見用途分類介紹Excel常用函數，並搭配實際範例與應用情境。
數學與統計類（SUM、AVERAGE、COUNT、MAX、MIN）
-
SUM：加總一個範圍的數值
語法：=SUM(A1:A10)
應用：統計部門每月總銷售額
常見錯誤：範圍內有文字會忽略不計 -
AVERAGE：計算平均值
語法：=AVERAGE(B2:B8)
應用：計算員工績效平均分數 -
COUNT：計算數值儲存格數量
語法：=COUNT(C1:C20)
應用：統計有填寫數字的報名人數 -
MAX/MIN：找出最大/最小值
語法：=MAX(D1:D10)、=MIN(D1:D10)
應用：找出最高銷售金額與最低庫存量
邏輯判斷類（IF、AND、OR、IFERROR）
-
IF：根據條件給出不同結果
語法：=IF(E2>=60, "及格", "不及格")
應用：自動判斷成績是否及格 -
AND/OR：多條件判斷
語法：=AND(A1>0, B1<100)、=OR(C1="完成", D1="延期")
應用：同時檢查多個條件是否成立 -
IFERROR：錯誤時給預設值
語法：=IFERROR(VLOOKUP(F2, G2:H10, 2, FALSE), "查無資料")
應用：查詢失敗時顯示友善訊息
查找與參照類（VLOOKUP、HLOOKUP、INDEX/MATCH、XLOOKUP）
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VLOOKUP：垂直查找
語法：=VLOOKUP("王小明", A2:C10, 3, FALSE)
應用：根據姓名查找電話號碼
常見錯誤：查找值不在第一欄會出錯 -
HLOOKUP：水平查找
語法：=HLOOKUP("一月", A1:F2, 2, FALSE)
應用：根據月份查找銷售額 -
INDEX/MATCH：靈活查找
語法：=INDEX(B2:B10, MATCH("Apple", A2:A10, 0))
應用：根據產品名稱查找庫存數量
優點：可跨多欄查找，彈性高 -
XLOOKUP：新一代查找函數
語法：=XLOOKUP("目標值", A2:A10, B2:B10, "找不到時顯示")
應用：取代VLOOKUP/HLOOKUP，語法更直觀
公式應用技巧與常見問題
熟悉語法後，進一步掌握公式複製、參照方式與錯誤排查，有助於避免常見陷阱並提升效率。
公式複製與絕對/相對參照
- 相對參照：如A1，複製公式時會自動調整。
- 絕對參照：如$A$1，複製時不會變動。
- 混合參照：如A$1或$A1，部分固定。
應用情境：
當你需要將同一公式套用到多列資料，但某些參數（如稅率、標準值）需固定時，請使用$符號。
常見錯誤：
– 忘記加$導致公式結果錯誤
– 複製公式時未檢查參照範圍
常見錯誤訊息與排查方法
| 錯誤訊息 | 原因說明 | 解決建議 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數類型不符（如文字加數字） | 檢查運算對象是否皆為數值 |
| #REF! | 參照的儲存格已刪除 | 修正公式中的儲存格位置 |
| #N/A | 查找不到資料 | 檢查查找值、範圍是否正確 |
| #DIV/0! | 除數為0或空白 | 確認分母不為0或空白 |
實務建議：
遇到錯誤時，先檢查公式語法、參數範圍，必要時可用「公式稽核」功能逐步排查。
實際應用案例：提升辦公效率
將Excel語法應用於實際工作情境，能大幅簡化流程、減少人為錯誤，以下舉幾個常見案例。
專案進度自動統計
情境：多個專案任務分布在不同負責人，需快速統計各階段進度。
-
SUMIF：統計特定負責人完成任務數
語法：=SUMIF(B2:B20, "張經理", C2:C20)
應用：自動彙總張經理負責的任務完成數量 -
COUNTIF：統計已完成任務數
語法：=COUNTIF(D2:D20, "完成")
應用：追蹤整體專案進度
進階建議：
若需多條件統計，可用SUMIFS、COUNTIFS，如同時依負責人與狀態篩選。
成績/績效自動判斷
情境：需依據分數自動判斷等級或績效。
-
IF嵌套：多條件判斷
語法：=IF(A2>=90, "優", IF(A2>=80, "甲", IF(A2>=70, "乙", "丙")))
應用：自動分類學生成績等級 -
IFS：多條件簡化語法（新版Excel支援）
語法：=IFS(A2>=90, "優", A2>=80, "甲", A2>=70, "乙", TRUE, "丙")
常見錯誤：
– 條件順序錯誤導致分類不正確
– 未考慮空白或非數字資料
Excel語法常見問題FAQ
Q1：為什麼我的公式沒有運作？
A：請確認是否以「=」開頭，且語法、括號、參數皆正確。
Q2：Excel函數名稱為什麼找不到？
A：部分函數在不同語言版本名稱不同，請檢查Excel語系或參考官方對照表。
Q3：為什麼VLOOKUP找不到資料？
A：查找值需在查找範圍的第一欄，且比對模式（TRUE/FALSE）需正確設定。
Q4：如何避免複製公式時參照錯誤？
A：使用$符號設定絕對參照，或檢查複製範圍。
Q5：Excel出現#N/A、#REF!等錯誤怎麼辦？
A：檢查資料是否遺漏、範圍是否正確，必要時用IFERROR包覆公式。
Excel與專案管理工具的協作建議
雖然Excel功能強大，但在多專案協作、跨部門溝通或自動化流程時，專業的專案管理工具能帶來更高效率。例如，Monday.com 提供視覺化專案追蹤、自動提醒與多維度報表，適合需要多人協作、流程自動化的團隊。
若你的工作常需整合Excel數據與團隊任務，建議將Excel作為數據處理基礎，並搭配Monday.com等工具進行任務分派、進度追蹤與自動化，能大幅減少重複輸入與溝通成本。
結語：持續精進Excel語法技能
Excel語法的學習沒有終點，從基礎公式到進階函數，皆需不斷實作與練習。建議多嘗試不同應用場景，遇到問題時查詢官方文件或善用內建「說明」功能。隨著辦公自動化需求提升，結合專業工具與Excel，將讓你的工作效率更上一層樓。
