Excel進度表是什麼？適用情境與優缺點
Excel進度表是一種以Excel為基礎，設計用來規劃、追蹤與管理專案進度的表格工具。它能夠將專案中的各項任務、負責人、起訖日期、進度百分比等資訊結構化呈現，協助專案經理與團隊成員隨時掌握進度狀態。
常見應用場景
- 中小型專案（如行銷活動、產品開發、部門年度計畫）
- 需定期向主管或客戶彙報進度的團隊
- 資源有限、不便採用專業管理系統的組織
- 臨時性、短週期的任務排程
優點
- 靈活度高，格式可依需求自訂
- 易於上手，無需額外學習成本
- 支援多種公式與視覺化工具
- 可離線操作，適合個人或小型團隊
限制
- 多人協作時易產生版本衝突
- 進階自動化、提醒與權限管理較弱
- 任務複雜或跨部門專案時維護成本高
- 無法即時同步，難以支援大型團隊或遠距協作
與專業工具比較
當專案規模擴大、協作需求提升時，專業專案管理平台（如Monday.com、ClickUp）能提供更強大的自動化、協作、權限與視覺化功能，適合需要多部門協作、跨國團隊或需整合多專案的情境。
Excel進度表製作全攻略
基本欄位設計與資料結構
一份實用的Excel進度表，建議包含以下欄位：
| 欄位名稱 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 任務名稱 | 專案中需執行的工作項目 | 設計首頁 |
| 負責人 | 負責該任務的成員 | 王小明 |
| 開始日期 | 任務預定開始的日期 | 2024/07/01 |
| 結束日期 | 任務預定完成的日期 | 2024/07/05 |
| 持續天數 | 任務所需天數（可用公式自動計算） | 5 |
| 進度百分比 | 任務目前完成度（0~100%） | 60% |
| 狀態 | 進行中、已完成、延遲等 | 進行中 |
| 備註 | 其他補充說明 | 需等設計確認 |
步驟詳解：從零建立進度表
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新建工作簿與命名
開啟Excel，建立新工作簿，命名為專案名稱，方便日後辨識。 -
輸入欄位標題
於第一列輸入上述建議欄位，確保資料結構清晰。 -
建立任務清單
將所有專案任務逐一列出，並指定負責人。建議先進行任務分解（WBS），避免遺漏細項。 -
填寫起訖日期與持續天數
- 開始日期、結束日期可直接輸入。
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持續天數可用公式自動計算：
=結束日期-開始日期+1
例如，若開始日期在B2，結束日期在C2，則持續天數為：=C2-B2+1 -
設定進度百分比
依據實際執行情況，定期更新進度百分比。若有子任務，可用平均值或加權方式自動計算。 -
狀態與備註
依據進度自動顯示「進行中」、「已完成」等狀態，可用公式：
=IF(進度百分比=1,"已完成",IF(TODAY()>結束日期,"延遲","進行中"))
進度條與視覺化技巧
條件式格式設定進度條
-
進度百分比視覺化
選取進度百分比欄位，點選「常用」>「條件式格式設定」>「資料橫條」。
可選擇顏色，讓進度條隨百分比自動變化。 -
進度條自動變色
若需根據進度自動變色（如低於50%為紅色），可新增條件式規則： - 選取進度百分比欄，點選「條件式格式設定」>「新增規則」>「使用公式決定要設定格式的儲存格」。
-
輸入公式（假設進度在E2）：
=E2<0.5，設定紅色填滿。 -
橫條圖/甘特圖視覺化
- 新增一個橫條圖表，將任務名稱作為Y軸，開始日期與持續天數作為數據來源。
- 選擇「堆疊橫條圖」，將開始日期設為隱藏色，僅顯示持續天數，達到甘特圖效果。
實務案例
某行銷團隊規劃新品上市，利用Excel進度表追蹤每個宣傳活動的進度。透過條件式格式設定，團隊能一眼辨識延遲或進度落後的任務，並及時調整資源分配。
進階應用：自動化與協作
自動計算與提醒功能
- 剩餘天數自動計算
新增一欄「剩餘天數」，公式為：=結束日期-TODAY()，若結果小於0則代表已逾期。 - 逾期提醒
可用條件式格式設定，當剩餘天數<0時自動變色，提醒團隊注意。
團隊共用與協作建議
- Excel共用
可將檔案儲存於OneDrive、SharePoint等雲端空間，開啟共用編輯功能，讓多位成員同時更新進度。 - Google Sheets協作
若團隊習慣雲端協作，可將進度表轉為Google Sheets，支援即時多人編輯與留言討論。
實務應用情境
一個跨部門專案團隊，將Excel進度表上傳至雲端，設定權限後，讓各部門負責人定期更新進度，專案經理可即時掌握全局狀態，有效避免資訊落差。
Excel進度表常見問題與解決方案（FAQ）
1. 進度條無法自動變色怎麼辦？
請確認已正確設定條件式格式，並檢查公式範圍是否正確。若進度百分比為文字格式，請先轉為數值格式。
2. 任務天數計算出現錯誤？
請確認日期格式正確（建議使用「日期」類型），避免因格式錯誤導致公式失效。
3. 多人同時編輯時資料衝突怎麼辦？
建議使用雲端共用（如OneDrive、Google Sheets）並設定權限，避免同時覆蓋。可定期備份重要版本。
4. Excel進度表適合哪些專案？
適合中小型、任務明確、協作成員不多的專案。若專案複雜、需多層級協作，建議考慮專業管理平台。
5. 進度表格式跑掉怎麼處理？
可利用「格式刷」快速恢復格式，或將表格設為「表格」格式，提升穩定性。
Excel進度表與專業專案管理工具比較
| 功能/特點 | Excel進度表 | Monday.com（範例） |
|---|---|---|
| 任務管理 | 支援基本任務追蹤 | 支援多層級任務、依賴關係、自動分派 |
| 進度視覺化 | 基本條件式格式、橫條圖 | 內建多種圖表、甘特圖、看板 |
| 自動化提醒 | 需自行設定公式/格式 | 內建自動提醒、通知 |
| 多人協作 | 需雲端共用，權限有限 | 即時協作、細緻權限控管 |
| 數據整合 | 需手動整合 | 可與多種工具串接 |
| 適用情境 | 中小型、單一團隊 | 複雜、跨部門、多專案 |
當專案規模擴大、需多部門協作或自動化時，建議考慮如Monday.com這類專業平台，能大幅提升協作效率與專案透明度。
結語與行動建議
Excel進度表是專案管理的入門利器，適合中小型團隊靈活應用。透過公式、條件式格式與雲端協作，能有效提升專案追蹤效率。若專案日益複雜，建議根據實際需求，評估是否導入專業專案管理平台（如Monday.com），讓團隊管理更上一層樓。立即動手設計屬於你的進度表，並根據專案特性選擇最合適的管理工具，讓工作效率倍增。
