Excel頁數設定總覽
在專案管理、團隊協作與日常辦公中，Excel經常用於製作多頁報表、資料分析文件或專案進度追蹤表。為了讓文件更具專業感、方便查閱與列印，正確設定頁數（頁碼）是不可或缺的技能。無論是簡單的頁碼插入，還是進階的格式自訂、LOGO結合與特定頁面顯示，掌握這些技巧都能大幅提升工作效率與報表品質。
本教學將依據不同Excel版本，結合實際案例與常見需求，帶你從基礎到進階全面掌握Excel頁數設定。
基礎操作：在Excel插入頁數
插入頁數的常見位置（頁眉、頁腳、單元格）
Excel主要支援三種頁碼插入位置：
- 頁眉：適合放置於每頁頂端，常見於正式報告、合約等。
- 頁腳：最常用於頁碼，位於每頁底部，便於快速翻閱。
- 單元格：較少見，適用於自訂格式或特殊需求。
選擇插入位置時，建議依照文件用途與閱讀習慣調整。例如，財務報表多採用頁腳頁碼，而內部進度追蹤表則可彈性設計。
步驟詳解：插入頁數（含Excel 2016/2019/365/線上版差異）
Excel 2016/2019/365 桌面版
- 切換至「插入」標籤
點選功能區的「插入」>「文字」群組中的「頁首與頁尾」。 - 進入頁首/頁尾編輯模式
點擊後，工作表切換至「頁首與頁尾工具」設計模式。 - 選擇插入位置
可選擇左、中、右三個區塊，建議頁碼放於中間或右側。 - 插入頁碼
點選「設計」標籤下的「頁碼」圖示，會自動插入&[頁碼]。 - 完成並預覽
點擊任意儲存格退出編輯，切換至「檔案」>「列印」預覽效果。
Excel 線上版
- 目前僅支援有限的頁首/頁尾功能，無法直接插入動態頁碼。建議先於桌面版設定，再上傳雲端。
常見錯誤提醒
- 若頁碼未顯示，請確認是否處於「標準」檢視，可切換至「版面配置」或「列印預覽」檢查。
- 若插入後顯示
&[頁碼]而非數字，代表未進入列印預覽模式。
頁碼格式設定（如「第1頁，共3頁」）
為提升專業度，常見頁碼格式有：
- 單純頁碼：
&[頁碼] - 頁數/總頁數：
&[頁碼]/&[總頁數] - 中文格式：「第 &[頁碼] 頁，共 &[總頁數] 頁」
設定方式：
- 於頁首/頁尾編輯狀態，點選「插入頁碼」與「插入總頁數」。
- 手動輸入文字與符號，例如：
第 &[頁碼] 頁，共 &[總頁數] 頁
進階應用：自訂頁數與格式
設定頁碼起始編號
有時需從特定數字開始編號（如封面不編號、從第2頁起算），可依下列步驟操作：
- 點選「檔案」>「列印」>「頁面設定」。
- 切換至「頁面」標籤。
- 在「首頁頁碼」欄位輸入欲起始的頁碼（如2）。
- 確認後返回，頁碼將從指定數字開始。
應用情境：
– 報告封面、目錄不編號，正文從第1頁開始。
只在特定頁插入頁碼
若僅需於部分頁面顯示頁碼，可搭配分頁符號與列印區域設定：
- 插入分頁符號（「版面配置」>「分頁預覽」>「插入分頁」）。
- 設定列印區域，僅選取需顯示頁碼的範圍。
- 在頁首/頁尾插入頁碼，列印時僅指定頁面會顯示。
實務案例：
– 專案合約需於正文顯示頁碼，附錄不顯示。
插入LOGO、公司名稱與頁碼
提升文件專業度時，常需於頁首/頁尾同時顯示LOGO、公司名稱與頁碼：
- 於頁首/頁尾編輯狀態，選擇插入圖片（LOGO）。
- 於適當區塊輸入公司名稱。
- 於另一區塊插入頁碼，自訂格式如「第 &[頁碼] 頁」。
- 調整對齊與間距，確保版面美觀。
產業應用：
– 企業財報、專案文件、對外報告等。
列印預覽與常見問題排查
預覽頁碼效果
- 切換至「檔案」>「列印」或「版面配置」檢視，預覽頁碼顯示狀態。
- 檢查頁碼是否正確、格式是否符合需求。
常見異常：
– 頁碼未顯示：可能未設定頁首/頁尾，或列印區域未涵蓋。
– 頁碼顯示錯誤：檢查分頁符號、列印範圍與起始編號設定。
常見問題與解決方法
| 問題 | 可能原因與解決方式 |
|---|---|
頁碼未顯示或顯示&[頁碼] |
未進入列印預覽或版面配置檢視，請切換檢視模式。 |
| 頁碼從第2頁才需開始 | 設定首頁頁碼為0或調整列印區域，封面不插入頁碼。 |
| 頁碼與分頁數不符 | 檢查分頁符號、列印區域是否正確，或有隱藏列/欄影響分頁。 |
| 只需奇數頁顯示頁碼 | 需手動分頁，於奇數頁插入頁碼，偶數頁留白。 |
| LOGO與頁碼重疊或跑版 | 調整圖片大小、頁首/頁尾區塊分配，避免內容擠壓。 |
| 線上版無法插入動態頁碼 | 建議於桌面版設定後再上傳雲端，線上版功能有限。 |
FAQ：Excel頁數設定常見問答
Q1：如何讓頁碼從第2頁開始顯示？
A：可將首頁頁碼設為0，或於首頁不插入頁碼，正文起始頁插入頁碼。
Q2：頁碼顯示錯誤或不連續怎麼辦？
A：檢查分頁符號、列印區域與首頁頁碼設定，確保無隱藏列/欄影響分頁。
Q3：如何同時插入LOGO與頁碼？
A：於頁首/頁尾分區塊插入LOGO與頁碼，調整對齊與大小，避免重疊。
Q4：Excel線上版可以插入頁碼嗎？
A：線上版目前不支援動態頁碼，建議於桌面版設定後再上傳。
Q5：頁碼只想顯示在特定頁面，怎麼做？
A：可利用分頁符號與列印區域設定，或於特定頁面手動插入頁碼。
推薦工具與進階協作應用
若需大量製作多頁報表、進行團隊協作或自動化文件管理，建議可結合Monday.com、ClickUp、Notion等專案管理平台。這些工具支援多格式報表、進階權限控管與自動化流程，適合專案經理、團隊領導與知識工作者提升效率。例如，Monday.com可自動產生進度報表，並匯出Excel檔案，進一步結合頁碼設定，讓專案文件更完整。
結語
正確設定Excel頁數，不僅提升文件的專業度，也方便團隊協作與資料管理。無論是基礎頁碼插入、格式自訂，還是進階的LOGO結合與特定頁面顯示，建議多加練習並根據實際需求靈活運用。若有更複雜的報表協作需求，也可考慮結合專業管理工具，讓工作流程更加順暢。
