為什麼需要合併Excel檔案？
在現代辦公環境中，資料分散於多個Excel檔案的情形極為常見。無論是每月銷售報表、跨部門績效彙整，還是多專案進度追蹤，合併檔案能大幅提升資料分析效率，減少重複輸入與錯誤風險。
常見應用場景：
– 行政人員需整合各部門月報
– 專案經理彙總多個子專案進度
– 財務分析師合併年度預算表
– 銷售團隊彙整區域業績
合併的挑戰與痛點：
– 檔案格式、欄位名稱不一致
– 資料量龐大時易出錯
– 合併後資料重複、格式混亂
– 手動處理耗時，難以自動化
合併Excel檔案的主流方法比較
合併Excel檔案有多種方式，適合不同需求與技術背景。以下針對主流方法進行比較與教學。
| 方法 | 適用對象 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|---|
| Power Query | 新手、進階用戶 | 介面友善、可自動化、效率高 | 初次設定需學習 |
| VBA程式 | 進階用戶 | 高度自訂、可批次處理 | 需懂程式、錯誤排查較難 |
| 手動複製貼上 | 初學者、小量資料 | 操作簡單、無需額外學習 | 容易出錯、效率低 |
| 雲端協作平台 | 團隊協作 | 多人同時作業、版本控管方便 | 需額外平台、學習成本 |
方法一：Power Query自動合併（推薦新手/大量檔案）
Power Query是Excel內建的資料處理工具，適合合併大量結構相似的檔案，且能自動更新。
步驟圖文教學：
1. 將所有欲合併的Excel檔案放入同一資料夾。
2. 開啟一個新的Excel工作簿，點選「資料」>「取得資料」>「從檔案」>「從資料夾」。
- 選擇資料夾路徑，按「確定」。
- 在彈出視窗點選「合併」或「轉換資料」。
- 檢查預覽資料，確認欄位一致，點選「確定」。
- 若需去除重複或調整欄位，可於Power Query編輯器進行。
- 點選「關閉並載入」，資料即自動匯入Excel。
優缺點與適用情境：
– 優點：自動化、可重複執行、易於維護，適合定期合併報表。
– 缺點：初次設定需花時間學習，欄位不一致時需手動調整。
產業應用案例：
某連鎖零售公司每月需合併各分店銷售報表，透過Power Query設定一次後，每月只需將新檔案放入資料夾，即可一鍵更新總表，大幅減少人工操作。
方法二：VBA程式自動合併
VBA（Visual Basic for Applications）適合有程式基礎的用戶，能高度自訂合併邏輯，適合特殊需求或批次處理大量檔案。
VBA合併前的準備與操作流程：
1. 將所有欲合併的Excel檔案放入同一資料夾，並關閉這些檔案。
2. 開啟一個新的Excel工作簿，按下「Alt + F11」開啟VBA編輯器。
3. 點選「插入」>「模組」，插入新模組。
完整VBA程式碼與註解：
Sub 合併多個Excel檔案到一個工作表()
Dim 目錄 As String, 檔案名稱 As String
Dim 合併工作表 As Worksheet, 來源工作簿 As Workbook
Dim 最後列 As Long, 來源範圍 As Range
Application.ScreenUpdating = False
Set 合併工作表 = ThisWorkbook.Sheets(1)
目錄 = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker).Show
If 目錄 = False Then Exit Sub
目錄 = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker).SelectedItems(1) & "\"
檔案名稱 = Dir(目錄 & "*.xlsx")
Do While 檔案名稱 <> ""
Set 來源工作簿 = Workbooks.Open(目錄 & 檔案名稱)
Set 來源範圍 = 來源工作簿.Sheets(1).UsedRange
最後列 = 合併工作表.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
來源範圍.Copy 合併工作表.Cells(最後列, 1)
來源工作簿.Close False
檔案名稱 = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
MsgBox "合併完成！"
End Sub
註解說明：
– 程式會要求用戶選擇資料夾，批次打開所有Excel檔案，將第一個工作表內容複製到主檔案。
– 若欄位結構不同，需先統一格式。
常見錯誤與排除：
– 欄位不一致時，資料會錯位。建議先檢查所有檔案格式。
– 若有開啟保護或檔案損毀，VBA會中斷，需逐一排查。
適用情境：
– 合併大量結構一致的檔案
– 需自訂合併邏輯（如只合併特定欄位、加註來源檔名）
方法三：手動複製貼上
適合資料量較小或偶爾合併需求。
步驟說明：
1. 開啟所有欲合併的Excel檔案。
2. 選取來源檔案的資料範圍，複製（Ctrl+C）。
3. 切換到目標檔案，選擇貼上位置（Ctrl+V）。
4. 重複上述步驟，將所有檔案資料貼到同一工作表。
適用情境：
– 檔案數量少、資料結構簡單
– 無需自動化或批次處理
注意事項：
– 易因手動操作遺漏或重複貼上，建議合併後檢查重複資料。
方法四：雲端協作平台整合
對於需多人協作、版本控管的團隊，建議使用雲端平台如Monday.com、ClickUp、Notion等。這些工具支援Excel匯入、資料整合與協作，並能自動同步最新資料。
適合情境：
– 跨部門、跨地區團隊需同時編輯或檢視資料
– 須追蹤合併歷程、權限控管
– 需與其他專案管理工具整合
優點：
– 多人同時作業、減少版本混亂
– 支援自動化流程、提醒與權限設定
– 數據可視化與報表自動產生
產業應用案例：
某科技公司專案團隊將各部門進度表匯入Monday.com，透過自動化規則每日合併更新，並自動產生專案總覽報表，提升跨部門協作效率。
合併時常見問題與解決方案
欄位不一致怎麼辦？
- 先統一所有檔案的欄位名稱與順序，再進行合併。
- 若無法統一，可於Power Query中手動對應欄位，或於VBA程式中加入欄位比對邏輯。
合併後資料重複如何去除？
- 利用Excel「資料」>「移除重複」功能快速去除。
- Power Query合併時可直接設定去重。
合併格式混亂怎麼處理？
- 合併前統一格式（如日期、數字、文字）。
- 合併後可用「格式刷」或Power Query格式化功能調整。
合併大量檔案效能建議
- 建議分批合併，避免一次處理過多檔案導致當機。
- 使用Power Query或VBA自動化，減少手動操作。
實用案例分享
合併月報表範例
某人資部門需每月合併各分店出勤報表，透過Power Query設定資料夾來源，僅需將新報表放入資料夾，即可自動更新總表，省下大量人工時間。
合併多部門資料範例
專案經理需整合多部門專案進度，利用VBA程式自動合併各部門提供的進度表，並加註來源部門名稱，方便後續追蹤與分析。
小結與進階建議
- 若需定期合併，建議學習Power Query或VBA自動化，提升效率與準確性。
- 當合併需求複雜或需多人協作時，可考慮導入Monday.com等雲端平台，整合專案管理與資料彙整。
- 合併流程可搭配自動化工具（如Excel巨集、雲端自動化服務）進一步簡化操作。
常見問答（FAQ）
合併檔案後如何自動更新？
可利用Power Query設定資料來源資料夾，每次新增檔案後點選「重新整理」即可自動合併最新資料。
合併時出現錯誤怎麼辦？
常見錯誤如欄位不一致、檔案損毀、格式錯誤，建議逐一檢查來源檔案，並於合併前統一格式。
合併後如何快速檢查資料正確性？
可利用Excel的「篩選」、「條件格式」或「移除重複」功能檢查資料，或於Power Query中設定資料驗證規則。
結語與工具推薦
合併Excel檔案不再是繁瑣的工作，只要選對方法與工具，無論是單人作業還是團隊協作，都能大幅提升效率。若你經常需合併多份資料，建議嘗試Power Query或VBA自動化；若團隊協作需求高，則可考慮Monday.com等雲端平台，讓資料整合與專案管理同步進行。
