IF函數是什麼？
IF函數是Excel最常用的邏輯函數之一，能根據指定條件自動判斷並回傳不同結果。無論是專案管理、數據分析、考勤統計還是預算控管，IF函數都能協助你自動化決策、減少人工判斷。
常見應用場景：
– 判斷業績是否達標
– 根據分數自動給予等級
– 根據日期判斷是否逾期
– 根據出勤天數計算獎金
IF函數語法與參數解析
IF函數的基本語法如下：
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
- logical_test：要判斷的條件（如A1>100）
- value_if_true：條件成立時要回傳的值
- value_if_false：條件不成立時要回傳的值
參數細節與常見錯誤：
– 條件可為數字、文字、日期、邏輯運算式
– 文字結果需加上雙引號（如 “合格”）
– 括號遺漏、逗號用錯、引號遺漏是常見錯誤
– 若省略value_if_false，結果為FALSE
錯誤範例：
=IF(A1>100 "高", "低") ← 缺少逗號，會出現錯誤
=IF(A1>100, 高, 低) ← 未加引號，會出現錯誤
IF函數基礎範例
以下以不同型別資料，說明IF函數的基本用法。
| 範例情境 | 公式範例 | 結果說明 |
|---|---|---|
| 數字判斷 | =IF(B2>=60, "及格", "不及格") |
B2大於等於60回傳”及格” |
| 文字判斷 | =IF(C2="完成", "已結案", "進行中") |
C2為”完成”回傳”已結案” |
| 日期判斷 | =IF(D2<TODAY(), "逾期", "正常") |
D2早於今天回傳”逾期” |
進階應用：巢狀IF與IFS函數
巢狀IF（多條件判斷）
當需要根據多個條件給予不同結果時，可將IF函數巢狀使用。例如成績分級：
=IF(E2>=90, "A", IF(E2>=80, "B", IF(E2>=70, "C", "D")))
- E2≥90回傳A，80≤E2<90回傳B，70≤E2<80回傳C，其餘回傳D
限制與可讀性問題：
– 巢狀IF過多會讓公式難以閱讀與維護
– Excel舊版最多支援7層巢狀，新版可達64層，但不建議過度複雜
IFS函數（多條件現代解法）
IFS函數可簡化多條件判斷，語法更直觀：
=IFS(E2>=90, "A", E2>=80, "B", E2>=70, "C", E2<70, "D")
- 依序檢查條件，第一個成立即回傳對應值
優點：
– 可讀性高，維護容易
– 適合多條件分級、分類
IF函數與其他邏輯函數結合
AND、OR、NOT結合
- AND：多條件皆成立才為真
- OR：任一條件成立即為真
- NOT：條件反向
範例：
– 同時達成兩目標才算合格：
=IF(AND(F2>=80, G2="完成"), "合格", "不合格")
– 任一條件達成即通過：
=IF(OR(H2="及格", I2="補考通過"), "通過", "未通過")
– 非特定狀態：
=IF(NOT(J2="離職"), "在職", "已離職")
結合COUNTIF、SUMIF等
- COUNTIF：計算符合條件的數量
- SUMIF：加總符合條件的數值
範例：
– 若某部門人數超過10人，標記為”大型部門”：
=IF(COUNTIF(A:A, "行銷部")>10, "大型部門", "一般部門")
實務應用案例
案例1：專案進度自動標記
| 專案名稱 | 進度(%) | 標記公式 | 結果 |
|---|---|---|---|
| A專案 | 95 | =IF(B2>=90, "已完成", "進行中") |
已完成 |
| B專案 | 60 | =IF(B3>=90, "已完成", "進行中") |
進行中 |
案例2：考勤異常自動判斷
| 員工姓名 | 遲到次數 | 判斷公式 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 王小明 | 2 | =IF(C2>3, "需輔導", "正常") |
正常 |
| 李小華 | 5 | =IF(C3>3, "需輔導", "正常") |
需輔導 |
案例3：預算控管
| 項目 | 實際支出 | 預算 | 判斷公式 | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| 行銷費用 | 120000 | 100000 | =IF(B2>C2, "超支", "正常") |
超支 |
IF函數常見錯誤與排除方法
| 錯誤類型 | 常見訊息/現象 | 排除方法與說明 |
|---|---|---|
| 括號遺漏 | #NAME?、#VALUE! | 檢查公式括號、逗號是否正確 |
| 引號遺漏 | #NAME? | 文字必須加雙引號 |
| 型別錯誤 | 結果不如預期 | 確認比較的資料型別（數字/文字） |
| 空值處理 | 結果為空或錯誤 | 可用ISBLANK或""處理空值 |
| 巢狀過深 | 公式難維護 | 建議改用IFS函數或輔助欄位 |
| 條件格式錯誤 | 結果全為FALSE | 檢查條件運算式是否正確 |
最佳實踐：
– 公式撰寫後，善用公式評估工具檢查
– 逐步拆解複雜公式，便於除錯
FAQ：IF函數常見問題解答
Q1：IF函數最多可以巢狀幾層？
A：新版Excel最多支援64層巢狀，但建議不超過3~5層，過多會影響可讀性與維護。
Q2：IF與IFS有何不同？
A：IFS可直接處理多條件判斷，語法更簡潔，適合條件分級；IF需巢狀多層，較難維護。
Q3：IF函數可以處理日期或文字嗎？
A：可以。日期可直接比較（如A1<TODAY()），文字需加引號（如A1=”完成”）。
Q4：如何避免巢狀IF太複雜？
A：可改用IFS函數、輔助欄位或結合查找函數（如VLOOKUP）。
Q5：IF函數遇到空值怎麼辦？
A：可用ISBLANK判斷或設計空值時的回傳結果（如=IF(A1="", "未填寫", "已填寫")）。
延伸技巧：IF與條件格式化搭配
IF函數雖無法直接用於條件格式化，但條件格式化的「公式」選項可運用類似邏輯，實現自動標色、警示等效果。
範例：
– 若分數低於60自動標紅
1. 選取分數欄
2. 條件格式化→新規則→使用公式
3. 輸入公式：=B2<60
4. 設定紅色填滿
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