如何將 PDF 轉換為 Excel：完整方法、工具比較與實用技巧

PDF轉Excel的常見需求與挑戰

什麼情境下需要PDF轉Excel？

PDF與Excel是辦公室常見的兩大文件格式。PDF用於資訊傳遞與保存，Excel則是數據分析與管理的利器。實務上，許多專案經理、財務人員、行政人員常遇到以下需求：

• 財務報表匯入：收到供應商或客戶的PDF格式發票、對帳單，需轉入Excel進行彙總與分析。
• 名單整理：活動報名、會員資料、問卷回收等，原始資料為PDF，需轉為Excel方便篩選、統計。
• 專案進度追蹤：外部合作方提供PDF格式的進度表，需轉入Excel進行進一步規劃。
• 合約與文件審查：合約條款、簽署紀錄等PDF檔案，需轉為Excel進行比對、標註。

轉換時常見困難與痛點

• 格式跑掉：表格欄位錯亂、合併儲存格消失、數據錯位。
• 掃描檔無法辨識：圖片型PDF（如掃描發票、手寫表單）無法直接轉為可編輯Excel。
• 資料安全疑慮：敏感文件上傳至線上平台，擔心外洩風險。
• 大檔案或批次處理困難：多份PDF需合併轉換，部分工具有限制。
• 轉換後需大量整理：數據雜亂、格式不一致，需花時間清理。

PDF轉Excel的三大方法比較

線上工具

線上PDF轉Excel工具因操作簡便、無需安裝，成為許多上班族的首選。常見工具如Smallpdf、Adobe Acrobat線上服務、pdfFiller、iLovePDF等。

操作流程簡述：
1. 進入工具網站，選擇「PDF轉Excel」功能。
2. 上傳PDF檔案（部分工具支援拖曳）。
3. 選擇輸出格式（通常預設為.xlsx）。
4. 點擊開始轉換，等待處理完成。
5. 下載Excel檔案。

優點：
– 無需安裝軟體，隨時隨地可用。
– 多數工具支援OCR，可處理掃描檔。
– 適合臨時、少量文件轉換。

缺點：
– 檔案大小與數量有限制（免費版尤甚）。
– 上傳敏感資料有安全疑慮。
– 批次轉換與進階功能多需付費。

資料安全建議：
如需處理機密或敏感文件，建議選擇具備端對端加密、明確隱私政策的服務，或改用桌面軟體。

適用情境實例：
行政人員需將單一份活動報名表（PDF）轉為Excel，快速整理名單。

桌面軟體

桌面PDF工具如Adobe Acrobat DC、Nitro Pro、Wondershare PDFelement、pdfFiller桌面版等，提供更完整的轉換與編輯功能。

操作流程簡述：
1. 安裝並啟動軟體。
2. 開啟PDF檔案。
3. 選擇「導出」或「轉換」為Excel格式。
4. 設定儲存位置與檔名，執行轉換。

優點：
– 支援批次處理與大檔案。
– 進階OCR技術，處理掃描PDF更精準。
– 無需上傳雲端，資料安全性高。
– 多數軟體支援格式微調、欄位對齊。

缺點：
– 需購買授權，價格較高。
– 初次安裝需花時間設定。

適用情境實例：
財務部門需批次處理多份供應商發票（含掃描檔），並確保資料不外流。

Microsoft Excel內建功能

新版Excel（Office 365/Excel 2016以上）具備「從PDF匯入」功能，能直接將PDF表格轉為Excel資料表。

操作流程簡述：
1. 開啟Excel，點選「資料」>「從檔案」>「從PDF」。
2. 選擇PDF檔案。
3. 選擇欲匯入的表格範圍。
4. 載入至工作表，進行後續整理。

優點：
– 無需額外安裝或付費（需符合版本）。
– 直接在Excel環境內操作，方便後續數據處理。
– 適合簡單表格、結構明確的PDF。

缺點：
– 僅支援部分Excel版本。
– 對於複雜格式或掃描檔支援有限。
– 轉換結果可能需手動調整。

適用情境實例：
專案經理收到結構單純的進度表PDF，直接匯入Excel進行後續規劃。

進階技巧與常見問題

OCR技術與掃描PDF處理

若PDF為掃描檔或圖片型（如手寫表單、掃描發票），需依賴OCR（光學字元辨識）技術。主流線上工具（如Smallpdf、Adobe Acrobat線上版）及桌面軟體（如Nitro Pro、pdfFiller）多支援OCR，可將圖片文字轉為可編輯數據。

實務建議：
– 若遇到轉換結果空白或亂碼，檢查是否啟用OCR功能。
– 掃描品質越高，OCR準確率越高。建議使用解析度300dpi以上的掃描檔。

批次轉換與大檔案處理

• 桌面軟體多數支援批次轉換，可一次處理多份PDF，適合大量文件。
• 線上工具批次功能多需付費，且檔案大小有限制。
• Excel內建功能目前僅支援單一檔案匯入。

實例：
人資部門需將年度考核表（數十份PDF）批次轉為Excel，建議使用桌面軟體。

轉換後數據整理與清理技巧

• 利用Excel「尋找與取代」、「文字分欄」、「格式刷」等功能快速整理資料。
• 遇到欄位錯位、合併儲存格消失，可用「插入欄/列」或「合併儲存格」手動調整。
• 善用函數（如TRIM、CLEAN、TEXT TO COLUMNS）清理多餘空格與雜訊。

常見問題（FAQ）

Q1：轉換後格式亂掉怎麼辦？
A1：可嘗試不同工具，或先用OCR功能提升辨識率。轉換後用Excel手動調整格式。

Q2：遇到掃描檔無法轉換？
A2：確認工具是否支援OCR，或提升掃描品質再嘗試。

Q3：上傳敏感文件到線上工具安全嗎？
A3：建議選擇有明確隱私政策、端對端加密的服務，或改用桌面軟體。

Q4：Excel找不到「從PDF匯入」功能？
A4：請確認Excel版本是否支援此功能，或考慮升級至最新版。

Q5：批次轉換怎麼做？
A5：建議使用支援批次處理的桌面軟體，如Adobe Acrobat DC、Nitro Pro等。

工具推薦與比較（表格）

延伸說明：
– pdfFiller不僅支援PDF轉Excel，還能進行PDF編輯、簽署與協作，適合需處理大量文件的團隊。
– 若團隊有大量文件協作需求，亦可考慮結合Monday.com等專案管理工具，提升流程效率。

結論與選擇建議

依需求選擇最佳方案

• 臨時、少量文件：建議使用線上工具，操作快速，適合非敏感資料。
• 批次、大檔案、敏感文件：優先考慮桌面軟體，兼顧效率與安全。
• 結構單純表格、已購買Excel新版本：可直接用Excel內建功能，省時省力。

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