為什麼需要 PDF 轉 Excel？
在專案管理、財務分析、資料整理等日常工作中，經常會遇到PDF格式的報表、發票、名單或調查結果。這些資料若要進一步分析、統計或整合，通常需要轉換為Excel格式。舉例來說：
- 財務部門：收到供應商PDF發票，需彙整至Excel進行成本分析。
- 專案經理：將PDF格式的進度報告轉為Excel，方便追蹤與視覺化。
- 人資/行政：將PDF名單、表單資料轉為Excel，便於批次處理與篩選。
- 學術研究：將PDF調查問卷結果轉為Excel，進行統計分析。
PDF轉Excel能大幅減少手動輸入時間，降低錯誤率，提升資料處理效率。然而，PDF轉檔過程常會遇到格式亂掉、資料遺失等問題，因此選擇合適工具與掌握正確操作流程至關重要。
常見 PDF 轉 Excel 工具比較
市面上有多款PDF轉Excel工具，功能、價格與適用情境各有差異。以下以表格方式比較主流工具：
| 工具名稱 | 功能特色 | 免費/付費 | OCR支援 | 適用情境 | 優點 | 注意事項/限制 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat | 精確轉檔、雲端整合、批次處理 | 付費（有試用） | 有 | 企業、專業用戶 | 轉檔品質高、支援掃描檔 | 需註冊、部分功能需付費 |
| Smallpdf | 線上操作簡單、支援OCR、無需安裝 | 免費/付費 | 有 | 一般用戶、臨時轉檔 | 介面友善、支援多語言 | 免費版有限制、檔案大小有限 |
| ilovepdf | 支援批次、雲端上傳、OCR | 免費/付費 | 有 | 學生、行政、快速轉檔 | 操作簡單、支援多種雲端服務 | 免費版有次數/大小限制 |
| pdfFiller | 進階PDF編輯、轉檔、表單自動化 | 付費（有試用） | 有 | 需編輯PDF、流程自動化 | 轉檔同時可編輯、整合多平台 | 需註冊、功能較多需學習 |
| SignNow | 電子簽名、PDF轉檔、雲端協作 | 付費（有試用） | 有 | 合約、簽署、協作流程 | 支援簽名與轉檔整合 | 主要針對簽署需求 |
選擇建議：
– 若需高精度、批次處理或掃描檔案，建議選擇Adobe Acrobat或pdfFiller。
– 臨時小量轉檔可用Smallpdf、ilovepdf。
– 需同時進行PDF編輯、簽署或流程自動化，可考慮pdfFiller或SignNow。
各工具操作步驟教學
以 Adobe Acrobat 為例
- 進入Adobe Acrobat線上PDF轉Excel頁面。
- 點選「選擇檔案」，上傳本機或雲端（Google Drive、Dropbox）PDF檔。
- 若為掃描檔，系統自動啟用OCR，辨識文字內容。
- 點選「轉換為Excel」後，等待系統處理。
- 下載轉換後的Excel檔案，或直接儲存至雲端。
- 檢查Excel內容，若有格式錯誤可手動修正。
注意事項：
– 大型或複雜表格轉換時間較長。
– 部分特殊字型或圖片可能無法正確辨識。
以 Smallpdf/ilovepdf 為例
- 開啟Smallpdf或ilovepdf的PDF轉Excel工具頁面。
- 拖曳或上傳PDF檔案，可選擇本機或雲端（Google Drive、Dropbox）。
- 若為掃描檔，系統會自動進行OCR辨識（部分需付費）。
- 點擊「轉換」開始處理。
- 下載Excel檔案，檢查內容完整性。
常見限制：
– 免費版每日轉檔次數有限。
– 大型檔案或多頁PDF可能需升級付費版。
– OCR功能部分平台需付費解鎖。
使用 pdfFiller 進階應用
- 進入pdfFiller主頁，註冊或登入帳號。
- 上傳PDF檔案，可直接從雲端或郵件導入。
- 可先於線上編輯、標註、填寫表單，確保資料正確。
- 選擇「轉換為Excel」功能，系統自動處理。
- 下載Excel檔案，或直接於平台內進行後續自動化作業（如批次匯出、與其他應用串接）。
適用情境：
– 需先修正PDF內容再轉檔。
– 需與團隊協作、批次處理或自動化流程。
轉換過程常見問題與解決方法
1. 轉換後格式亂掉、表格跑版
– 嘗試不同工具轉換，部分工具對複雜表格支援度不同。
– 轉換後於Excel內用「文字分欄」、「合併儲存格」等功能手動調整。
– 若PDF為圖片格式，建議使用支援高品質OCR的工具。
2. 轉換後出現亂碼或缺字
– 檢查PDF原始檔案是否為掃描圖片或特殊字型。
– 使用支援多語言OCR的工具（如Adobe Acrobat、pdfFiller）。
– 若仍有問題，建議先將PDF另存為高解析度檔案再嘗試轉換。
3. 批次轉換需求
– 選擇支援批次上傳/轉換的工具（如Adobe Acrobat、pdfFiller）。
– 免費工具多數僅支援單檔操作，批次處理需升級付費版。
4. 轉換失敗或檔案過大
– 檢查PDF檔案大小與頁數，部分平台有上限。
– 可將大檔案分割後分批轉換。
PDF 轉 Excel 的進階技巧
- 手動修正Excel內容：轉換後如遇表格錯位，可用「合併儲存格」、「格式刷」、「尋找取代」等功能快速整理。
- 合併多個PDF轉Excel：先用PDF合併工具將多份PDF整合，再進行轉換，避免資料分散。
- 保留公式與格式：PDF本身不含公式，轉換後需於Excel內自行補上計算公式。
- 自動化流程：結合如Monday.com等專案管理工具，將Excel資料自動匯入專案追蹤或報表流程，提升團隊協作效率。
資料安全性與隱私注意事項
- 選擇信譽良好的平台：如Adobe、pdfFiller等，具備嚴格的資料加密與隱私政策。
- 避免上傳敏感資料：如財務報表、個人資訊等，建議於本地端或企業內部工具處理，減少外洩風險。
- 檔案自動刪除政策：多數線上工具會於短時間內自動刪除上傳檔案，建議確認平台政策。
- 企業用戶建議：可選擇支援本地安裝或企業雲端專屬方案，確保資料安全。
結論與推薦工具試用
PDF轉Excel是現代辦公不可或缺的技能，無論是財務、專案管理還是行政作業，都能大幅提升資料處理效率。選擇合適的工具，根據實際需求靈活運用，並注意資料安全，才能真正發揮轉檔效益。若需進階自動化、團隊協作，建議嘗試Monday.com、pdfFiller等平台，進一步提升工作效率。
