Excel To Do List 概述與適用情境
Excel 作為辦公室常見工具，具備高度彈性與自訂性，非常適合用來建立個人或小型團隊的待辦事項清單。無論是日常工作、專案管理、採購追蹤還是學習計畫，都能透過 Excel 快速搭建專屬的 To Do List。
不過，當任務數量龐大、需多人協作或需要自動提醒時，Excel 可能會遇到管理瓶頸。這時，像 Monday.com、ClickUp 等專業任務管理工具，則能提供更完整的協作、通知與自動化功能。
選擇 Excel 還是專業工具，主要取決於你的管理需求、團隊規模與自動化程度。
規劃待辦清單欄位與設計原則
設計一份實用的待辦事項清單，建議考慮以下欄位：
- 任務名稱：明確描述待辦事項內容。
- 負責人：指派執行者，適用於團隊協作。
- 優先級：區分高、中、低，便於聚焦重點。
- 截止日期：明確任務完成時限，利於時程管理。
- 狀態：如「未開始」、「進行中」、「完成」。
- 進度百分比：追蹤任務完成度（進階）。
- 備註：補充說明或相關連結。
設計原則上，應根據實際需求增減欄位。例如，個人日常可簡化欄位，專案管理則建議增加負責人、進度等資訊。
真實案例
某行銷團隊以 Excel 管理每週專案任務，透過「負責人」與「優先級」欄位，協助主管快速分配資源並追蹤進度，有效減少遺漏與重複作業。
常見錯誤
- 欄位設計過於簡單，導致後續難以篩選或統計。
- 忽略「截止日期」，容易產生逾期未察覺的情形。
實作步驟：用 Excel 建立 To Do List
建立標題與基本欄位
- 開啟 Excel 新工作簿。
- 於 A1~F1 輸入標題：任務名稱、負責人、優先級、截止日期、狀態、備註。
- 可依需求增減欄位。
設置下拉選單與日期格式
- 優先級/狀態下拉選單：
- 選取「優先級」欄位（如 C2:C100）。
- 點選「資料」>「資料驗證」>「清單」。
- 輸入「高,中,低」。
- 狀態欄位同理，可設「未開始,進行中,完成」。
- 截止日期格式：
- 選取「截止日期」欄位。
- 右鍵>「設定儲存格格式」>「日期」。
應用情境
下拉選單可避免手動輸入錯誤，提升資料一致性，特別適合團隊共同維護清單。
加入條件格式（高亮、逾期、完成）
- 高優先級標示：
- 選取「優先級」欄位。
- 「開始」>「條件格式」>「新增規則」。
- 設定「文字包含 ‘高’」時，填滿紅色。
- 逾期任務自動標示：
- 選取「截止日期」欄位。
- 新增條件格式，公式為：
=AND(D2<TODAY(),E2<>"完成")，設醒目底色。 - 完成任務淡化顯示：
- 針對「狀態」為「完成」的列，設灰色字體。
常見錯誤
- 忽略逾期標示，導致重要任務延誤。
- 條件格式設置過於複雜，影響可維護性。
新增勾選框（checkbox）與進度統計（進階）
- 勾選框設置（僅限桌面版 Excel）：
- 「開發人員」>「插入」>「核取方塊」。
- 插入於「狀態」欄，勾選即代表完成。
- 自動統計完成率：
- 於表格下方新增「完成率」欄。
- 公式範例：
=COUNTIF(E2:E100,"完成")/COUNTA(A2:A100)，顯示百分比。
產業應用
專案型組織常用進度統計追蹤團隊整體執行狀況，便於週會彙報。
啟用篩選與排序功能
- 選取標題列。
- 點選「資料」>「篩選」。
- 可依優先級、狀態、截止日期等欄位進行排序或篩選。
應用情境
- 快速篩選「未完成」且「高優先級」任務，聚焦當前重點。
- 依截止日期排序，掌握時程壓力。
進階應用：自動化與可視化
自動計算完成率/進度條
- 於進度欄位加入百分比，並用條件格式顯示進度條。
- 公式範例：
=IF(E2="完成",1,0)，彙總後用條件格式設進度條。
逾期任務自動標示
- 透過條件格式自動將逾期且未完成任務底色變紅，提醒及時處理。
與其他工具/雲端協作
- 將 Excel 儲存於 OneDrive 或 Google 雲端硬碟，即可多人同步編輯。
- 若需更進階的協作、通知與自動化，建議評估 Monday.com 等專業平台，支援任務分派、進度追蹤、團隊溝通等功能。
案例分享
某科技新創團隊將 Excel 檔案儲存於 OneDrive，團隊成員可即時更新任務狀態，主管隨時掌握專案進度；當任務數量增長、協作需求提升時，則逐步導入 Monday.com 進行無縫轉換。
常見問題與最佳實踐
如何多人協作？
- 建議將 Excel 檔案存放於雲端（如 OneDrive、Google 雲端硬碟），開啟共用權限。
- 明確分配欄位（如負責人），避免同時編輯同一儲存格造成衝突。
- 若需即時通知、評論或自動化，建議考慮 Monday.com、ClickUp 等工具。
如何避免遺漏或重複任務？
- 定期檢查清單，利用篩選功能找出重複或未指派負責人的任務。
- 可用條件格式標示重複項目，或用 COUNTIF 函數檢查重複。
Excel 與專業任務管理工具比較
| 功能 | Excel | Monday.com（範例） |
|---|---|---|
| 欄位自訂 | 高 | 高 |
| 多人即時協作 | 支援（雲端版） | 支援 |
| 任務通知/提醒 | 無 | 內建 |
| 進度自動統計 | 需手動設計 | 內建 |
| 團隊溝通 | 無 | 內建留言/標註 |
| 自動化流程 | 需VBA/巨集 | 內建 |
| 適用情境 | 個人、小型團隊、靈活應用 | 團隊、專案管理、流程自動化 |
FAQ
Q：如何讓 Excel To Do List 自動標示逾期？
A：可用條件格式，設定「截止日期」小於今天且「狀態」非完成時自動變色。
Q：如何統計已完成與未完成任務數量？
A：用 COUNTIF 函數分別統計「狀態」欄為「完成」與「未完成」的數量。
Q：Excel 手機版或雲端版可以用來管理 To Do List 嗎？
A：可以，雲端版（如 OneDrive、Google Sheets）支援多人協作與即時更新，手機版則適合隨時查閱與簡單編輯。
Q：有哪些 Excel 函數可協助自動化？
A：常用如 COUNTIF、SUMIF、IF、TODAY、VLOOKUP 等，可用於統計、判斷與自動標示。
結論與行動建議
Excel 是建立待辦事項清單的靈活工具，適合個人與小型團隊快速上手。透過欄位設計、條件格式、進度統計與雲端協作，可大幅提升工作效率。若需要更進階的協作、通知與自動化，建議評估如 Monday.com 這類專業平台，根據實際需求選擇最適合的工具，讓任務管理更有系統、更高效。
