TXT轉Excel教學總覽
將TXT檔案內容轉換為Excel表格，是許多專案管理、資料分析、報表整理等工作中不可或缺的技能。無論是系統匯出報表、批次資料清洗，還是團隊協作時的資訊彙整，TXT轉Excel都能大幅提升資料處理效率。以下將從檔案結構、應用場景到實務操作，帶你全面掌握這項技巧。
什麼是TXT檔？常見結構與分隔符說明
TXT檔案為純文字格式，常用於儲存原始資料。其內容多以「一行一筆資料」呈現，每行內的欄位則以特定分隔符（如逗號、Tab、分號、空格）區隔。例如：
-
逗號分隔（CSV格式）
姓名,部門,分數
王小明,行銷,85
李美麗,財務,90 -
Tab分隔
姓名 部門 分數
王小明 行銷 85
李美麗 財務 90 -
無明顯分隔符
王小明 行銷 85
李美麗 財務 90
不同分隔符對Excel匯入時的設定影響很大，若未正確選擇，容易導致資料欄位錯位或混亂。
TXT轉Excel的常見應用場景
- 系統報表匯出：ERP、CRM等系統常以TXT或CSV格式導出資料，需轉為Excel進行分析。
- 資料清洗：批次處理原始數據，利於後續統計或視覺化。
- 團隊協作：多部門彙整資訊時，統一格式便於協作與追蹤。
- 自動化流程串接：將外部資料自動匯入Excel，結合自動化工具提升效率。
準備工作與工具選擇
選擇合適的工具
- Microsoft Excel：最常用的資料處理軟體，支援多種匯入格式與進階分析功能。
- Google Sheets：雲端協作方便，適合多人同時編輯與即時分享。
- LibreOffice Calc：免費開源，基本功能齊全，適合預算有限或開放原始碼需求者。
- 專業專案管理工具：如 Monday.com、ClickUp、Notion，部分支援資料匯入與自動化整合，適合需要進一步流程管理或團隊協作的情境。
各工具適用情境與優缺點比較
| 工具 | 適用情境 | 優點 | 可能限制 |
|---|---|---|---|
| Excel | 大多數資料處理 | 功能完整、支援進階分析 | 授權費用、需安裝 |
| Google Sheets | 雲端協作 | 即時多人編輯、免費 | 巨量資料效能較低 |
| LibreOffice Calc | 開源需求 | 免費、跨平台 | 介面與Excel略有差異 |
| Monday.com等 | 流程/專案管理 | 整合多種資料來源、自動化、協作強 | 需額外學習、部分功能付費 |
詳細操作步驟
以Excel為例的導入步驟
Excel 新版（含Microsoft 365）
- 開啟Excel，選擇空白活頁簿。
- 點擊「資料」→「取得資料」→「從檔案」→「從文字/CSV」。
- 選擇欲匯入的TXT檔案，點擊「匯入」。
- 在預覽視窗選擇正確的分隔符（如逗號、Tab等），並檢查欄位是否正確分列。
- 若出現亂碼，點選「檔案來源」調整編碼（如UTF-8、Big5）。
- 點擊「載入」，資料即匯入Excel表格中。
- 如需另存為Excel檔，點「檔案」→「另存新檔」→ 選擇.xlsx格式。
Excel 舊版（2016以前）
- 開啟Excel，點「檔案」→「開啟」→ 選擇TXT檔案。
- 啟動「文字檔匯入精靈」。
- 選擇「分隔符號」或「固定寬度」。
- 指定分隔符（如逗號、Tab），預覽資料分欄情形。
- 完成後，資料會顯示於工作表中。
- 另存為Excel檔案。
實務案例
某公司ERP系統匯出員工考勤資料為逗號分隔TXT檔，匯入Excel時選擇「逗號」分隔，成功將姓名、部門、出勤天數分欄，便於後續統計。
分隔符與編碼設定說明
- 分隔符選擇：根據檔案內容選擇正確分隔符，常見有逗號（,）、Tab（\t）、分號（;）、空格。
- 編碼設定：若匯入後出現亂碼，需嘗試更改編碼（如UTF-8、Big5、ANSI）。特別是含有中文或特殊符號時，建議先用記事本開啟檔案，確認原始編碼。
- 常見錯誤與解決方法：
- 資料全擠在一欄：通常是分隔符設定錯誤，請重新選擇正確分隔符。
- 亂碼：嘗試不同編碼，或先用記事本另存新檔選擇正確編碼。
Google Sheets與其他工具的操作流程
Google Sheets
- 開啟Google Sheets，點「檔案」→「匯入」→「上傳」TXT檔。
- 選擇「分隔符」類型（自動偵測、逗號、Tab等）。
- 預覽資料，確認欄位分割正確。
- 點擊「匯入資料」，資料即顯示於表格中。
LibreOffice Calc
- 開啟Calc，點「檔案」→「開啟」TXT檔。
- 選擇分隔符與編碼，預覽資料分欄狀況。
- 點擊「確定」完成匯入。
專案管理工具（如Monday.com）
- 若需將TXT資料直接整合至專案管理平台，可利用平台的匯入功能或API串接，將Excel/CSV資料自動同步至任務板，適合需跨部門協作或自動化流程的團隊。
進階技巧與常見問題
資料整理與函數應用實例
- 資料清洗：使用「資料」→「移除重複」、「篩選」功能，快速整理大量資料。
- 函數應用：如
SUM計算總和、IF條件分類、VLOOKUP跨表查找，提升分析效率。 - 範例：將考勤資料依部門分類統計出勤天數，使用
SUMIF函數即可快速完成。
自動化處理方法
- Excel巨集/VBA：錄製巨集或撰寫VBA腳本，自動批次匯入多個TXT檔案，適合重複性高的工作。
- 雲端自動化工具：如Zapier、Make，可設定自動將新產生的TXT/CSV檔匯入Google Sheets或專案管理平台，減少人工操作。
- 專案管理平台整合：如Monday.com、ClickUp等，支援自動化數據同步，適合需將資料直接串接至任務流程的團隊。
常見問題FAQ
Q1：TXT檔案含有中文或特殊符號，匯入Excel後出現亂碼怎麼辦？
A：請在匯入時選擇正確的編碼（如UTF-8、Big5），或先用記事本另存新檔，指定正確編碼後再匯入。
Q2：TXT內容沒有明顯分隔符，Excel無法正確分欄怎麼辦？
A：可嘗試使用「固定寬度」模式匯入，或先用文字編輯器將資料整理為有明確分隔符的格式。
Q3：匯入後資料全部擠在一欄，怎麼解決？
A：多半是分隔符設定錯誤，請重新選擇正確分隔符，或手動用「文字分欄」功能分割資料。
Q4：如何批次自動化處理多個TXT檔？
A：可利用Excel巨集、VBA腳本，或雲端自動化工具（如Zapier）實現批次匯入與資料整理。
Q5：Excel與Google Sheets匯入有什麼差異？
A：Excel功能較完整，適合大量資料與進階分析；Google Sheets適合雲端協作、即時多人編輯，但處理巨量資料時效能較低。
結語與行動建議
將TXT檔案轉換為Excel表格，是提升資料處理效率的基礎能力。無論是日常報表、專案管理還是團隊協作，熟練掌握分隔符、編碼設定與自動化技巧，都能讓你更快完成資料整理與分析。若有進階協作、自動化或跨平台整合需求，也可考慮如 Monday.com、ClickUp 等專業工具，進一步提升團隊效率與流程管理能力，讓資料應用更上一層樓。
