為什麼需要合併多個 Excel 檔案？
在專案管理、團隊協作或日常辦公中，常會遇到來自不同部門、成員或階段的多份 Excel 檔案。這些檔案可能記錄了銷售數據、專案進度、客戶名單或成本明細。將這些分散的資料合併成一個整合檔案，能有效提升資料分析效率、減少重複作業，並確保決策依據的一致性。
常見應用情境：
– 專案經理需彙總各小組的進度報告。
– 銷售團隊需整合多區域的月度業績。
– 行政人員需合併多份採購明細以進行總結算。
– 會計部門需彙整多個分公司的財務報表。
合併挑戰：
– 不同檔案欄位名稱或格式不一致。
– 檔案數量龐大，手動操作耗時。
– 合併後需檢查重複或遺漏資料。
合併 Excel 檔案的常見方法總覽
| 方法 | 適用對象 | 優點 | 限制與挑戰 |
|---|---|---|---|
| Power Query | 一般用戶、進階用戶 | 自動化、效率高 | 需較新Excel版本 |
| VBA巨集 | 進階用戶 | 高度自訂、批次處理 | 需具備VBA基礎 |
| 手動複製貼上 | 新手、小量檔案 | 簡單直觀、無需安裝外掛 | 容易出錯、效率低 |
| 雲端協作平台/第三方工具 | 團隊、跨部門協作 | 多人協作、即時同步 | 需額外註冊或付費 |
方法一：使用 Power Query 自動合併
Power Query 是 Excel 內建的資料處理工具，能自動化合併多個檔案，特別適合需定期整合大量資料的情境。
操作步驟
-
準備資料夾
將所有需合併的 Excel 檔案放入同一資料夾，確保每份檔案的欄位結構一致。 -
開啟 Power Query
在 Excel 中選擇「資料」>「取得資料」>「自資料夾」。 -
選取資料夾路徑
選擇包含檔案的資料夾，按「確定」。 -
匯入檔案清單
在出現的視窗中，點選「合併」或「轉換資料」。 -
設定合併規則
選擇要合併的工作表或範圍，檢查欄位對齊與資料格式。 -
載入至新工作表
點選「關閉並載入」，合併結果會自動匯入新的Excel工作表。
適用情境與優點
- 定期彙整多份結構相同的報表。
- 需自動化合併流程，減少手動錯誤。
- 可搭配資料清理、轉換等進階功能。
常見錯誤與排解
- 欄位名稱不一致：請先統一各檔案的欄位名稱。
- 檔案格式不符：確認所有檔案均為.xlsx或.csv格式。
方法二：VBA 巨集批次合併
對於進階用戶或需高度自訂的合併需求，VBA巨集可自動批次處理多個檔案，適合大量資料或需定期自動化的情境。
基本VBA範例
- 開啟Excel，按下 Alt + F11 進入VBA編輯器。
- 插入新模組，貼上以下程式碼：
“`vba
Sub 合併多個Excel檔案()
Dim MyPath As String, MyFile As String
Dim SourceWB As Workbook, TargetWB As Workbook
Dim ws As Worksheet, LastRow As Long
MyPath = "C:\Users\YourName\Documents\合併資料夾\" '請修改為實際路徑
Set TargetWB = ThisWorkbook
MyFile = Dir(MyPath & "*.xlsx")
Do While MyFile <> ""
Set SourceWB = Workbooks.Open(MyPath & MyFile)
For Each ws In SourceWB.Worksheets
LastRow = TargetWB.Sheets(1).Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
ws.UsedRange.Copy TargetWB.Sheets(1).Cells(LastRow, 1)
Next ws
SourceWB.Close False
MyFile = Dir
Loop
End Sub
“`
- 執行巨集，所有檔案內容將自動合併至主檔案的第一個工作表。
注意事項
- 執行前請備份原始檔案。
- 欄位結構需一致，否則易出現資料錯位。
- 可根據需求調整合併邏輯（如指定特定工作表）。
方法三：手動複製貼上
適用於檔案數量不多、資料結構簡單的情境。
操作步驟
- 開啟第一個Excel檔案，選取欲合併的資料範圍，按Ctrl+C複製。
- 切換至主整合檔案，選定貼上位置，按Ctrl+V貼上。
- 重複上述步驟，將其他檔案的資料依序貼上。
注意事項
- 適合小型專案或臨時合併需求。
- 容易因手動操作而出現遺漏或重複。
- 建議合併後立即檢查資料完整性。
方法四：雲端協作平台與第三方工具
現代團隊常用雲端協作平台（如 Monday.com、ClickUp、Notion）或專業第三方工具（如 pdfFiller、SignNow）來整合與管理多份Excel資料。
實際應用情境
- 專案團隊將各自的Excel上傳至Monday.com，利用自動化流程將資料彙整至主看板。
- 行政部門透過ClickUp的表格功能，協作填寫並合併多份報表。
- 使用Notion的資料庫功能，將多個Excel檔案轉為統一管理的資料表。
優點
- 多人協作、即時同步，減少版本混亂。
- 可設定自動化規則，提升合併效率。
- 支援權限控管與歷史紀錄追蹤。
適用場合
- 跨部門、跨地區的資料整合。
- 須多人共同維護或審核的專案。
合併時的常見問題與解決方案
| 問題類型 | 解決建議 |
|---|---|
| 欄位名稱不一致 | 合併前統一各檔案欄位名稱，或於Power Query中重新命名 |
| 資料格式不符 | 先將所有檔案轉為相同格式（如全為.xlsx） |
| 重複資料 | 合併後利用Excel「移除重複」功能檢查清理 |
| 資料遺漏 | 檢查每份檔案資料範圍，避免複製貼上時遺漏 |
| 巨集執行錯誤 | 檢查檔案路徑、檔名、Excel版本是否正確 |
合併後的資料整理與檢查
合併完成後，建議執行以下檢查與整理步驟：
-
移除重複資料
利用Excel「資料」>「移除重複」功能，確保資料唯一性。 -
格式統一
檢查日期、數字、文字等欄位格式是否一致，避免分析時出錯。 -
資料完整性檢查
利用篩選、排序等功能，檢查是否有遺漏或異常值。 -
建立資料表格
將合併後資料轉為Excel表格（Ctrl+T），方便後續篩選與分析。
提升合併效率的實用技巧
- 批次命名規則：統一檔案命名，便於自動化工具識別。
- 善用快捷鍵：如Ctrl+Shift+L開啟篩選、Ctrl+T建立表格。
- 定期備份：合併前後皆建議備份原始檔案。
- 利用篩選與條件格式：快速檢查異常或重複資料。
- 自動化排程：如搭配Monday.com等平台設定自動合併流程，減少人工干預。
常見問答（FAQ）
如何合併多個Excel檔案到同一工作表？
可利用Power Query、VBA巨集或手動複製貼上，依檔案數量與結構選擇最適方法。
合併時如何避免重複資料？
合併後使用Excel「移除重複」功能，或於Power Query中設定唯一鍵。
欄位不一致怎麼辦？
建議合併前統一欄位名稱與順序，或於合併後進行欄位對齊與補齊。
有哪些自動化工具可加速合併？
Power Query、VBA巨集、以及Monday.com等雲端協作平台皆可自動化合併流程。
合併後如何檢查資料正確性？
可利用篩選、條件格式、資料驗證等功能檢查異常與遺漏，並建立資料表格方便後續分析。
結語與推薦工具
多個Excel檔案合併不僅是資料整合的基本功，更是提升團隊效率與決策品質的關鍵。根據不同需求與情境，選擇最合適的合併方法，並善用自動化工具如Power Query、VBA巨集，或雲端協作平台如Monday.com、ClickUp等，皆能大幅簡化流程、減少錯誤。建議讀者可根據自身需求，實際操作並持續優化資料整合流程，讓工作更高效、更有條理。
