什麼是進階篩選？
進階篩選是指在大量資料中，根據多重條件或複雜邏輯，快速篩選出符合需求的資料記錄。這項功能廣泛應用於專案管理、銷售分析、人力資源篩選等情境，特別適合需要同時考慮多個條件、或需將篩選結果複製到新位置的場合。以Excel與Google Sheets為例，進階篩選能協助用戶從龐大的名單或報表中，精準找出特定客戶、產品或交易紀錄，大幅提升資料處理效率。
產業應用情境
- 專案管理：快速篩選出狀態為「進行中」且負責人為指定同仁的任務。
- 銷售分析：找出消費金額超過指定門檻、且來自特定地區的客戶名單。
- 人資管理：篩選出同時符合年資與績效條件的員工。
進階篩選與自動篩選的差異
| 功能項目 | 進階篩選 | 自動篩選 |
|---|---|---|
| 條件設置 | 支援多重條件、複雜邏輯（AND/OR） | 僅能單一欄位多選或簡單條件 |
| 結果輸出 | 可複製到新位置 | 僅在原資料區塊隱藏不符資料 |
| 唯一值篩選 | 支援（可去除重複） | 不支援 |
| 操作複雜度 | 稍高，需設置條件區塊 | 操作簡單，點選即可 |
| 適用情境 | 需多重條件、去重、複製結果時 | 快速篩選單一或簡單條件時 |
常見疑問
Q：什麼時候該用進階篩選？
A：當你需要同時套用多個條件（如「地區=台北且金額>10000」）、或想將篩選結果複製到新表格、或需去除重複值時，建議使用進階篩選。
Excel進階篩選操作教學
準備資料與條件範圍
- 資料區塊格式
- 資料表第一列必須為標題，且每個欄位名稱不可重複。
-
資料區塊中間不可有空白列或空白欄。
-
條件區塊設置規則
- 條件區塊需複製資料表的標題列（可放在資料表上方或旁邊）。
- 在標題下方填入篩選條件。橫向為AND（且），縱向為OR（或）。
常見錯誤
– 條件區塊標題與資料表不一致，導致無法正確篩選。
– 條件區塊設置在資料區塊內部，造成篩選異常。
進階篩選步驟詳解
- 選取資料區塊任一儲存格。
- 點選「資料」→「進階」。
- 在「清單範圍」輸入資料區塊範圍（如A1:E100）。
- 在「條件範圍」輸入條件區塊範圍（如G1:I2）。
- 選擇「在原地篩選」或「將結果複製到其他位置」。
- 按下「確定」，完成篩選。
圖解說明（文字描述）
- 假設A1:E100為客戶資料，G1:I2為條件區塊。
- 在「進階」視窗中分別填入這兩個範圍，並可選擇將結果複製到J1開始的新區塊。
常見錯誤
– 條件範圍設錯，導致無結果。
– 選擇「複製到其他位置」時，目標區塊與原資料重疊，導致資料覆蓋。
多重條件篩選（AND/OR）
AND（且）條件
- 在條件區塊同一列填入多個條件，如：
| 年齡 | 地區 | 金額 |
|——|——–|——-|
| >30 | 台北市 | >10000|
OR（或）條件
- 在條件區塊不同列填入不同條件，如：
| 年齡 | 地區 | 金額 |
|——|——–|——-|
| >30 | 台北市 | |
| | | >20000|
實際案例
– 專案經理篩選出「負責人為A且狀態為進行中」或「截止日小於今日」的任務清單。
常見錯誤
– 將AND與OR條件混淆，導致篩選結果不符預期。
篩選唯一值（去重）
- 開啟「資料」→「進階」。
- 設定清單範圍，不需設定條件範圍。
- 勾選「僅顯示唯一記錄」。
- 可選擇複製到新位置，取得不重複名單。
與「移除重複」功能比較
– 「進階篩選」可保留原資料不變，複製唯一值到新區塊。
– 「移除重複」會直接刪除原資料中重複項目，無法還原。
應用情境
– 銷售報表中快速取得唯一客戶名單。
– 活動報名表去除重複報名者。
進階篩選常見應用案例
客戶名單多條件篩選
- 目標：找出台北市且消費金額超過一萬元的客戶。
- 步驟：設置條件區塊「地區=台北市」、「金額>10000」，執行進階篩選。
銷售資料唯一值篩選
- 目標：取得所有獨立產品編號。
- 步驟：選擇產品編號欄，進階篩選勾選「僅顯示唯一記錄」。
任務管理多重條件
- 目標：篩選出「負責人為A」且「截止日未到」的任務。
- 步驟：條件區塊設「負責人=A」、「截止日>今天」，進行篩選。
進階篩選常見問題與排錯
Q1：篩選結果為空，怎麼辦？
A：檢查條件區塊標題是否與資料表完全一致，條件格式是否正確（如數字條件需加運算符號）。
Q2：條件區塊設置後，結果不符預期？
A：確認AND/OR條件設置方式，橫向為AND，縱向為OR。
Q3：複製結果到新位置時，資料被覆蓋？
A：請確保目標區塊無其他資料，且不與原資料重疊。
Q4：資料區塊有空白列，篩選不完整？
A：資料區塊中間不可有空白列或欄，否則Excel視為區塊結束。
Google Sheets進階篩選對應方法
Google Sheets雖無Excel的「進階篩選」對話框，但可用以下方法達到相同效果：
使用FILTER函數進行多重條件篩選
語法：
=FILTER(資料範圍, 條件1, 條件2, ...)
範例
– 篩選台北市且金額大於一萬元的客戶：
=FILTER(A2:D100, B2:B100="台北市", C2:C100>10000)
篩選唯一值（去重）
- 使用UNIQUE函數：
=UNIQUE(A2:A100)
常見錯誤
- FILTER函數條件設錯，結果為空。
- UNIQUE僅能針對單一欄或多欄，無法同時套用複雜條件。
實務案例
- 專案協作表單中，快速篩選出同時符合多條件的任務清單。
- 銷售資料自動產生唯一客戶名單，便於後續分析。
進階篩選自動化與進階技巧
VBA/巨集自動化進階篩選（適合進階用戶）
- 可錄製巨集，將進階篩選步驟自動化，提升重複作業效率。
- 例如：定期自動篩選出本月新客戶，並複製到指定報表。
應用情境
– 企業每週自動產出多條件篩選報告。
– 團隊協作時，自動分派篩選後的任務清單。
注意事項
– 巨集需儲存為啟用巨集的檔案格式。
– 執行前請備份資料，避免誤操作。
總結與推薦工具
進階篩選是提升資料處理效率的關鍵技巧，無論在Excel還是Google Sheets，都能協助你快速找出關鍵資訊。熟練掌握條件設置、唯一值篩選與自動化方法，能大幅優化專案管理、銷售分析等日常工作。若需進一步提升團隊協作與資料管理效率，建議可評估如 Monday.com、ClickUp 等專業數位工具，結合進階篩選與自動化流程，打造高效的數據驅動工作環境。
