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【Notion 教學】10分鐘上手Notion筆記軟體|2024最新最全!

10分鐘掌握Notion功能!這篇Notion教學帶你掌握從基本功能到進階技巧,如模板、專案、知識管理、AI功能等教程,讓你使用Notion更得心應手!無論你是Notion新手或是進階用戶,這篇文章也能幫助你更上一層樓!

現今有各種不同的筆記工具可供選擇,從傳統的筆記本到功能豐富的電腦筆記備忘錄,以及Google Doc、Trello、OneNote和Evernote等雲端筆記程式。這些工具不僅能夠記錄文字、圖片和表格等內容,還被廣泛應用於生活和工作管理。然而,很多人面臨著使用多種工具卻無法統一整合的困境,需要在不同工具間來回跳轉使用。這個時候,Notion作為一款集成多平台多功能的筆記軟體,便發揮著重要作用!

在現代快節奏的工作和學習環境中,我們需要一個強大而靈活的筆記工具來統一組織、管理和協作。Notion以獨特的設計和豐富的功能,成為了眾多個人和團隊的首選。那麼這款多功能筆記軟體應該如何使用呢?

在本篇教學中,我們將帶您深入了解Notion的各方面功能特點,詳細講解從基礎操作和進階模板應用,讓您能夠充分發揮Notion的潛力,學習如何使用Notion來建立自己或團隊的組織性筆記系統,有效管理任務和專案,實現高效能的團隊協作。

不論您是一名學生、自由職業者還是團隊成員,Notion都能為您提供一個高效且個性化的工作平台。本篇教學將由淺入深為您提供實用的Notion指南和操作示范,無論您是初學者還是想進階學習Notion使用,都能幫助您進行能力提升!

Notion是什麼?

Notion是什麼
來源:Notion介面

Notion是一款多功能筆記軟體,目前於全球擁有超過2000萬的使用者。它不僅可以整合筆記,還能夠集成多平台整合知識資料庫、專案管理(主要利用Notion Project)、數據管理,具備強大的管理待辦事項和任務等各種功能,是一個全方位的筆記整理工具。而且,Notion支援Windows、MacOS、iOS和Android等多種作業系統,能夠進行離線編輯。因此可以說是目前最受矚目和歡迎的筆記軟體之一。

Notion的目標是成為人們在工作和學習中的協作工具,無論是個人、團隊還是公司,都能夠使用它來更高效地組織和管理工作與生活。

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Notion有哪些功能?

Notion提供了靈活的組織架構、區塊式內容編輯和嵌入,以及頁面間的連結等功能,可以令用戶高度自訂並有效地組織和編輯他們的內容,提高專案管理和資訊整合能力,讓使用者能夠在同一個平台進行各種工作和任務。

以下是Notion的幾個主要功能和其相關應用場景:

知識庫建立與資料庫管理(Wikis)

Notion是一個組織知識的平台,並支援建立和管理各種類型的資料庫。你可以建立知識庫頁面,整理相關資訊,並添加標籤和分類以方便搜索,也可以建立表格,自定義欄位並添加數據等。通過創建文檔、添加外部鏈接、嵌入多媒體內容等,與他人進行共享和協作。

例如,你可以建立一個公司知識庫,分門別類地管理公司政策、培訓資料和常見問題解答等。你也能建立客戶資料庫,根據客戶的姓名、聯繫信息和交易記錄等進行排序、篩選和分組,從而提高工作效率。

notion wikis
來源:Notion – The wiki that redefines ‘wiki’

專案管理(Projects)

Notion具有強大的專案管理功能,能夠協助使用者在一個平台上統一管理專案的相關資訊。專案團隊可以創建專案頁面,並在其中添加任務清單、專案文件、成員討論區、進度追蹤時間表和概覽看板等功能板塊,與團隊成員共同協作,共享文件並討論專案進展等,提高任務效率。

例如,專案團隊可以使用Notion來管理產品開發專案,包括任務分配、文件共享和進度追蹤等,透過建立每日待辦清單、專案里程碑來進行任務狀態監控,確保團隊如期交付專案成果。

notion projects
來源:Notion – Powerful project management, without the chaos

文檔管理(Docs)

Notion可以用作文檔管理工具,你可以創建和組織各種文檔,包括報告、說明文件、演示文稿等,從而進行筆記管理和任務管理。Notion所提供的豐富編輯和格式化選項,可以讓你自由添加圖片、表格、視頻和其他媒體等內容,並根據不同使用場景調整排版。

例如,你可以使用Notion來創建公司年度報告,統一組織整理各部門文字內容、表格和圖片等;你也可以建立各類型的筆記本用來管理生活事務、學習記錄或會議總結等。

notion docs

Notion AI功能

Notion所推出的全新AI功能旨在協助使用者提高工作效率,尤其是對於文字寫作領域的工作人士而言,這將成為他們不可或缺的工具軟體。Notion AI 功能設計簡單直觀,使用者不需要繁瑣的指令就能輕鬆上手,讓AI幫助總結會議記錄、提高寫作質量、撰寫提案大綱等,進一步節約工作時間與精力。對於繁體中文使用者,Notion AI也特別友好,能夠聆聽並理解中文問題,並生成有組織架構的部落格文章內容。

無論是商務需求中的會議記錄、簡報內容還是自媒體團隊的宣傳文案,Notion AI都能夠根據需求撰寫出兼具邏輯性和連貫性的不同內容。根據實際使用者的反饋,Notion AI生成的內容流暢自然,重點突出,能夠確保前後文一致性和係列內容完整性。

總體而言,Notion結合了筆記、任務管理、專案管理、知識庫、資料庫和文檔管理等多種功能,是一個功能豐富的整合型工具軟體。不論是個人使用還是團隊協作,Notion都能提供強大的組織和協作功能幫助,使我們工作和生活更加高效便捷。

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Notion的適用對象

Notion的適用對象非常廣泛,包括個人使用者、學生、專業人士、團隊和企業等,適用於多種運用場景,以下是一些具體例子介紹,讓我們一起來看看這款筆記軟體適不適合自己使用吧!

個人使用者

對於個人使用者而言,Notion是一個強大的學習、組織和管理工具軟體,可以幫助你做筆記,寫作,創建個人網頁、進行任務追蹤,管理預算、收據、閱讀記錄等。

例如,學生可以使用Notion來創建學習筆記、整理課程資料、安排學習計劃和追蹤學習進度;自由職業者可以使用Notion來管理工作及生活中的專案任務,通過待辦事項功能等來管理旅遊、活動、工作事務時間線和具體內容;行銷專家可以使用Notion來創建市場營銷策略、整理行業資訊和管理團隊合作。

Notion 個人使用
來源:Your connected workspace for notes, docs & tasks | Notion

團隊

Notion對於團隊協作非常適用。團隊成員可以在Notion中共享和協作文件、任務和專案,並可一次性管理30個以上的專案。團隊還可以通過自由使用並自定義Notion中的資料庫、文檔、AI等功能來打造專屬電子辦公室(digital office),使用Notion中的註釋和評論功能進行討論和反饋,實現跨部門、遠距離的溝通協作。

例如,軟體開發團隊可以使用Notion來管理專案的需求、待辦事項和代碼文檔。團隊成員通過在Notion中創建專案板,進行任務分配和進度追蹤,全方位管理專案任務,防控風險,促進軟體開發成果如期交付。

Notion 團隊使用教學
來源:Notion for Teams and Businesses

企業

Notion強大的協作及管理功能是企業管理者的絕佳助手。企業可以在Notion中組織和管理內部知識庫、文件庫、專案和各部門運營流程等,通過集成Figma, GitHub, Slack等多平台資訊統籌內外部運營任務。無論是工程、設計或行銷企業,都能客製化專案模板等進行數據分析、任務監控及風險管控。此外,Notion采用先進成熟的技術保護信息數據安全,讓企業能夠安心使用。

例如,初創企業可以使用Notion來建立內部知識庫,梳理公司文化、政策和培訓資料,建立團隊空間,讓不同職能部門共享文件和專案進展,促進企業順利運營。

Notion 企業使用教學
來源:Notion – An enterprise tool teams love

Notion的的獨特優勢

市面上還有很多同類型的筆記管理軟體工具,Notion為什麼會更受歡迎呢?讓我們一起來看看,它還有哪些獨特優勢吧!

  • 強大的知識庫+數據庫功能(Wikis):Notion的Wikis功能提供了資訊協作和共享功能,使多人可以在同一個專案或頁面上進行資料查詢、任務討論和內容編輯。通過創建和組織知識庫、文檔和資源庫,使團隊或個人能夠輕鬆共享和訪問相關信息,自由使用Wikis功能所提供的統一、自定義知識管理解決方案。
  • 自由共享的社區功能(Community):Notion的社區(Community)功能可以讓用戶之間共享、發現和討論彼此的創意、模板和項目。它為Notion社區成員提供了一個便捷高效的行業探索方式,可以從其他用戶的經驗和作品中獲得靈感,探索不同的工作流程和生活方式。同時,使用者也可以將自己的創意和成果與其他用戶分享,在互動過程中建立個人品牌並得到社區認可,提高知名度,增強成就感。
Notion Community
來源:Notion Community
  • 多平台和同步性:Notion支援多平台使用,包括網頁版、桌面應用程序(Windows和macOS操作系統)和移動應用程序(iOS和Android操作系統)。用戶可以在不同設備上同步訪問和編輯內容,保持工作的連續性和一致性。例如,使用者可以在電腦上使用Notion編輯和整理文件,在移動設備上查看和更新內容,無需擔心資料同步的問題。此外,Notion還支持多用戶即時協作,讓團隊成員可以同時編輯和討論內容,實現更高效的合作。
Notion 多平台
來源:Notion for iOS and Android

總結來說,Notion的獨特優勢在於其自由的社區討論互動功能、強大的協作和共享功能,以及多平台和同步性。這些特點使得Notion成為一個高度可定製且適應各種工作流程和需求的組織協作平台。

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Notion介面導覽

登錄Notion賬號開始使用後,您將會看到工作區【Workspace】介面中出現兩個板塊——側邊欄【Sidebar】和編輯器【Editor】。您可以在 Notion 工作區介面自由創建和編輯組織信息,從而使用多功能工具滿足需求。

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側邊欄【Sidebar】

  • Notion 介面左邊【①區】即側邊欄【Sidebar】,可進行擴展,是您的導航系統。
  • 您創建的所有頁面和數據庫都將顯示在此處,也會顯示設置【settings】、垃圾箱【trash】等其它功能。
  • 您可以將頁面嵌套在一起以實現無限級別的組織。
Notion 教學 sidebar

側邊欄【Sidebar】——控制面板【Control panel】

側邊欄最上方為控制面板【Control panel】部分,主要包含四項功能:

  • 工作區切換器【Workspace switcher】: 單擊當前工作區的名稱可在您所屬的工作區之間進行切換、創建新工作區、加入另一個工作區或註銷。
  • 搜索【Search】: 單擊可打開 Notion 的搜索窗口,您可以在其中輸入您要查找的內容或快速跳轉到最近訪問的頁面。 
  • 更新【Updates】: 單擊即可在一處查看所有通知。此菜單結合了您關注的頁面上所做的修訂、工作區中對您的提及以及新的工作任務。當您有未讀通知時,此處會出現紅色通知徽章。
  • 設置及成員【Settings & members】: 單擊可打開帳戶信息、工作區、付款計劃和賬單信息的設置。
Notion 教學 control panel

側邊欄【Sidebar】——共享頁面【Shared pages】

您與他人所共享的任何頁面都會顯示在【Shared】欄目中,而您工作區中未受邀請的其他成員則無法查看這些頁面。

如果您想要移除某個共享頁面【Shared pages】而不刪除它,將鼠標懸停在該頁面上,單擊 【•••】 ,然後單擊【Leave】即可完成操作。

Notion 教學 shared pages

側邊欄【Sidebar】——私人頁面【Private pages】

每個用戶的工作區都有【Private】欄目用於展示個人所有的頁面部分,工作區內其他人員則無法查看您在此處添加的任何內容。這對於您自己的任務或筆記,或者您想要在與他人共享之前單獨處理的任何內容非常有用。

Notion 教學 private pages

側邊欄【Sidebar】——模板、導入及垃圾板塊【Templates, import & trash】

側邊欄最下方的三個板塊是固定使用的。

  • 模板【Templates】: 打開模板選擇器,您可以任意選擇使用新模板並創建新頁面,迅速展開任務工作。
  • 導入【Import】: 您可以使用該功能將其他應用程序的數據添加到您的 Notion 工作區中,如 Evernote、Trello、Asana、Word、Google Docs、Dropbox Paper、Quip 等應用程式。
  • 垃圾【Trash】:該板塊包含您刪除的所有頁面,您也可以點擊垃圾箱來搜索、查看和恢復這些頁面。
Notion教學 templates

側邊欄【Sidebar】——鼠標懸停選項【Hover options】

當您將鼠標懸停在側邊欄中的任意板塊上時,您將看到一個用於添加嵌套頁面的【+】按鈕,以及一個【•••】圖標,該圖標可打開應用於該頁面的操作菜單:【Delete】、  【Duplicate】、  【Copy Link】、 【Rename】和【 Move to】。

Notion教學 hover options

編輯器【Editor】

Notion介面空白處【②區】為編輯器【Editor】,您可在此編輯創建所有內容。

控制菜單【Control menus】位於頂部,除此之外Notion 的編輯器就是一塊供您任意書寫、計劃、集思廣益的空白畫布。

您會注意到,一旦您開始在此空間中輸入內容,那些頂部菜單就會淡入背景,讓您的思緒集中在一個寬敞的焦點區域。

Notion 教學 editor

Notion的介面導覽基於大綱和頁面結構,讓使用者可以輕鬆組織和導航他們的內容。使用者可以建立主頁面,並在其中創建新頁面和子頁面,形成層次結構,以儲存和組織不同類型的資訊。

例如,您可以在主頁面上創建一個名為「專案管理」的頁面,然後在該頁面下創建多個子頁面,如「待辦事項清單」、「時間軸視圖」和「文件庫」。這種結構性的組織方式使得用戶可以快速找到所需的內容,並進行跳轉和導航。

區塊式內容

Notion使用區塊式的內容結構,使得用戶可以以組塊的方式編輯和組織內容。每個區塊可以是文字、圖片、代辦事項清單、表格、代碼塊等等。用戶可以自由添加、移動和調整這些區塊,以構建自己想要的內容結構。

例如,您可以在一個頁面中使用文字區塊記錄某個專案的進度,然後在下方添加一個表格區塊,用於跟踪任務分配和狀態。這種靈活的區塊結構使得用戶能夠根據需要將不同類型的內容結合在一起,並以最合適的方式展示和編輯。

嵌入和鏈接

Notion支持內容的嵌入和鏈接,用戶可以在不同頁面之間建立連結,或者將外部內容嵌入到Notion中。這使得用戶可以輕鬆建立和維護內容之間的關聯性,並將Notion作為集中式的知識庫和資訊集合。

例如,您可以在一個頁面中建立連結到其他相關頁面的內容,以建立內容之間的關聯。此外,您還可以嵌入Google文件、YouTube視頻、Figma設計等外部內容,使得Notion成為一個集成多種資源和工具的平台。

這些是Notion介面導覽的一些關鍵特點。Notion提供了靈活的組織架構、區塊式的內容編輯和嵌入、以及頁面間的連結功能,使得用戶可以高度自訂並有效地組織和編輯他們的內容。

Notion功能詳細分析

Notion的知識庫、文檔管理、專案管理和AI等功能都由豐富多樣的組件構成,每一個組件板塊都有著不可忽視的效用,下面是對Notion功能內置細節板塊的詳細分析:

多種內容格式

Notion支持多種內容格式,包括文字、圖片、表格、代辦事項清單、代碼塊、嵌入式內容等。這使得用戶可以在同一個平台上創建和編輯不同類型的內容,而無需依賴其他工具。

例如,您可以在Notion中創建一個專案管理頁面,其中包含文字區塊來記錄計劃和目標,表格區塊用於跟踪任務和進度,圖片區塊來展示相關圖片,以及代辦事項清單區塊來追蹤待辦事項。這種多種內容格式的支持使得用戶可以根據需要組織和呈現不同類型的信息。

視圖和模板

Notion提供多種視圖和模板,幫助用戶以不同的方式呈現和組織內容。

  • 列表視圖:以列表形式展示內容,適用於任務清單、項目追蹤等。
  • 時間軸視圖:以時間軸形式展示內容,適用於項目計劃、時間安排等。
  • 看板視圖:以看板形式展示內容,適用於任務分類、工作流程管理等。
  • 日曆視圖:以日曆形式展示內容,適用於日程安排、會議管理等。

此外,Notion還提供了各種預製模板,例如會議記錄、筆記本、專案追蹤等,用戶可以根據自己的需求選擇並自訂這些模板。這些視圖和模板的多樣性使得用戶可以以最合適的方式呈現和操作內容。

協作和註釋

Notion支持實時協作和註釋功能,讓多人可以在同一個項目或頁面上進行協作和討論。用戶可以邀請團隊成員共同編輯、註釋和討論內容,實現即時交流和反饋。

例如,您可以在Notion中創建一個共享的文檔或專案頁面,邀請團隊成員進行協作。他們可以同時編輯內容、添加註釋和留言,以實現實時協作和討論。

內容嵌入和整合

Notion支持內容的嵌入和整合,用戶可以將外部內容嵌入到Notion中,或將Notion內容嵌入到其他應用程序中。

例如,您可以在Notion中嵌入Google文件、YouTube視頻、Figma設計等外部內容,以便在Notion中直接訪問和編輯這些內容。同時,您還可以將Notion頁面的內容嵌入到其他應用程序中,如網站、部落格等總結來說,Notion提供了多種內容格式、多種視圖和模板、協作和註釋功能,以及內容嵌入和整合等功能。這些功能使得用戶可以在一個平台上集中管理和編輯不同類型的內容,並與團隊成員實現實時協作和討論。

Notion基礎操作教學——如何創建新頁面

  步驟一(新增頁面):

  • 在Notion介面【側邊欄】中,點擊【新增頁面(+ New page)】
  • 或在鍵盤使用快捷鍵【cmd/ctrl + N】
Notion 教學 創建頁面
來源:Create your first page – Notion Help Center
  • 完成上述操作後,電腦界面將彈出一個全新頁面,其中包含查看模板或選擇要構建的頁面類型的選項。
  • 然後,為您的頁面修改標題並按【enter】鍵,這將為您提供一個全新的空白頁面。
Notion 新頁面

步驟二(開始書寫):

  • 點擊空白頁面開始輸入任意內容,此時其它功能將逐漸消失,只留下您所書寫的內容。
  • 當您高亮(Highlight)選擇您所書寫的任意文本內容時,頁面將顯示【選項和工具菜單】。您可以從中選擇添加超鏈接或注釋,或直接設置文本樣式,如粗體、斜體、下劃線等。
Notion 書寫

步驟三(嘗試使用斜槓 / 命令):

  • 鍵入【/】後頁面將會顯示一個全面的塊類型菜單 ——出現所有內容選項。您可以任意嘗試不同的塊類型組合,根據需求進行自由選擇!
  • 通過鍵入【/】並滾動到所需板塊,或輸入新名稱來添加任何類型的板塊 。例如,按鍵輸入【 /h1】,以此 創建一個大標題,並可鍵入【/todo 】 以此創建一個複選框。
Notion教學 快速鍵

【進階應用】Notion 各類型模板應用——加速提升更便捷!

Notion作為一個功能豐富的協作和組織軟體工具,提供了幾千種分門別類、涵蓋各行各業應用場景的免費功能模板,可以幫助使用者快速啟動不同類型的項目和任務並進行自由化定制。以下是一些Notion的功能模板介紹:

  • 筆記和知識庫模板:Notion提供了多種筆記和知識庫模板,例如基本筆記、日誌、待辦事項清單、學習筆記、專案管理、團隊知識庫等。這些模板提供了結構化的格式和預設佈局,讓您可以輕鬆組織和管理您的筆記和知識。
Notion Wiki templates
來源:Best Wiki Templates from Notion
  • 專案管理模板:Notion的專案管理模板可以幫助專案團隊建立和追蹤任務、項目和工作流程。這些模板包括看板、甘特圖、工作日誌、追蹤表格等,讓專案團隊可以視覺化地管理和追蹤工作進度、分配任務和協作。
Notion Projects Templates
來源:Best Projects Templates from Notion
  • 時間追蹤和日誌模板:Notion提供的時間追蹤和日誌模板讓您可以記錄和分析時間使用情況。這些模板可以用於追蹤工作時間、記錄活動日誌、管理個人目標等。您可以使用內建的計時器功能來追蹤時間,並使用報告和統計數據來分析您的時間分配和效率。
Notion Issue Tracking templates
來源:Best Issue Tracking Templates from Notion
  • 會議和團隊協作模板:Notion的會議和團隊協作模板可以幫助您組織和管理會議、會議記錄、團隊協作和通訊。這些模板包括會議議程、會議記錄、團隊日誌、討論區等,讓團隊成員可以集中協作、共享資訊和溝通。
Notion meetings templates
來源:Best Meetings Templates from Notion
  • 個人和生活組織模板:Notion還提供了各種個人和生活組織模板,例如個人日誌、旅行計劃、飲食追蹤、讀書清單等。這些模板可以幫助您組織個人生活、追蹤目標和興趣,並提供一個集中的地方來管理您的個人資訊。
Notion Personal Templates
來源:Best Personal Templates from Notion

這只是Notion提供的功能模板的一小部分。您可以從Notion的模板庫中瀏覽和選擇適合您需求的模板,並根據您的具體需求自定義和調整它們。Notion的模板庫不斷更新,您還可以從社群和用戶分享的模板中獲得更多靈感和適用於不同場景的模板。

【學無止境】Notion 學習資源全解——助你更上一層樓!

通過前面的Notion教學內容,相信你已經對Notion使用有了初步的了解。不過,由於Notion具有靈活且廣泛的功能,你可能仍然感到需要進一步深入學習。那麼,你可以訂閱Notion官方的YouTube頻道,隨時觀看其發佈的各類型教學影片。

Notion Youtube 頻道
來源:Notion – YouTube

Notion所發佈的教學影片不僅有幫你扎實基礎的初階教學,也有能讓你快人一步提升能力的功能區塊細節解說,讓你能完全熟悉如何建立數據庫、設置任務追蹤或使用模板等。

如果想更加深度地使用Notion,你還可以在Notion官方YouTube頻道觀看直播和社群等影片,擴大資源探索范圍!

所有教學影片都是免費的,而且時長較短,配有操作畫面解說,還可以將影片下載到手機,隨時隨地離線觀看。只需要花幾分鐘時間,你就能重溫Notion功能或學習新的實用小技巧,快快行動起來吧!

Notion – YouTube

Notion Academy

結束語

感謝您跟隨我們的Notion教學系列,希望這些指南和示範能幫助您更好地掌握Notion的使用技巧和應用。Notion是一個極富彈性和可擴展性的軟體工具,希望本篇教學中的指南和示範能幫助您更好地掌握Notion的使用技巧和應用,讓您可以根據需求和喜好進行自定義,改善工作環境,提升工作效率!

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