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【專案管理流程】什麼是專案管理?一篇掌專案管理五大流程!

什麼是專案管理流程?如何提升專案管理能力?必備專案管理五大流程!啟動、規劃、執行、監控、總結,一文詳解五大階段實際操作,跟隨案例分析學會每一階段的重點措施!更有專業高效的五大專案管理流程工具推薦,助你速成專案管理高手,快快看下去吧!

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專案流程,或者說專案管理流程是專案管理工作必備的一系列步驟,用於指導和監控專案的進行,確保專案能在預定的時間、預算和品質範圍內完成,同時滿足所有利益相關者的期望。專案管理流程通常包括以下五個主要階段:專案啟動、專案規劃、專案執行、專案監控和專案結束。

在提高專案管理能力的過程中,你一定會不斷優化自己所執行的每一個步驟。那麼,了解熟悉專案管理的五大流程一定也是必不可少的存在。本文將詳細分析專案的啟動、規劃、執行、監控和結束五大流程,帶你一起全面掌握專案管理,快快看下去吧!

專案管理五大流程
專案管理流程圖

專案是什麼?為什麼要做專案管理?

專案是指一組有序的活動組合,通常是為了達成一個特定的目標或成果,這個目標是獨特的,與日常的業務操作有所不同。需要注意的是,專案具有明確的開始和結束時間、預算限制,以及特定的範圍和資源。

那麼我們為什麼要了解專案執行流程,或者說了解專案規劃流程,去有效地進行專案管理、明確了解每一個專案階段呢?很重要的原因是:

  • 達成目標: 確保專案能夠達成你設定的目標和成果。
  • 效率提升: 透過合理規劃和資源分配,提高工作效率,減少時間和成本的浪費。
  • 風險控制: 識別潛在風險,制定應對策略,降低風險對專案的影響。
  • 品質保證: 確保專案成果符合預定的品質標準和要求。
  • 溝通協調: 促進團隊成員和利益相關者間的有效溝通,保持信息流通。
  • 變更管理: 適應和管理專案執行過程中的變更,保持專案目標的一致性。
  • 文件記錄: 提供完整的專案文檔,幫助追蹤進度和管理專案知識。
  • 成果評估: 在專案結束時評估成果,從中學習並改進未來的專案管理實踐。

專案管理 流程一:專案啟動

啟動階段目的及重要性

專案啟動階段的主要目的是確定專案的目標和範疇,並組建好專案團隊。在這個階段,專案經理需要確定專案的需求、目標和預期成果,並選擇合適的團隊成員來完成專案任務。

啟動階段的重要性在於,明確和詳細的專案範疇可以讓所有的利益相關者明白專案的期望成果,並確定他們的角色和職責。此外,恰當的團隊成員也可以確保專案工作有足夠的資源和技能支援,從而有效達成專案目標。

啟動階段的措施

  • 確定專案範疇:這包括確定專案的需求、目標、預期成果和交付時間等。
  • 選擇專案團隊:這包括選擇合適的團隊成員,並確定他們在團隊中所承擔的工作責任。
  • 開展專案啟動會議:在這個會議中,專案經理需要向團隊成員和其他利益相關者介紹專案的目標和範疇。
  • 制定專案章程:專案章程是一份正式的文件,需要詳細說明專案的目標、範疇、資源需求和主要任務里程碑等資訊。

啟動階段應注意什麼?

在啟動階段,專案經理應注意以下幾點:

  • 溝通是關鍵:專案經理需要確保所有的利益相關者對專案的目標和範疇有清晰的理解,從而提供合適的幫助。
  • 選擇合適的團隊成員:專案經理需要選擇具備專案需求相關經驗和技能的團隊成員,以確保他們能夠順利完成專案任務。
  • 確定明確的範疇:專案範疇需要明確、詳細,並且可以量化,以便於後續的專案工作管理和控制。

啟動階段教學案例

假設你的軟體開發公司正在計劃開發一款新的手機應用程式,以下則是其在啟動階段需要完成的步驟:

  • 確定專案範疇:專案經理與公司高層和產品經理進行會議,通過討論和分析,確定該款手機應用程式的主要功能、目標用戶、預期上市時間等。
  • 選擇專案團隊:根據專案需求,專案經理選擇了一位UI設計師、兩位前端開發者、兩位後端開發者和一位測試工程師組成專案團隊,共同開發手機應用程式。
  • 開展專案啟動會議:專案經理召開了專案啟動會議,在會議中向團隊成員和其他利益相關者介紹了專案的目標和範疇,並確保各自明白自身於團隊中所扮演的角色及相應工作。
  • 製定專案章程:專案經理根據啟動會議的結果,製定了專案章程,其中包括需完成的應用程式開發目標、設計師和開發者等成員的分工範圍、開發過程中的資源需求、產能品進行測試和發佈的時間節點等。

延伸閱讀:

專案管理 流程二:專案規劃

規劃階段目的及重要性

規劃階段的主要目的是為專案設定清晰的roadmap路線圖,包括具體的任務、資源分配、時間表和成本預算等。

在這個階段,專案經理需要確定如何達成在啟動階段設定的專案目標。

規劃階段的重要性在於,一個詳細和實際的專案計劃可以幫助專案團隊明確需要做什麼、何時做以及如何做,從而提高工作效率。此外,一個好的計劃還可以幫助專案經理在後續的執行和監控階段中,更好地管理和控制專案的工作進度和成本。

規劃階段的措施

  • 創建工作分解結構(Work Breakdown Structure,簡稱WBS):是一種類似因數分解原理,將專案按照一定原則進行分解的方法,即:專案→各階段任務→成員所負責工作→日常活動。通過WBS分解方法,專案能夠被拆分成更細節、更易於管理的各階段任務和各成員工作。
  • 定義專案任務和活動:這包括確定每個任務的具體內容、所需的資源、負責人以及開始和結束的時間。
  • 規劃時間表:這包括確定專案任務的主要里程碑和期限,以及各個任務的優先順序和所持續時間。
  • 規劃資源和成本:這包括確定完成每個任務過程中所需的人力、物力、財力等資源,以及估計專案的總成本,確保其在預算內實施。
  • 識別風險和制定風險管理策略:這包括識別任務過程總可能影響專案成果的風險,並規劃如何防止或應對這些風險的相關策略方法。

規劃階段應注意什麼?

在規劃階段,專案經理應注意以下幾點:

  • 實際和可達成的計劃:專案計劃需要根據專案相關的實際情況制定,並且要確保所有的任務和目標都是可達成的。
  • 充分考慮風險:在規劃階段,專案經理需要盡可能識別潛在專案風險,並規劃相應的防範和應對措施。
  • 持續的溝通與反饋:專案經理需要與團隊成員和其他利益相關者保持持續溝通,並根據他們的反饋調整計劃。

規劃階段教學案例

如上文所提及的軟體開發公司需要開發一款新的手機應用程式,以下是這個專案團隊在規劃階段需要完成的步驟:

  • 創建工作分解結構(WBS):專案經理將專案的工作分解為設計、開發、測試和上市四個大的任務,並將每個大任務再細化為更小的子任務,如分區設計功能板塊、延後設計應用程式背景等。
  • 定義任務和活動:專案經理為每個子任務確定具體的內容、所需的資源、負責人以及開始和結束的時間。例如,「設計」任務可能包括「用戶研究」、「原型設計」和「視覺設計」等子任務。
  • 規劃時間表:專案經理創建一個時間表,確定專案的主要里程碑和期限,以及各個任務的優先順序、所屬者和持續時間等。例如,「用戶研究」可能需要兩周的時間,而「原型設計」可能需要三周的時間,且「用戶研究」任務需要優先完成。
  • 規劃資源和成本:專案經理確定完成每個任務所需的資源,並估計專案的總成本。例如,「前端開發」任務可能需要五個軟體工程師和一個月的時間,而「前期測試」任務可能需要三個測試工程師和兩周的時間。
  • 識別風險和規劃風險管理策略:專案經理識別可能影響專案的風險,例如技術問題、時間延遲、成本超支等,並提前規劃如何防止或應對這些風險。

在這個階段,專案經理需要密切與團隊成員和其他利益相關者溝通,並根據他們的反饋調整計劃。例如,如果軟體工程師表示開發任務需要的時間比原先預計的多,專案經理可能需要調整時間表或重新分配資源。

一個好的專案計劃需要具備一定的彈性,因為在實際的執行過程中,可能會遇到預期之外的問題和變化。專案經理需要有能力根據變化調整計劃,以確保專案能夠成功完成。

延伸閱讀:

專案管理 流程三:專案執行

執行階段目的及重要性

執行階段是專案管理重要的一環,目標是按照專案計劃去實施和執行專案的各項活動,以達成專案的目標。在這階段,專案經理和團隊成員將會利用資源,在時間限制內完成各自的任務。

執行階段的重要性在於,只有通過有效的執行,才能將專案計劃轉化為實際的產出和結果。此外,有效的執行活動還能確保專案的質量,並提高專案的效率和效益。

執行階段的措施

  • 實施工作:按照專案計劃,專案經理和團隊成員按時執行各項所分配的專案工作和任務。
  • 協調資源:確保專案的人力、物力、財力等資源能夠有效地被利用,不會造成浪費或不足等情況發生。
  • 管理團隊:專案經理和利益相關者可以激勵和指導團隊成員,以提高他們的工作效率和質量,並確保其工作內容在專案范疇之內。
  • 溝通信息:專案經理、團隊成員及所有利益相關者三者之間都需要保持有效的溝通,以確保信息的準確性和及時性。
  • 處理問題和風險:及時發現和處理可能影響專案成果的問題和風險。

執行階段應注意什麼?

在執行階段,專案經理應注意以下幾點:

  • 專案計劃的實施:專案經理需要確保專案計劃的每一個部分都得到實施,並根據實際情況進行細節調整。
  • 團隊管理和領導:專案經理需要有效地管理和領導團隊,以確保他們明白自身所分配的工作任務並且知曉應如何完成。這可能包括提供必要的員工培訓,協助解決工作中的問題,以及給予正面的反饋和支持。
  • 與利益相關者的溝通:專案經理需要與所有利益相關者保持開放和透明的溝通,包括報告專案的進度,解釋任務變化,並解答他們的問題。

延伸閱讀:

執行階段教學案例

假設我們正在管理一個新的手機應用程式開發專案。在這個階段,主要的任務包括:

  • 開發應用程式:這包括編寫程式碼、UI/UX設計、功能測試等。
  • 管理開發團隊:這包括分配任務給團隊成員,確保他們遵循開發工作的最佳實踐措施,並在需要時提供對應的支援。
  • 確保質量:這包括執行各種測試來確保應用程式的性能,並根據反饋進行調整。
  • 與利益相關者溝通:這包括定期更新專案贊助人,加強利益相關者對專案進展的理解,並有效回應他們的期望。

例如,在開發過程中,團隊發現一個重大的技術問題,該問題可能導致專案延期。在這種情況下,專案經理需要立即與團隊和利益相關者溝通,解釋問題的性質,並研究解決方案,這可能包括調整專案計劃或尋求額外的資源協助等。

此外,專案經理還需要更新風險管理計劃,以包含此風險和應對策略。

透過這種方式,專案經理可以確保專案在面對挑戰時仍能按計劃進行,而不會陷入混亂或延誤。

專案管理 流程四:專案監控

監控階段目的及重要性

監控階段是專案管理過程中不容忽視的環節。在這個階段,專案經理和團隊需要根據先前定義的專案計劃和基礎,追蹤和評價專案各項工作的實際進度和團隊成員的具體表現。其主要目的是確保專案的進度、質量和成本與計劃相符,並有效控制專案過程中出現的各種變更。

監控階段的重要性在於能夠幫助專案經理時刻了解專案任務的實際情況,並通過分析提前發現可能存在或發生的問題及風險。此外,有效的監控還可以確保專案的資源被有效地利用,且團隊成員間能達到及時和高效的配合。

監控階段的措施

  • 追蹤進度:專案經理需要定期檢查專案任務的實際執行進度,並與專案計劃進行比對。如果實際進度落後於計劃,則需要找出原因並制定改進方案。
  • 評價表現:專案經理需要評估專案各階段任務成果和團隊成員工作狀態的實際表現,包括質量、成本和時間等方面,並與專案計劃進行比對。
  • 控制變更:專案經理需要及時有效地控制專案過程中可能會出現或突發的意外情況,以確保變更不會對專案的目標和結果產生不利影響。
  • 報告情況:專案經理需要定期向所有利益相關者報告專案的實際情況,包括進度、表現和變更等,令相關人員明白專案工作正在如何進行及是否可達到預期標準等。

監控階段應注意什麼?

在監控階段,專案經理需要注意以下幾點:

  • 準確的數據:監控工作需要基於準確和可靠的數據或相關具體信息。因此,專案經理需要建立有效的數據收集和處理系統,能夠收集所有相關的專案資訊並進行高效分析。
  • 及時的反應:當發現問題或風險時,專案經理需要及時反應,並制定改進措施,處理問題並防范風險。
  • 有效的溝通:專案經理需要定期向所有利益相關者報告專案的狀況,並及時解答他們的問題和疑慮。

監控階段教學案例

在一個建築專案中,你擔任專案經理的角色。專案的目標是在9個月內完成一棟五層的辦公大樓建設。專案團隊已經完成了專案啟動和規劃階段,開始進入執行階段。在專案任務的進行中,你需要不斷地監控和控制專案的進度、成本和質量,以確保專案按計劃順利交付成果。

進度監控

每週與團隊成員及利益相關者進行會議,了解每部分任務的進度和所需資料等,並及時調整計劃以確保專案按照預定的時間表進行。例如,如果發現「樓層建築」部分的進度落後,你可能需要增加建築工人的人力資源或調整其它工作順序來確保整體進度不受影響。

延伸閱讀:【進度表】追蹤專案進度,做好時程管理|甘特圖範例!

成本監控

你需要密切關注專案的成本,以確保不超出預算。這包括了人工成本、材料成本、設備租賃等各種成本。如果發現某一部分的成本超出預算,你需要及時找出原因並採取適當的措施,例如優化建築工作流程、尋找更具性價比的建材供應商等。

質量監控

你需要確保專案的結果達到預期的質量標準。這可能需要定期檢查地基樓層等建築的質量、測試建築材料的穩固性或評估所修建的辦公大樓是否每一部分都達到了文件標示的檢測標準等。如果發現存在質量不佳等問題時,你需要找出問題根源,追責相關負責人員並處理問題,進行重建等,以確保最終的專案結果(辦公大樓)達到預期的質量標準。

延伸閱讀:品質管理是什麼?怎麼做?一文全解品質管理提升技巧!

專案管理 流程五:專案總結

總結階段目的及重要性

專案管理的總結階段,也被稱為專案結束或專案關閉階段,其主要目的是確保所有工作已經完成,並且已經順利達成專案目標。這是一個評估專案表現並學習經驗教訓的機會,對未來的專案管理可以提供寶貴的參考資訊。

總結階段的重要性在於,它提供了一個機會去評估專案的成功與否,理解並記錄專案的挑戰和困難,以及解決問題的方法。這可以幫助組織改進專案經理、團隊成員和利益相關方等人員的專案管理實踐,並且將這些學習應用於未來的專案。

總結階段的措施

  • 確定成果:確定所有專案活動都已經完成,包括所有的工作產出和交付物,並驗證專案的目標和目的是否已經達成。
  • 審查並回顧:進行後期工作審查或專案回顧,以評估專案的成功效果,並識別需要進行改進的領域和所學習的經驗教訓。
  • 編制報告:根據專案管理過程中成員的工作表現、任務完成情況、所遇到的風險挑戰、推動成功的因素等等,撰寫專案總結報告,並在其中反思所學習到的經驗。
  • 結算:結束所有與該專案任務相關的合約和協議,並確定所有的待支付費用或租借資源等都已經結算。
  • 關閉專案:正式關閉專案,並將專案的成果和學習教訓與所有相關的利益關係者共享。

延伸閱讀:8 步高效撰寫專案報告!教你掌握專案報告架構和進度|附範例

總結階段應注意什麼?

  • 確保所有的工作都已經完成:這包括所有的活動,任務,和成果交付。如果有任何未完成的工作,需要確定如何處理,如是否列為作廢任務或繼續完成。
  • 適當地記錄和共享學習的教訓:這是一個學習和改進團隊及個人專案管理的機會,因此需要確保所有的經驗教訓都被正確記錄和共享。
  • 確保所有的合約和協議都已經結束:這包括確定所有的支付款項和資源等都已經結算,協議時間已經結束。
  • 適當地慶祝和感謝團隊的努力:專案的成功是團隊共同努力工作的結果,因此需要適當地慶祝並感謝團隊的努力,同時以此作為激勵。

總結階段教學案例

在一個為期6個月的軟體開發專案中,專案團隊成功地完成了所有的工作和交付物,並且達成了專案的目標。在總結階段,專案經理進行了以下活動:

與團隊和利害關係者一起進行了後期審查,評估了專案的成功效果,並識別了可以改進的領域和學習的經驗教訓。例如,他們發現在用戶需求分析階段有些溝通不清的問題導致了產品開發工作延遲,並決定在未來的專案中改進這個過程。

編制了專案結束報告,記錄了專案過程中開發工程師和產品經理的優異表現,後期軟體測試過程中遇到的挑戰和通過這次開發工作所學習到的經驗教訓。這份報告將被存檔,並在未來的專案中作為參考。

結束了全部的合約,如軟體零件供應商、產品發佈場地、用戶調查委托團隊等,並確定了所有支付和費用都已經結算。

最後,專案經理組織了一個慶祝活動,以感謝團隊的努力並慶祝專案的成功。他們也將專案的結果和學習的教訓與所有的利害關係者共享。

五款提速增效的專案管理軟體工具

透過上述討論,相信你已經對專案管理的五大核心流程有了深入理解。從專案啟動到專案結束,每一個階段都發揮著不可忽視的重要作用,並為專案的成功提供了堅實基礎。如何更好地貫徹執行這些流程呢?這裡為大家推薦五款多功能的專案管理軟體工具,能夠幫助你快速啟動專案管理,高效執行並追蹤專案工作,提升專案管理效能!

Monday.com

Monday.com 是一個高度靈活和可自訂的專案管理軟體工具,你可以根據自己或團隊的專案需求和工作流程來設定相應的專屬工作板。

來源:monday.com

Monday.com 的專案管理功能包括任務和子任務管理,時間線視圖,自動化工作流程,以及與其他工具(如 Slack、Google Drive 、Microsoft Office)的集成等。

以一個營銷專案為例,你可以使用 Monday.com 建立一個任務板,將任務按照進度(如待辦,進行中,已完成)分類。你也可以設定自動化規則,例如當一個任務完成時,自動將其移動到已完成列,以此節約團隊工作時間和精力。

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ClickUp

ClickUp 是一個全方位的專案管理軟體工具,提供了各種功能以幫助你更有效地管理和追蹤專案工作。ClickUp 的功能包括任務管理、時間追蹤、文件共享、Gantt Chart(甘特圖),和集成與其他工具(如 Google Drive、Slack、GitHub)等等。

使用 ClickUp,你可以輕鬆地分配任務,追蹤進度,並與團隊成員進行有效的溝通。

來源:ClickUp

例如,如果你正在管理一個新產品開發專案,你可以使用 ClickUp 建立和分配任務,並通過 甘特圖來視覺化整個專案的時間表。你也可以使用時間追蹤功能來追蹤團隊的工作時間和任務進展,並確保成員的專案工作保持在預定的時間範圍內。

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Notion

Notion 是一款多功能的軟體工具,提供了文檔管理、數據庫管理、專案管理(Notion Projects)Notion AI專案管理功能。它的強大之處在於其文檔和數據庫管理功能,讓你可以根據專案工作需求來創建專屬工作空間和系統,集成並分析所需專案資訊,尤其適合處理大型或複雜專案。

來源:Notion

假設你正在管理一個書籍出版專案,你可以使用 Notion 建立一個數據庫來追蹤所有的出版工作項目,包括作者的寫作工作進展、封面設計處理、印刷工廠產品交付時間等各項任務的進展、負責人、截止日期等等。你也可以創建專屬的專案日曆來視覺化所有的截止日期和重要事件,確保書籍能夠準時進行出版。

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Teamwork

Teamwork 是一款針對專案管理開發的軟體工具,提供了一個集中的平台來組織和追蹤專案的所有方面。功能包括時間追蹤、資源管理、網頁管理、全局視圖和項目計劃等,尤其適合協助你處理客戶服務、網站開發建設、銷售團隊等相關的專案工作,管理整合所需的專案資訊。

例如,在一個網站設計專案中,你可以使用 Teamwork 的項目計劃功能來建立和分配任務,並使用時間追蹤功能來追蹤每個任務的工作時間和團隊成員的配合情況。你也可以使用文件管理功能來存儲和共享專案相關的所有文件和資源,通過專門的網站開發功能進行代碼編寫、產品測試、頁面設計等工作。

Wrike

Wrike 是一個專業的專案管理軟體工具,提供了各種強大的功能來幫助你和團隊計劃、追蹤和管理你們所負責的專案。功能包括互動式 Gantt Chart(甘特圖),實時活動流,自定義儀表板,和與其他工具(如 Google Drive、Microsoft Office、 Slack)的集成。

例如,在一個軟體開發專案中,你可以使用 Wrike 的互動式甘特圖來計劃和視覺化專案的時間表。你也可以使用實時活動流來隨時追蹤專案的最新任務進展,並使用自定義儀表板來查看專案是否達到預期的關鍵指標和團隊成員的工作狀態。

以上五款專案管理軟體工具都能夠令專案管理流程提速增效,而且都提供了免費賬號試用服務,包含多種功能可以體驗,你可以和團隊一起註冊免費賬號試用不同的軟體工具,看看哪一款更符合你和專案團隊的具體需求及工作流程!

結語

希望透過這篇文章對專案管理流程的詳細介紹,你已經掌握了如何進行有效的專案管理。無論你是專案經理,還是希望了解更多專案管理知識的專業人士,都可以把這五大核心流程作為指南,配合使用相對應的專案管理軟體工具,讓你的專案工作順利達成預期目標!

關於專案管理流程的常見問題(FAQs)

什麼是專案管理流程的五個主要階段?

專案管理流程的五個主要階段包括:專案啟動、專案規劃、專案執行、專案監控和專案結束。

專案範疇是什麼?

專案範疇是指專案的目標、成果、任務、責任、結果、標準和期限等。專案範疇通常在專案規劃階段確定。

如何管理專案風險?

專案風險管理包括識別、評估和管理專案的風險。這可能包括制定風險管理策略,例如轉移風險、減少風險或接受風險。

如果專案超出預算或超時,應該怎麼辦?

如果專案超出預算或超時,專案經理需要找出原因,然後制定並實施改進計劃。這可能包括調整專案範疇、增加資源或修改專案計劃。

專案結束階段的主要活動是什麼?

專案結束階段的主要活動包括專案的評估和審核,並總結專案經驗和教訓。這可能包括專案的成功和失敗的分析,以及將這些經驗和教訓應用到未來的專案上。

誰是專案的利益相關者?

利益相關者是指在專案中有利害關係的個人、團體或組織。他們可能直接或間接受專案影響,或對專案的結果有特定的期望。

如何確保所有的利益相關者都在專案決策中被考慮到?

通過有效的溝通和利益相關者管理,專案經理可以確保所有的利益相關者都在專案決策中被考慮到。這可能包括定期的溝通和報告,以及在專案決策中考慮利益相關者的觀點和需求。

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