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【SOP】SOP 意思?工作SOP怎麼寫?5步完成SOP製作範例教學

如何統一業務標準?怎麼才能讓自己的業務工作流程更加統一,提高整體效率?學會采用SOP 進行標准作業流程製作必不可少!專業SOP 適用於各個行業,無論是餐飲、生產還是銷售,都能通過針對性製作工作SOP來查漏補缺,快跟著我們的SOP範例行動起來吧!

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在日常工作中,我們經常會聽到 「SOP」 這個詞,但是你真正理解它的意義和重要性嗎?SOP 究竟是什麼意思呢?

其實SOP,也就是 「Standard Operating Procedure」 ,中文譯為「標準作業程序」,顧名思義也就是所有工作都按相同的標準和流程來完成,旨在提高效率並確保質量。無論是在製造業、科技業,還是服務業,SOP 都有著無可替代的價值。

讓我們一起通過實際工作 SOP 範例來理解如何實際應用製作標准作業流程!

SOP是什麼意思?SOP意思解析

SOP 是 「Standard Operating Procedure」 的縮寫,中文常被譯為「標準作業程序」。SOP 是一套制定特定操作或系統的詳細指南,目的是確保所有工作都按照相同的標準和流程來完成,以提高效率並確保質量。

SOP 適用於許多不同的場景,包括製造、醫療、科技、教育等行業。在這些場景中,SOP 可以幫助確保所有員工遵循相同的工作方式,提供一致的產品或服務,並且可以作為訓練新員工的工具。SOP 不僅可以幫助你提高工作效率,還可以減少任務中的錯誤和混亂,確保其符合法規和業界標準。

Process Documentation Template monday
使用 monday 來建立你的SOP流程。來源:Process Documentation Template | monday.com

延伸閱讀:Monday.Com 好用嗎?專案管理功能實測|個人使用評價分享!

建立SOP 標準作業流程有什麼用?SOP流程在各行業中的重要性

了解完了什麼是SOP,那就一起來看看建立SOP(Standard Operating Procedure,標準作業流程)的在各行各業當中都有些什麼好處吧:

  • 確保一致性和質量:通過制定一致的標準,所有的工作流程都可以達到相同的效果與質量。這對於製造業、醫療業、食品業等需要保證產品或服務質量一致的行業尤為重要。
  • 提高效率:明確的作業流程可以減少員工進行判斷或尋找最佳作法的時間,從而提高工作效率。
  • 易於訓練:有了明確的 SOP,新員工的訓練變得更容易,因為他們可以按照既定的標準來學習工作流程。
  • 符合法規與規定:在某些行業,例如醫藥、食品、航空等,法規可能要求有明確的 SOP。這樣可以證明企業有一套標準流程來確保安全與質量。
  • 減少錯誤:明確的 SOP 可以減少員工犯錯的機會,因為他們可以按照既定的流程來操作。
建立SOP 標準作業流程有什麼用?SOP 在各行業中的重要性
使用Notion來建立你的作業流程。來源:Standard operating procedure | Notion Template

延伸閱讀:【Notion 教學】2024超夯Notion 筆記軟體 | 15分鐘快速上手

從上面的內容不難看出,在各行業中,SOP 的重要性都不容忽視。

例如,在製造業中,SOP 可以確保產品的一致性和質量;在醫療業中,SOP 可以確保病人得到一致而安全的護理;在餐飲業中,SOP 可以確保食品的衛生與品質;在教育行業中,SOP 可以確保教學質量等等。所以,無論哪個行業,都需要建立和遵循 SOP。

SOP工作流程範例:SOP 日常工作應用

如果只說SOP的不可忽視,但是沒有證據來佐證它的重要之處,那無異於是在耍流氓。其實,在許多全球知名的連鎖企業中,如麥當勞(McDonald’s)和優衣庫(UNIQLO),SOP(標準作業程序)起著至關重要的作用。下面我們將對這兩家公司的 SOP 進行簡要的介紹和分析。

麥當勞工作SOP

麥當勞的成功在很大程度上歸功於其高度標準化的作業程序:

  • 點餐流程:為了確保快速有效的服務,麥當勞制定了專門的點餐流程,包括接收訂單、輸入系統、收款、製作食物和提供食物等步驟。
  • 食品準備:麥當勞的每一款產品都有特定的製作方法和時間,比如漢堡的烹飪時間和溫度,沙拉的製作和包裝方式等。
  • 清潔和衛生:麥當勞對於清潔和衛生有嚴格的規定,比如洗手的頻率、清潔用具的使用和更換時間等。

優衣庫工作SOP

優衣庫也有一套完整的 SOP 系統,以確保其全球各地的店鋪提供一致的服務和品質:

  • 商品陳列:優衣庫對於商品的陳列方式有嚴格的規定,比如商品的擺放順序、顏色分類、價格標簽的位置等。
  • 庫存管理:優衣庫有一套詳細的庫存管理流程,包括商品的接收、檢查、上架、銷售和庫存盤點等步驟。
  • 顧客服務:優衣庫對於接待顧客、提供服務和處理投訴等有一套標準流程,以確保每一位顧客都能得到優質的服務。

這兩家公司的 SOP 不僅確保了各地店鋪的一致性,也提高了工作效率,並確保了商品和服務的品質。這說明了 SOP 在現代企業中的重要性。

SOP:辦公室郵件處理流程

  1. 收取郵件:每天早上 9:00,由指定的員工(例如前台接待員)去郵箱收取郵件。
  2. 郵件分類:將收到的郵件按照類型和接收者分類。例如,個人郵件、公司郵件、賬單等。
  3. 分發郵件:將郵件放入對應的員工信箱,或者直接交給接收者。對於重要或敏感的郵件,可能需要直接交給接收者或其秘書。
  4. 記錄郵件:對於重要的郵件,需要在郵件登記簿上記錄其接收日期和內容摘要。
  5. 存檔郵件:將已處理的郵件存檔,以便日後查詢。

這份 SOP 確保了郵件能夠及時、準確地被處理和分發,並可以追蹤郵件的處理狀況。同時,它也為新員工提供了清晰的指導,讓他們了解如何處理郵件。此外,這份 SOP 也適用於不同的辦公室環境,只需根據具體情況做出適當調整即可。

工作SOP怎麼寫?SOP製作:標準作業程序SOP範例

我們可以參考這些步驟來制定有效的 SOP(標準作業程序):

第一步:明確目標

首先,你需要明確 SOP 的目標和它將覆蓋的工作範圍,這可能涉及到特定的工作流程、作業步驟或工作程序。

第二步:收集信息

收集所有相關資料,包括現有的指南、規定或手冊,還有員工的經驗和建議,這些信息是撰寫 SOP 的基礎。

第三步:編寫草案

根據收集到的資料,撰寫清晰、具體的 SOP 草案。語言要易懂,步驟要詳細,確保每個人都能理解並按照 SOP 執行工作。

第四步:審核和測試

請專業人員或有經驗的員工審核草案並提供反饋。根據反饋進行修改,然後在安全的環境中測試 SOP,確保其可行性和效率。如果發現問題,及時調整。

第五步:正式實施和更新

最終版本的 SOP 確定後,分發給所有相關人員,確保他們理解並遵循這個作業流程,必要時進行培訓來幫助員工熟悉新的 SOP。

然後是定期審核和更新 SOP,確保它反映最新的工作實踐和規範。每次更新時,都需要將新版本分發給相關人員,並可能需要提供更新培訓。

需要注意的是,一份好的 SOP 應該足夠詳細,以便新的員工可以根據它完成工作,但它也應該足夠靈活,可以適應變化的工作環境或需求。

組織圖、流程圖、表格協助製作SOP

既然是製作 SOP標準作業流程(Standard Operating Procedure),那麼類似於組織圖、流程圖和表格可以提供結構化的視覺化方式讓流程更加清晰,下面來看看它們是怎麼在SOP中起到作用的~

組織圖

組織圖可以幫助理解和視覺化一個組織的結構。在 SOP 中,你可以通過組織圖來確定哪些部門或人員涉及到特定的流程,並指出他們在該流程中的角色和責任,如果你不了解什麼是組織圖的話,也可以看看我們的其他文章:

延伸閱讀 → 【組織圖】公司架構圖怎麼做?免費範本教你理清組織結構!

Organizational Chart Template by ClickUp
ClickUp的模板可以很好地幫你規劃組織圖。來源:Organizational Chart | Template by ClickUp™

流程圖

流程圖是通過圖形化表示工作流程的方式,它可以清楚地顯示出流程的各個步驟、決策點和方向。在製作 SOP 時,你可以使用流程圖來視覺化整個作業流程,從而令工作流程的各個部分和整體成為更容易理解和執行的單元。

延伸閱讀 → 【流程圖軟體】六款高效flow chart軟體推薦,免費線上使用!

Miro 流程圖
Miro的流程圖可以很好幫助你製作SOP。來源:Miro

表格

在 SOP 中,你可以使用表格來列出每個步驟的具體細節,例如需要的時間、工具、資源和責任人等。你也可以通過表格來追蹤和紀錄 SOP 的執行情況,例如完成日期、問題和改善措施等。

假設你正在為一家餐廳製作一份「準備餐點」的 SOP:

  1. 首先,你可以創建組織圖來顯示餐廳的組織結構,並指出哪些員工(例如廚師、服務員等)將參與到這個流程中。
  2. 然後,你可以創建流程圖來顯示「準備餐點」的流程。這可能包括接收訂單、準備食材、烹飪、裝盤和送餐等步驟,以及在每個步驟中需要做出的決策(例如,如果某種食材缺貨,應該如何處理)。
  3. 最後,你可以創建一份細節表格來列出每個步驟的具體細節。例如,「準備食材」這個步驟可能需要列出所需的食材、工具和時間,以及負責這個步驟的員工。
Restaurant SOP
使用ClickUp的餐廳表格模板來製作你的SOP。來源:ClickUp SOP Template

延伸閱讀:ClickUp是什麼?最全ClickUp 教學,多視圖看板+甘特圖!

總的來說,組織圖、流程圖和表格都是製作 SOP 的有力工具,它們可以幫助你更好地組織和呈現資訊,從而使得 SOP 更容易理解和執行。

六大製作 SOP 標準作業流程軟體推薦

上面介紹了這麼多關於 SOP 的資訊,你一定也清楚這是一個看上去簡單,實際上步驟不少,需要仔細核對的工作,所以手動編寫和維護 SOP 不僅耗時,還容易出錯。

為了幫助你更輕鬆地管理和更新 SOP,我們精選了六款優秀的 SOP 制作軟體,它們功能強大且操作簡便,能夠滿足不同規模和行業的需求。

monday.com

高效工具製作SOP 標準作業流程:Monday.com優勢功能特點
使用 monday.com 來製作 SOP。來源:Process Documentation Template | monday.com

Monday.com 提供了一種全新的工作方式,是一款可定制的工作作業系統,可以根據你的需求來自訂工作流程。它提供了各種產品和工具來協助你的團隊進行工作,例如:

  • 看板:看板是 monday.com 工作作業系統的核心,你可以根據自己的方式來定制它,用來管理從專案到部門的任何事情。
  • 視圖:你可以通過多種視圖(如看板視圖、日曆、時間線、甘特圖等)來有效地視覺化和規劃你的工作。
  • 儀表板:你可以用Monday.com 的自定義儀表板來跟蹤任務進度、時間和預算,從而更好地做出決策。
  • 整合:你可以將 monday.com 與你最喜歡的工具進行整合,以完成更多的工作。例如,你可以整合 Slack、Dropbox、Adobe Creative Cloud 等。
  • 自動化:你可以選擇多種自動化規則設置,或者在幾分鐘內創建自己的配方,以精簡流程並專注於重要的工作。
  • 外掛:你可以用 monday 外掛來擴展你的工作作業系統的能力。你可以用自定義視圖、小工具、整合等來增強你的工作流程。
  • 文檔:你可以將文本轉換為操作項目,只需幾次點擊就可以在任何文檔中實時連接、協作並執行想法和工作流程。

對於製作 SOP(標準作業流程),monday.com 是很好的選擇,你可以通過它定制Workflow,並通過整合和自動化來精簡流程。也可以建立視覺化的看板來跟蹤 SOP 的各個部分,並使用自定義的儀表板來獲取進度和時間的見解。使用自動化來自動處理某些任務,讓你能夠專注於最重要的工作。

Notion

組織圖、流程圖、表格協助製作SOP Notion
Notion 的SOP 模板十分豐富。來源:Best Standard Operating Procedure (SOP) Templates from Notion

Notion 是一款強大的筆記和組織工具,提供了多種內置模板範本和板塊功能(如文檔、表格、看板、日曆、圖片等)來創建和管理 SOP。你可以使用其模板庫中的專案項目管理模板來開始,然後根據你的需求進行自定義。Notion 還有強大的數據庫功能,你也可以通過它來創建和管理 SOP 的所有相關資訊。

Notion 的 SOP 官方教學影片。點擊即可觀看☝️。

ClickUp

ClickUp 是一款全面的專案項目管理工具,可以用於創建和管理 SOP。你可以通過它的列表、看板和日曆視圖來規劃和跟蹤任務。

ClickUp 還提供了文檔功能,讓你可以編寫和儲存 SOP,並且可以直接在任務中鏈接該 SOP。此外,你還可以創建自定義欄位和表格以組織資訊,並使用其內置的 Gantt Chart 甘特圖功能來視覺化你的 SOP。

ClickUp 的官方SOP 製作教學影片,點擊即可觀看☝️。

FigJam

FigJam 也是一款專業的線上白板工具,由設計工具 Figma 開發的。你可以使用 FigJam 來繪製你的 SOP 的流程圖,並且可以與你的團隊即時協作。FigJam 提供了各種繪圖和標記工具,如形狀、箭頭、文字、貼紙等,這些工具都能幫助你視覺化你的 SOP。

延伸閱讀:【Figjam是什麼】 高效好用的數位白板軟體,Figjam 教學全解

組織圖、流程圖、表格協助製作SOP FigJam
FigJam 的超強自訂功能讓你可以自訂你的 SOP 流程。來源:Process Map Template | Free Tool | FigJam

Miro

Miro 也是線上的協作白板工具,你可以通過其來創建和共享 SOP 流程圖。Miro 提供了各種預先設定的模板,包括流程圖、組織圖、看板等,這些都可以用來視覺化你的 SOP。另外,Miro 還具備強大的協作功能,讓你和你的團隊可以在同一線上白板上共同編輯和討論。

組織圖、流程圖、表格協助製作SOP Miro
使用Miro 白板來製作你的 SOP 。來源:SOP Template | Miro

Lucid

Lucid 是一款包含 LucidchartLucidspark 兩種主要產品的軟件平台。這兩種工具都可以在製作 SOP(Standard Operating Procedure)時提供組織圖、流程圖和表格的創建、編輯等功能。

Lucidchart 作為一款線上的圖表和圖形創建工具,提供了多種內置模板和圖表形狀,可以用於創建各種類型的圖表,包括組織圖和流程圖,令其成為視覺化 SOP 的理想工具。

例如,你可以通過 Lucidchart 來創建流程圖,詳細地描繪出 SOP 的每個步驟、決策點和方向。此外,你也可以使用 Lucidchart 來創建組織圖,顯示出負責 SOP 的各個部門和人員及其角色。

組織圖、流程圖、表格協助製作SOPLucidchart
使用Lucid 的流程圖來製作你的 SOP。來源:How to Write a Standard Operating Procedure that Makes Sense| Lucidchart Blog

Lucidspark 則是也一款專業的線上協作白板工具,提供了各種繪圖和標記工具,以及即時協作功能。你可以通過 Lucidspark 來創建和共享 SOP 的流程圖,並與你的團隊一起在同一白板上編輯和討論。此外,Lucidspark 還有強大的板塊和卡片功能,你可以用它來創建和管理 SOP 的各種資訊,例如任務、責任和時間表等。

組織圖、流程圖、表格協助製作SOP Lucidspark
Lucid 的寫作白板工具可以讓你和成員共同編輯 SOP。來源:IT’s Toolkit for Effortless Documentation | Lucid

總的來說,這些工具都可以協助你製作 SOP,你可以根據你的需求和喜好選擇最適合你的工具。

工作 SOP 範例、工廠SOP標準作業流程範例、餐飲SOP標準作業流程

工作 SOP 範例:作業流程SOP範例

  1. 步驟一:接收客戶的服務請求或問題。
  2. 步驟二:確認客戶的資訊並記錄問題的詳細情況。
  3. 步驟三:根據公司的問題解決流程來處理問題。
  4. 步驟四:向客戶解釋問題的解決方案並確認他們對此的理解。
  5. 步驟五:完成問題解決後,與客戶確認他們的滿意度,並記錄所有結果。

這個 SOP 範例的實際應用可以在任何需要客戶服務的行業中看到,其效果表現在提供一致的服務質量,提高客戶滿意度,並有助於培訓新的客戶服務人員。

工廠SOP範例:客戶服務 SOP

  1. 步驟一:確認生產訂單的詳細資訊,包括生產的產品、數量和時間。
  2. 步驟二:准備生產所需的原料和設備,按照產品製造流程進行生產。
  3. 步驟三:檢查產品的質量以確保符合標準。
  4. 步驟四:完成生產後,將產品分類和包裝。
  5. 步驟五:記錄生產過程的所有詳細資訊。
工廠SOP標準作業流程範例生產線 SOP
使用Miro自訂工廠 SOP。來源:What is an SOP? | Miro

這個 SOP 範例的實際應用可以在任何製造業中看到,其效果表現在確保生產過程的一致性,提高產品質量,並有助於培訓新的生產線工人。

餐飲業SOP範本:食物準備 SOP/服務業SOP範本

  1. 步驟一:確認客戶的訂單資訊。
  2. 步驟二:準備食物製作所需的食材和設備,按照食譜來製作食物。
  3. 步驟三:檢查食物的質量和口味以確保符合標準。
  4. 步驟四:將食物裝盤並送到客戶的桌子上。
  5. 步驟五:記錄所有的準備過程和時間。
餐飲 SOP 範例:食物準備 SOP
使用 ClickUp 的餐廳 SOP 模板來製作你的 SOP。來源:Restaurant SOP | Template by ClickUp™

SOP 可以實際應用於餐廳、咖啡店或任何餐飲業中,其效果表現在保證食物的一致性,提高顧客滿意度,並有助於培訓新的廚師或服務員。

總結來說,SOP 不僅是一份系統文件,更是一種工作理念,通過組織化和系統化的方式將工作流程明確化,讓每位員工都能清楚理解自己的工作範疇和責任。制定和遵循 SOP,不僅可以提高工作效率,而且可以確保服務或產品的質量,讓我們的工作更具效益和價值!

關於SOP的常見問題(FAQs)

SOP 是什麼?

SOP 是英文 “Standard Operating Procedure” 的縮寫,中文常被譯為「標準作業程序」。SOP 是制定特定操作或系統的一套詳細指南,目的是確保所有工作都按相同的標準和流程來完成,以提高效率並確保質量。

SOP 的目的是什麼?

SOP 的目的主要有三個:確保一致性和質量,提高效率,並作為員工訓練的工具。通過標準化,機構可以確保即使在員工更換時,其操作也能保持一致。此外,它可以幫助新員工快速理解和掌握工作流程。

怎樣撰寫一份有效的 SOP?

一份有效的 SOP 應該清楚明瞭,易於理解,並且詳細解釋了每個步驟。撰寫 SOP 的基本步驟為:
確定目標:明確理解 SOP 的目的和目標。
描述流程:將每個步驟詳細列出,並確保其易於理解且不含歧義。
審核和測試:由員工或同事審核 SOP,並在實際環境中測試其實用性和效果。
提供訓練:確保所有相關員工都了解和掌握 SOP。
定期更新:隨著工作流程的變化,定期更新 SOP 以確保其始終反映最新的工作方式。

SOP 需要定期更新嗎?

是的,SOP 應該定期更新以反映工作流程的變化,並確保其始終符合最新的法規和業界標準。此外,如果發現 SOP 在實際應用中存在問題,也應立即修改。

SOP 和工作指南有何區別?

SOP 和工作指南都是用來指導員工如何完成工作的文件,但兩者有些許區別。在大多數情況下,SOP 更加詳細,並將流程分解為具體的步驟,而工作指南可能只提供大致指導和一般性的建議。對於需要準確控制和高度一致性的操作,通常需要準備 SOP。

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