加班費計算Excel教學總覽
加班費計算是人資、專案管理與團隊協作中不可或缺的一環。隨著組織規模擴大，如何正確、快速地統計加班時數與費用，成為提升管理效率與保障員工權益的關鍵。Excel因其彈性與自動化能力，成為多數企業處理加班費的首選工具。本文將結合台灣法規、實務案例與Excel進階技巧，帶領你從零開始設計專業的加班費計算表，並協助解決常見問題。
加班費計算的基本規則與法規說明
台灣加班費計算法規簡介
根據台灣勞動基準法，員工加班費的計算方式會因加班時段與性質不同而有所差異。主要分為以下幾種情境：
- 平日加班（超過正常工時）：每小時工資的1.33倍（前2小時），之後為1.66倍。
- 休息日加班：根據實際加班時數，前2小時為1.33倍，之後為1.66倍，並需給付全日工資。
- 國定假日加班：原則上不得加班，若有特殊狀況，則需給付雙倍工資。
加班費計算時，需先確認員工的基本工資、正常工時、加班時數與加班性質，並依據法規適用正確倍率。
加班費計算常見情境
-
案例一：平日加班
員工A平日下班後加班3小時，前2小時以1.33倍計算，第3小時以1.66倍計算。 -
案例二：休息日加班
員工B於週日加班4小時，前2小時1.33倍，後2小時1.66倍，並需給付全日工資。 -
案例三：國定假日加班
員工C於國定假日加班2小時，需給付雙倍工資。
這些情境在設計Excel表格時，必須能靈活對應，確保計算正確。
Excel加班費計算表格設計步驟
準備基本資料（工資、工時、加班時數）
在建立加班費計算表前，需蒐集以下資料：
- 員工姓名與部門
- 每小時基本工資（可由月薪/時薪換算）
- 正常工作時數（每週或每月）
- 加班日期、時段、時數
- 加班性質（平日、休息日、國定假日）
建議將這些資料分欄輸入，並以資料驗證功能（Data Validation）限制加班性質選項，避免輸入錯誤。
產業應用情境：
在製造業，常需統計不同班別的加班費；在科技業，則需依專案分攤加班時數。這些都可透過欄位設計與資料驗證提升準確性。
建立員工加班費計算表（含範例）
以下為多員工、多週期的加班費計算表設計範例：
| 員工姓名 | 部門 | 每小時工資 | 加班日期 | 加班性質 | 加班時數 | 加班費 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 張三 | 行政 | 200 | 5/10 | 平日 | 3 | |
| 李四 | 業務 | 220 | 5/12 | 休息日 | 4 | |
| 王五 | 技術 | 250 | 5/15 | 國定假日 | 2 |
設計建議：
– 使用「加班性質」欄位，方便後續公式自動判斷倍率。
– 若需統計多週期，可增加「週次」或「月份」欄位。
輸入加班時數與自動化驗證
為避免加班時數輸入錯誤，可在「加班時數」欄設定資料驗證，限制為正整數且不超過法定上限。
同時，「加班性質」欄可設下拉選單（平日、休息日、國定假日），確保資料一致性。
常見錯誤：
– 輸入負數或非數字
– 加班性質拼寫不一致，導致公式錯誤
加班費公式設計（含不同倍率）
根據加班性質自動套用不同計算公式，以下為常用公式設計：
1. 平日加班公式（以E2為加班性質，F2為加班時數）
– 前2小時：=MIN(F2,2)C21.33
– 超過2小時：=MAX(F2-2,0)C21.66
– 總加班費：=MIN(F2,2)C21.33 + MAX(F2-2,0)C21.66
2. 休息日加班公式
– 前2小時：=MIN(F2,2)C21.33
– 超過2小時：=MAX(F2-2,0)C21.66
– 加上全日工資：=C2正常工時 + MIN(F2,2)C21.33 + MAX(F2-2,0)C2*1.66
3. 國定假日加班公式
– =F2C22
自動判斷倍率公式（以G2為加班費欄位）
可用IF或SWITCH函數自動判斷：
=IF(E2="平日", MIN(F2,2)*C2*1.33 + MAX(F2-2,0)*C2*1.66,
IF(E2="休息日", C2*正常工時 + MIN(F2,2)*C2*1.33 + MAX(F2-2,0)*C2*1.66,
IF(E2="國定假日", F2*C2*2, 0)))
實務案例：
某科技公司每月需統計數十名員工的加班費，透過上述公式自動計算，大幅減少人為錯誤與人工核對時間。
進階應用：SUMIF/條件格式/自動統計
-
SUMIF統計部門加班費
統計某部門本月加班費：
=SUMIF(部門範圍, "技術", 加班費範圍) -
條件格式
對加班時數超過法定上限（如每月46小時）自動標紅，提醒管理者審核。 -
自動統計月/週加班費
以PIVOT TABLE（樞紐分析表）快速彙總各部門、各週期加班費，便於高階管理決策。
常見錯誤：
– SUMIF條件設定錯誤，導致統計不完整
– 樞紐分析表未更新資料來源，數據不正確
常見問題與錯誤排查
公式常見錯誤與解決方法
- 錯誤一：倍率套用錯誤
檢查加班性質拼寫與公式對應是否一致。 - 錯誤二：資料遺漏
若加班時數或工資欄為空，公式將出現錯誤，可用IFERROR包覆公式。 - 錯誤三：公式複製錯位
建議使用絕對/相對參照，避免複製時欄位錯誤。
加班費計算FAQ
Q1：加班費計算表如何防止資料被竄改？
A：可設定工作表保護，限制重要欄位編輯權限，並定期備份。
Q2：若員工同時有平日與假日加班，如何統計？
A：建議分行記錄不同加班性質，分別計算後再彙總。
Q3：加班時數如何取得最準確？
A：可結合門禁系統或專案管理工具自動匯入，減少人為登錄錯誤。
Q4：如何避免重複計算加班費？
A：設計唯一識別碼（如員工編號+日期），並用資料驗證避免重複輸入。
提升加班費計算效率的工具與建議
Excel自動化技巧
- 利用巨集（VBA）自動匯入打卡資料與產生加班費報表。
- 結合Power Query自動整理多來源加班紀錄。
- 設定公式自動更新，減少人工操作。
推薦專案管理與自動化工具
當加班費計算涉及多部門、多專案或需與請假、排班等流程整合時，建議考慮使用專業管理平台。例如，Monday.com可自動化工時紀錄、加班審核與報表產出，適合中大型團隊或需跨部門協作的企業。
ClickUp則可自訂加班申請流程，與任務管理無縫整合，提升整體效率。這些工具能減少Excel手動維護的負擔，並強化資料安全與權限管理。
適用情境：
– 員工數量多、加班紀錄複雜
– 需與排班、請假、薪資等模組整合
– 需多人協作、審核流程明確
結語
正確且自動化的加班費計算不僅保障員工權益，也能大幅提升管理效率。透過結合台灣法規、Excel進階技巧與自動化工具，無論是小型團隊還是大型企業，都能建立符合需求的加班費管理流程。建議根據組織規模與複雜度，靈活選擇Excel或專業管理平台，持續優化薪資管理作業。
