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合併列印Excel: 一步步詳細教學

本網頁提供詳細且易於理解的Excel合併列印教學,使您不論是新手或進階使用者,都能順利學習如何進行資料合併列印。在這裡,您將學會實作有效、節省時間的合併列印技巧。

什麼是合併列印

合併列印是一種在Microsoft Excel中將數據一次性轉入多份文檔的方法。這項功能特別適用於您需要創建一系列結構相同但具有不同資訊的文檔,例如地址標籤,名稱卡或者定製信件等。

準備數據

在開始合併列印之前,您需要確保您的數據已經整理好,每一列的頭部都有描述性的標題,以便於在後續的步驟中可以正確匹配。

建立新的工作表

創建一個新的Excel工作表,然後在第一行中為您的數據設定列標題。這些可以是名稱,地址,電子郵件等任何您要包含在合併列印的文檔的資訊。

輸入你的數據

在相對應的列中輸入您的數據。確保每一行的所有資訊都是完整的,並且與列標題相符。

使用合併列印

打開Word

打開Microsoft Word,並創建新文檔。

設定郵件合併

點擊”郵件”菜單,然後選擇”開始郵件合併”option。選擇您需要的列印類型。例如,您可以選擇”信件”,”電子郵件”,”信封”等。

選擇收件人

點擊“選擇收件人”,然後選擇“使用現有列表”,這樣可以讓您從您準備的Excel文件中選擇。導航到該文件,並點擊”打開”。然後您可以選擇包含您數據的工作表。

插入合併域

在您的文檔中點擊您想要插入數據的位置,然後點擊”插入合併域”button。您會看到一個名為”合併域”的下拉菜單,其中包含您在Excel工作表中設定的所有列標題。

預覽列印

當您插入所有需要的合併域後,您可以點擊”預覽結果”查看您的文檔。確認所有的資訊都正確無誤。

完成列印合併

一旦您對預覽的結果滿意,就點擊”完成並合併”。然後選擇”合併到新文檔”,這就完成了合併列印的過程。您便可以保存文檔,並根據需要進行列印。

結論

合併列印Excel數據的功能是一個非常實用的工具,可以節省大量人工輸入的時間和努力。只要有正確和結構化的數據來源,你就可以愉快地創建多個定製文檔了。

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