為什麼要用Excel製作工作日誌？
工作日誌是現代知識工作者、專案經理與團隊領導不可或缺的效率工具。透過每日記錄工作內容、用時與進度，不僅有助於自我檢視，也方便團隊協作與績效追蹤。Excel具備彈性高、公式強大、易於自訂等優點，是許多上班族與團隊記錄工作日誌的首選。
然而，隨著需求提升，市面上如 Monday.com、Notion、ClickUp 等專案管理工具也提供更進階的日誌、協作與自動化功能。本文將以Excel為核心，帶你從基礎到進階，並比較不同工具的適用情境，協助你打造最適合自己的工作日誌系統。
Excel工作日誌設計步驟
1. 建立新工作簿與命名工作表
- 開啟Excel，選擇「新建」>「空白工作簿」。
- 右鍵點選下方工作表標籤，選擇「重新命名」，輸入「工作日誌」或自訂名稱。
2. 設計標題行與欄位
建議欄位如下：
- A欄：日期
- B欄：工作內容
- C欄：開始時間
- D欄：結束時間
- E欄：用時（自動計算）
- F欄：備註
將這些標題輸入第一行，並選取整行設定粗體、背景色，提升可讀性。
3. 輸入與自動填充每日工作
- 每日下班前，將當天工作內容依序填入。
- 日期欄可利用「自動填充」功能快速複製。
- 時間欄請統一格式（如 09:00），避免計算錯誤。
常見錯誤提醒：
– 時間格式不一致會導致用時計算異常。
– 跨日工作建議分為兩筆紀錄，避免負數。
4. 用時計算公式
於E2輸入公式：
=(D2-C2)*24
（若顯示為小數，請將E欄格式設為「數字」或「小數點一位」）
進階用時計算：
若需計算多時段（如上午、下午分開），可用SUM累加多組用時，或於同一天新增多筆紀錄。
5. 條件格式應用
為了快速辨識異常用時或高負荷工作，可設定條件格式：
- 選取用時欄（E欄），點選「開始」>「條件格式」>「色階」或「自訂規則」。
- 例如：用時大於8小時自動標紅，低於1小時標綠。
6. 數據驗證防止輸入錯誤
- 選取開始/結束時間欄（C、D欄），點選「資料」>「資料驗證」。
- 設定允許輸入時間範圍（如08:00~22:00），避免誤輸。
7. 視覺化：用圖表分析工作分布
- 插入「圓餅圖」或「長條圖」統計各類工作內容、用時分布。
- 利用「樞紐分析表」快速彙總每週、每月工作量，洞察時間分配。
8. 多人協作與雲端同步
如需多人共用日誌，建議將Excel檔案儲存於OneDrive、Google Drive或SharePoint，開啟共用權限。
若需更進階的協作、權限控管與自動化，推薦考慮下列工具：
- Monday.com：提供自動化提醒、進度追蹤、團隊協作，適合專案型團隊。
- Notion：支援多種資料庫、筆記與日誌整合，彈性高，適合個人與小型團隊。
- ClickUp：結合任務、日誌、目標追蹤，並有AI輔助功能，適合追求高效率的團隊。
進階應用：Excel與專案管理工具比較
| 工具 | 適用情境 | 主要優點 | 可能限制 |
|---|---|---|---|
| Excel | 個人/小型團隊 | 自訂彈性高、公式強大、易上手 | 協作功能有限、自動化較弱 |
| Monday.com | 團隊/專案管理 | 自動化、協作、進度視覺化 | 需額外學習、付費方案 |
| Notion | 個人/知識管理 | 筆記、日誌、資料庫整合 | 複雜功能需時間熟悉 |
| ClickUp | 團隊/多任務管理 | 任務追蹤、AI輔助、自動化 | 介面較多元，初學需適應 |
選擇建議：
– 若你以個人日誌、單純紀錄為主，Excel即可滿足需求。
– 若需多人協作、進度自動化、跨部門溝通，建議升級至 Monday.com、ClickUp。
– 偏好彈性筆記、知識整理與日誌整合，則可考慮 Notion。
常見問題Q&A
Q1：Excel日誌如何避免日期/時間格式錯誤？
A：統一設定欄位格式（日期、時間），並使用數據驗證限制輸入範圍。
Q2：多人共用Excel日誌會有版本衝突嗎？
A：建議使用雲端同步（如OneDrive、Google Sheets），或升級至 Monday.com 等專業協作工具。
Q3：如何分析一週/一月的工作分布？
A：利用樞紐分析表，將日期設為行、工作內容設為列、用時為值，即可快速彙總。
實際案例分享
- 專案經理A：利用Excel日誌追蹤每日任務，月底用樞紐分析表生成進度報告，並與團隊共用雲端檔案。
- 行政助理B：每日記錄重複性工作，設定條件格式自動標示延遲項目，提升自我檢核效率。
- 設計師C：以Excel日誌記錄設計案進度，並將資料匯入 Notion 彈性整理靈感與成果。
結語
Excel是打造工作日誌的強大工具，無論是個人效率提升還是團隊協作，都能透過本教學與免費範本快速上手。若需求升級，歡迎體驗 Monday.com、Notion、ClickUp 等進階管理工具，讓你的工作管理更上一層樓！
