為什麼需要用Excel計算年資？
年資計算是人力資源管理、團隊績效評估、退休規劃等常見需求。無論是HR批量統計員工年資、主管進行年度考核，還是個人自我規劃，準確且高效的年資計算都至關重要。Excel以其靈活的數據處理能力，成為多數企業與專業人士首選的年資計算工具。
Excel年資計算的基礎步驟
一、準備資料
請先整理好員工名單，至少包含「姓名」、「入職日期」與「參考日期」（如今日或指定截止日）。建議將入職日期與參考日期分別放在A、B兩欄。
| 姓名 | 入職日期 | 參考日期 |
|---|---|---|
| 王小明 | 2018/03/15 | 2024/06/01 |
| 李美麗 | 2020/07/01 | 2024/06/01 |
| 張大同 | 2015/11/20 | 2024/06/01 |
二、設定正確的日期格式
請確保所有日期欄位均為Excel內建的日期格式。可選取儲存格，右鍵「格式化儲存格」→「日期」，選擇合適的格式（如yyyy/mm/dd）。
三、計算年資（基礎公式）
最常用的年資計算公式為 DATEDIF：
=DATEDIF(入職日期, 參考日期, "y")
假設入職日期在A2，參考日期在B2，則公式為：
=DATEDIF(A2, B2, "y")
這會直接得出「完整年數」，即員工已滿的年資。
四、批量計算
將上述公式輸入C2後，拖曳填充至下方所有員工，即可批量計算年資。
進階年資計算技巧
年+月格式顯示
若需顯示「X年Y個月」格式，可使用：
=DATEDIF(A2, B2, "y") & "年" & DATEDIF(A2, B2, "ym") & "個月"
這樣可更精確反映員工的實際年資。
進位處理（滿半年進位一年）
部分企業規定，若員工在本年度已滿半年（如6個月），則年資進位。例如，服務4年6個月以上視為5年。可用下列公式：
=DATEDIF(A2, B2, "y") + IF(DATEDIF(A2, B2, "ym")>=6,1,0)
此公式會自動判斷是否需進位。
顯示年、月、日
若需更細緻顯示：
=DATEDIF(A2, B2, "y") & "年" & DATEDIF(A2, B2, "ym") & "個月" & DATEDIF(A2, B2, "md") & "天"
跨月/跨日處理
DATEDIF已自動處理跨月、跨日問題，無須額外調整。
常見問題與錯誤排查
日期格式錯誤
- 若公式結果為錯誤（如#VALUE!），請檢查日期欄位是否為正確日期格式。
- 若日期為文字格式，可用
DATEVALUE函數轉換。
空值處理
- 若入職或參考日期有空值，公式會出錯。建議加上IF判斷：
=IF(OR(A2="",B2=""),"",DATEDIF(A2,B2,"y"))
結果異常
- 檢查日期順序，確保參考日期晚於入職日期。
- 若需以「今日」為參考日期，可用
TODAY()函數：
=DATEDIF(A2, TODAY(), "y")
Excel年資計算範例總覽
| 姓名 | 入職日期 | 參考日期 | 年資（年） | 年資（年+月） | 年資（進位） |
|---|---|---|---|---|---|
| 王小明 | 2018/03/15 | 2024/06/01 | 6 | 6年2個月 | 6 |
| 李美麗 | 2020/07/01 | 2024/06/01 | 3 | 3年11個月 | 4 |
| 張大同 | 2015/11/20 | 2024/06/01 | 8 | 8年6個月 | 9 |
Excel年資計算與其他工具比較
除了Excel，市面上還有多種工具可協助年資管理，以下簡要比較：
| 工具 | 適用情境 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|---|
| Excel | 個人/小型團隊，靈活自訂 | 功能彈性高、易於批量處理、支援進階公式 | 需自行設計公式與排錯 |
| Google Sheets | 雲端協作、多人即時編輯 | 免費、多人協作、與Excel公式高度相容 | 大型數據處理效能略遜 |
| Notion | 團隊知識管理、流程記錄 | 整合文件、表格、任務，適合紀錄年資與人員履歷 | 進階公式較不如Excel靈活 |
| Monday.com | 大型團隊自動化管理 | 支援自動化、批量年資追蹤、視覺化報表 | 需付費、學習曲線較高 |
| ClickUp | 多專案協作、任務追蹤 | 支援自訂欄位、進階自動化，適合複雜人資流程 | 需設定、部分功能需升級方案 |
推薦情境：
– 若需快速批量計算，且熟悉公式，建議用Excel或Google Sheets。
– 若需自動化流程、多人協作與權限控管，可考慮Monday.com或ClickUp。
– 若重視知識整合與流程紀錄，Notion是理想選擇。
Excel年資計算的延伸應用
- 年度考核與晉升規劃：結合年資自動篩選晉升資格。
- 退休金試算：根據年資自動計算退休金基數。
- 批量資料管理：結合Monday.com或ClickUp自動化人資流程，減少手動錯誤。
- 團隊知識共享：將年資資料整合至Notion，方便團隊查詢與維護。
常見Q&A
Q1：DATEDIF公式在新版Excel無法自動提示？
A1：DATEDIF為隱藏函數，部分Excel版本不會自動顯示，但可直接輸入使用。
Q2：如何避免日期格式錯誤？
A2：建議統一使用「yyyy/mm/dd」格式，並確認儲存格屬性為「日期」。
Q3：如何將Excel年資計算自動化到團隊協作平台？
A3：可將Excel表單匯入Monday.com、ClickUp等平台，利用自動化流程批量管理。
結語：選擇最適合你的年資管理工具
Excel是年資計算的經典利器，無論是基礎統計還是進階應用，都能靈活應對各種需求。若你需要更高效的團隊協作、自動化流程或知識整合，不妨試用Monday.com、ClickUp或Notion。想要進一步精通Excel，也可考慮參加Coursera的專業課程，讓你的數據處理能力再升級！
