簡介
在日常工作中，我們經常需要將Excel中的數據導出並插入Word的固定欄位中。例如，用於生成批量的合同、報告或證書。這篇教學將詳細介紹如何通過Microsoft Office的內建功能實現這一操作。
準備工作
需要的工具
確保你已經安裝了最新版本的Microsoft Excel和Microsoft Word。本文使用Office 365版本作為範例，但大部分步驟適用於其他版本。
創建Excel文件
首先，創建一個包含需要數據的Excel文件。假設我們的數據包括姓名、地址和電話號碼。
| 姓名 | 地址 | 電話號碼 | |-------|---------------------|---------------| | 王小明 | 台北市中正區忠孝東路 | 0987-654-321 | | 李大華 | 高雄市左營區文山路 | 0912-345-678 |
創建Word模板
接下來，我們需要創建一個Word模板，其中包含固定欄位來放置Excel中的數據。例如：
尊敬的[姓名]先生/女士， 您的地址是[地址]，聯繫電話是[電話號碼]。 此致， 某某公司
操作步驟
步驟一：在Word中啟用郵件合併功能
1. 打開你的Word模板。
2. 點擊上方工具欄中的“郵件”選項。
3. 點擊“開始郵件合併”並選擇“信函”選項。
步驟二：連接Excel數據源
1. 點擊“選擇收件人”並選擇“使用現有列表”。
2. 瀏覽並選擇你剛才創建的Excel文件。
3. 選擇包含你的數據的工作表，並確認。
步驟三：插入合併欄位
1. 置入光標於Word模板中的適當位置，例如“[姓名]”。
2. 點擊“插入合併欄位”並選擇相應的列名（例如“姓名”）。
3. 重複這些步驟以插入其他欄位，例如“地址”和“電話號碼”。
步驟四：完成郵件合併
1. 點擊“完成與合併”並選擇“編輯個別文件”。
2. 選擇“所有”以生成一個包含所有數據的Word文件。
3. Word將生成一個新文件，其中每一頁都包含從Excel獲取的數據。
結論
通過上述操作步驟，我們可以輕鬆地將Excel中的數據批量導出並插入到Word模板的固定欄位中，這不僅節省時間，還減少了出錯的機會。希望這篇教學對你有所幫助！
