Excel 商務實例函數字典教學指南
Excel 是現代商務分析、專案管理與日常數據處理不可或缺的工具。無論是財務報表、業績追蹤還是團隊協作，熟練運用 Excel 函數都能大幅提升效率與準確度。本篇將以「實例字典」方式，系統化介紹 Excel 常用函數，涵蓋統計、查找、邏輯、文字處理、日期時間等類型，並針對每個函數提供語法、商務應用範例、進階技巧與常見錯誤解析，協助你在實務工作中靈活運用。
本文特色
- 涵蓋 20+ 常用 Excel 函數，分類明確
- 每個函數皆附語法說明、商務實例、進階應用
- 補充常見錯誤與排查技巧
- 提供函數比較表、組合應用範例
- 延伸介紹 Excel 與協作工具（如 Monday.com、Notion）整合方式
Excel 常用函數分類與應用場景
統計類
SUM
語法：=SUM(數值範圍)
商務應用：計算總銷售額、費用總和、預算加總等。
範例：
計算 A2:A20 的總銷售額：
=SUM(A2:A20)
進階技巧：
可結合條件（如 SUMIF）進行有條件加總。
常見錯誤：
– 範圍內有非數值資料時，SUM 會自動忽略，不會報錯。
AVERAGE
語法：=AVERAGE(數值範圍)
商務應用：計算平均業績、平均成本、平均得分等。
範例：
計算 B2:B20 的平均銷售額：
=AVERAGE(B2:B20)
進階技巧：
可搭配 IF 或 FILTER 函數做條件平均。
常見錯誤：
– 若範圍內全為空白或文字，會顯示錯誤。
COUNT、COUNTA
語法：
– =COUNT(數值範圍)：計算數值個數
– =COUNTA(範圍)：計算非空白格數
商務應用：統計訂單數、填寫人數、有效資料筆數。
範例：
統計 C2:C100 有效訂單數：
=COUNTA(C2:C100)
查找與引用類
VLOOKUP
語法：=VLOOKUP(查找值, 範圍, 欄位序號, [精確/模糊])
商務應用：根據產品編號查價格、根據員工ID查姓名。
範例：
查找產品編號 101 的價格：
=VLOOKUP(101, A2:B100, 2, FALSE)
進階技巧：
– 用於跨表查找資料。
– 可結合 IFERROR 處理查無資料情況。
常見錯誤：
– #N/A：查找值不存在於範圍第一欄。
– #REF!：欄位序號超出範圍。
INDEX & MATCH
語法：
– =INDEX(返回範圍, MATCH(查找值, 查找範圍, 0))
商務應用：多條件查找、動態欄位查找，適合欄位順序常變動的表格。
範例：
查找產品編號 101 的價格：
=INDEX(B2:B100, MATCH(101, A2:A100, 0))
進階技巧：
– 可組合多個 MATCH 做多條件查找。
– 支援橫向與縱向查找。
VLOOKUP vs INDEX & MATCH 比較表：
| 功能 | VLOOKUP | INDEX & MATCH |
|---|---|---|
| 查找方向 | 只能向右 | 可向左或向右 |
| 欄位順序變動 | 易出錯 | 不受影響 |
| 多條件查找 | 不支援 | 支援 |
| 速度（大型資料） | 較慢 | 較快 |
常見錯誤：
– #N/A：查無資料。
– #VALUE!：MATCH 參數錯誤。
邏輯與條件類
IF
語法：=IF(條件, 結果1, 結果2)
商務應用：獎金判斷、合格/不合格標示、條件分類。
範例：
若銷售額大於 1000 則獎勵 100，否則 0：
=IF(A2>1000, 100, 0)
進階技巧：
– 可巢狀多層 IF。
– 搭配 AND、OR 做複合條件判斷。
常見錯誤：
– 輸入條件或參數格式錯誤會顯示 #VALUE!。
SUMIF、SUMIFS
語法：
– =SUMIF(範圍, 條件, 加總範圍)
– =SUMIFS(加總範圍, 條件範圍1, 條件1, ...)
商務應用：計算特定地區、部門、產品的總銷售額。
範例：
計算北區銷售額大於 500 的總和：
=SUMIFS(B2:B100, A2:A100, ">500", C2:C100, "北區")
進階技巧：
– 可搭配日期、文字條件做複合查詢。
常見錯誤：
– 條件範圍與加總範圍長度不一致會出現錯誤。
COUNTIF、COUNTIFS
語法：
– =COUNTIF(範圍, 條件)
– =COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, ...)
商務應用：統計達標人數、符合多條件的案件數。
範例：
統計銷售額大於 500 且地區為南區的筆數：
=COUNTIFS(A2:A100, ">500", C2:C100, "南區")
文字處理類
CONCAT、TEXTJOIN
語法：
– =CONCAT(文字1, 文字2, ...)
– =TEXTJOIN(分隔符號, 忽略空白, 文字範圍)
商務應用：合併姓名、生成客戶編號、批量產生郵件地址。
範例：
合併姓氏與名字：
=CONCAT(A2, " ", B2)
進階技巧：
– 用 TEXTJOIN 可合併多欄資料並自訂分隔符號。
LEFT、RIGHT、MID
語法：
– =LEFT(文字, 字數)
– =RIGHT(文字, 字數)
– =MID(文字, 起始位置, 字數)
商務應用：擷取產品代碼、分離日期、拆解批號。
範例：
擷取員工編號前 3 碼：
=LEFT(A2, 3)
日期與時間類
TODAY、NOW
語法：
– =TODAY()：回傳今天日期
– =NOW()：回傳目前日期與時間
商務應用：自動標記報表日期、計算天數差異。
DATEDIF
語法：=DATEDIF(開始日期, 結束日期, "單位")
商務應用：計算員工年資、專案天數、客戶關係維持時間。
範例：
計算 A2 與 B2 之間的天數：
=DATEDIF(A2, B2, "d")
進階應用與函數組合實例
動態報表自動化
結合 IF、SUMIFS、INDEX & MATCH，可設計自動化銷售分析報表。
例如：根據選擇的地區，自動彙總該地區各產品銷售額，並以圖表呈現。
多條件查找
利用 INDEX & MATCH 組合多個條件（如產品＋地區），精確查找對應資料。
自動化數據清理
搭配 TRIM、CLEAN、SUBSTITUTE 等函數，批量清理資料中的多餘空格、特殊字元，提升數據品質。
常見錯誤訊息與排查技巧
| 錯誤訊息 | 常見原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| #N/A | 查無資料、查找值不存在 | 檢查查找值與範圍、用 IFERROR 包覆 |
| #VALUE! | 參數格式錯誤、資料型態不符 | 檢查公式參數、資料類型 |
| #REF! | 參照範圍錯誤、刪除欄位 | 檢查公式範圍、避免刪除被參照欄位 |
| #DIV/0! | 除以零 | 檢查分母是否為零，用 IF 處理例外 |
Excel 範本設計與效率提升建議
建立專屬範本能大幅減少重複性工作。建議設計時：
- 明確規劃資料輸入區與計算區。
- 函數公式盡量參照動態範圍，方便日後擴充。
- 搭配資料驗證、下拉選單，減少輸入錯誤。
- 可考慮將 Excel 報表與 Monday.com 等協作工具串接，實現自動化任務分派與進度追蹤。
- 若需多人協作或更靈活的知識管理，可評估 Notion 作為補充工具，將 Excel 資料嵌入專案頁面，提升團隊透明度。
Excel 與協作工具整合應用
- Monday.com：適合需要自動化數據流、團隊協作與專案進度追蹤的情境。可將 Excel 匯入為任務板，自動生成圖表與報告，減少手動整理時間。
- Notion：適合知識管理、跨部門協作。可將 Excel 報表嵌入頁面，方便團隊即時檢視與討論。
- ClickUp：若需 AI 驅動的任務管理與自動化提醒，可考慮將 Excel 數據與 ClickUp 任務串接。
- 進階學習建議：若想系統化提升 Excel 能力，建議參考 Coursera 的專業 Excel 課程，從基礎到進階全方位學習，適合自我進修或團隊培訓。
常見問題 Q&A
Q1：VLOOKUP 查不到資料怎麼辦？
A：請確認查找值與範圍第一欄完全一致，避免多餘空格或資料型態不符。可用 IFERROR 包覆公式處理例外。
Q2：如何讓公式自動延伸到新增資料？
A：建議將資料設為表格（Ctrl+T），公式會自動套用至新資料列。
Q3：Excel 可以自動產生圖表嗎？
A：可利用「插入」功能快速生成圖表，也可用函數自動統計數據後，再一鍵產生圖表。
Q4：Excel 適合多人同時協作嗎？
A：雖然 Excel 支援雲端協作，但若需更高效的多人協作與任務管理，建議搭配 Monday.com、Notion 等工具。
結語
熟練掌握 Excel 常用函數與進階應用，能顯著提升數據處理效率與決策品質。建議根據實際需求，靈活組合各類函數，並善用自動化工具與協作平台，打造高效的數據工作流程。若想進一步精進技能，可參考 Coursera 的專業課程，或探索 Monday.com、Notion 等工具，讓你的團隊協作與專案管理更上一層樓。
