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Excel 小計功能教學:有效管理數據的秘訣

學習如何在Excel中使用小計功能,高效管理和分析數據,提升您的工作效率!簡單步驟教您掌握小計技巧,適用於數據彙總與報表製作。

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什麼是 Excel 小計

Excel 中,小計功能可以幫助我們快速地對數據進行分組計算,如求和、平均值、計數等。這是分析大數據集的一個強大工具,可以讓我們更便捷地獲取所需資訊。

準備數據

確保數據有標題行

在應用小計之前,請確認您的數據包含標題行。這樣 Excel 能夠识别各個數據列,並正確地對其進行分組計算。

排序數據

應用小計前,請確保您的數據已按照需要的小計分類方式進行排序。例如,如果您想對”地區”列進行分組小計,那麼需要先按”地區”列排序。

插入小計

打開小計功能

點擊 Excel 工具欄上的“數據”標籤,然後選擇“小計”功能。

選擇小計分類

在跳出的“小計”對話框中,根據需要設置各項參數:

  • 在“請選擇小計分類的欄位”下拉列表中選擇要分組的小計欄位(例如“地區”)。
  • 在“使用函數”下拉列表中選擇需要的計算方式(如“求和”“平均值”等)。
  • 在“添加小計到”列表中選擇需要進行小計計算的欄位(例如“銷售額”)。

查看和調整小計結果

展開和折疊分級顯示

在插入小計後,Excel 會在工作表左側生成一個分級顯示工具。我們可以通過點擊數字按鈕來展開或折疊不同級別的詳細信息,快速查看小計結果。

復制小計數據

如果需要將小計數據復制到別的工作表或文件,可以直接選中需要的部分,進行復制、粘貼操作。

移除小計

如果不再需要小計,只需在“數據”標籤下,點擊“小計”功能,然後在彈出的對話框中點擊“移除全部”按鈕,即可取消所有小計。

總結

Excel 的小計功能提供了一個便捷且強大的方式來對大數據集進行分組計算。通過正確的使用,可以顯著提高數據分析的效率及準確性。

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