介紹：為什麼要在 Excel 擷取特定字串後之文字？
在日常資料處理、報表自動化與專案管理中，經常會遇到需要從一串文字中擷取特定部分的情境。無論是清理原始數據、拆分姓名、提取郵遞區號、分離Email帳號，或是處理批量資料，掌握Excel的字串擷取技巧，能大幅提升你的工作效率與資料準確度。
本篇將以實務需求為導向，系統性介紹Excel中常用的字串擷取函數，並結合進階應用、錯誤排解與函數比較，讓你快速掌握「Excel擷取特定字串後之文字」的所有關鍵技巧。
Excel 主要字串擷取函數總覽
| 函數名稱 | 主要用途 | 基本語法 | 適用情境範例 |
|---|---|---|---|
| LEFT | 擷取左邊N個字元 | =LEFT(text, [num_chars]) | 取郵遞區號、年份 |
| RIGHT | 擷取右邊N個字元 | =RIGHT(text, [num_chars]) | 取檔案副檔名、電話末碼 |
| MID | 從中間擷取N個字元 | =MID(text, start_num, num_chars) | 擷取月份、分隔姓名 |
| FIND | 找尋特定字元位置（區分大小寫） | =FIND(find_text, within_text, [start_num]) | 找@、-等分隔符位置 |
| SEARCH | 找尋特定字元位置（不區分大小寫） | =SEARCH(find_text, within_text, [start_num]) | 找關鍵字、標籤 |
LEFT 函數：從左側擷取特定字數
基礎用法
LEFT函數可從字串最左側開始，擷取指定數量的字元。
語法：
=LEFT(文字, 擷取字數)
範例：
A1 = “2023-06-01”
=LEFT(A1, 4)
結果：2023
實務應用
- 擷取郵遞區號：「100台北市中正區」→ =LEFT(A1, 3) → 100
- 擷取年份：「2022/12/31」→ =LEFT(A1, 4) → 2022
常見錯誤與排解
- 若字串長度小於擷取字數，LEFT會返回整個字串，不會出錯。
適用情境小結
適合資料格式固定、需取左側資訊時使用。
RIGHT 函數：從右側擷取特定字數
基礎用法
RIGHT函數可從字串最右側開始，擷取指定數量的字元。
語法：
=RIGHT(文字, 擷取字數)
範例：
A1 = “report.xlsx”
=RIGHT(A1, 4)
結果：.xlsx
實務應用
- 擷取電話末四碼：「0912345678」→ =RIGHT(A1, 4) → 5678
- 擷取副檔名：「summary.pdf」→ =RIGHT(A1, 4) → .pdf
常見錯誤與排解
- 若字串長度不足，會返回整個字串。
適用情境小結
適合擷取固定長度的後綴資訊。
MID 函數：從中間擷取特定字數
基礎用法
MID函數可從字串中任意位置開始，擷取指定數量的字元。
語法：
=MID(文字, 起始位置, 擷取字數)
範例：
A1 = “2023-06-01”
=MID(A1, 6, 2)
結果：06
實務應用
- 擷取日期中的月份：「2023-06-01」→ =MID(A1, 6, 2) → 06
- 分隔姓名：「王小明-經理」→ =MID(A1, FIND(“-“,A1)+1, 2) → 經理
常見錯誤與排解
- 起始位置超過字串長度時，返回空字串。
- 擷取字數超過剩餘長度時，只返回剩餘部分。
適用情境小結
適合資料格式規律、需從中間擷取資訊時使用。
FIND 與 SEARCH 函數：找出特定字元或字串位置
基礎用法
- FIND：區分大小寫
- SEARCH：不區分大小寫
語法：
=FIND(要找的字, 目標字串, [起始位置])
=SEARCH(要找的字, 目標字串, [起始位置])
範例：
A1 = “Hello, World!”
=FIND(“,”, A1) → 6
=SEARCH(“world”, A1) → 8
實務應用
- 找出@符號位置：「[email protected]」→ =FIND(“@”,A1) → 5
- 找分隔符號（如-、/、空格）位置，配合LEFT、MID、RIGHT拆解字串。
常見錯誤與排解
- 若找不到目標字，會出現#VALUE!錯誤。
- 建議搭配IFERROR使用：
=IFERROR(FIND(“-“,A1), 0)
適用情境小結
適合動態擷取、分隔符不固定時使用。
綜合應用：動態擷取特定字串後之文字
1. 擷取Email帳號名稱（@前的部分）
A1 = “[email protected]”
步驟：
1. 找出@符號位置：=FIND(“@”,A1)
2. 擷取@前所有字元：=LEFT(A1, FIND(“@”,A1)-1)
結果：user
2. 擷取姓名中的姓或名（以空格或-為分隔）
A1 = “王小明-經理”
- 擷取姓名：「=LEFT(A1, FIND(“-“,A1)-1)」→ 王小明
- 擷取職稱：「=MID(A1, FIND(“-“,A1)+1, LEN(A1)-FIND(“-“,A1))」→ 經理
3. 擷取網址主域名
A1 = “https://projectmanager.com.tw/excel/”
- 找出”//”後第一個”/”位置：=FIND(“/”,A1,9)
- 擷取主域名：=MID(A1,9,FIND(“/”,A1,9)-9)
結果：projectmanager.com.tw
4. 多重分隔符動態擷取
若資料格式不一，分隔符可能為「-」或「/」，可用IFERROR結合FIND：
=IFERROR(FIND(“-“,A1), FIND(“/”,A1))
配合LEFT/MID動態擷取。
進階技巧：結合多函數動態處理
- 批次處理多列資料：將上述公式拖曳至多列，自動處理大量資料。
- 自動化流程：可結合Monday.com等自動化工具，將Excel資料導入專案管理流程，提升團隊協作效率。
- 跨平台應用：如需更靈活的資料整合與協作，Notion適合需要跨部門協作的團隊，支援多種資料格式與自訂模板。
常見錯誤與排解
| 錯誤情境 | 原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #VALUE! | FIND/SEARCH找不到目標字元 | 搭配IFERROR，如=IFERROR(FIND(“-“,A1),0) |
| 擷取結果為空字串 | 起始位置超過字串長度 | 檢查起始位置計算是否正確 |
| 擷取字數超過剩餘長度 | 擷取字數設太大 | 調整擷取字數，或允許返回剩餘字元 |
函數比較表：何時用哪個字串擷取函數？
| 函數 | 適用情境 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|---|
| LEFT | 固定格式、取左側資訊 | 簡單直觀 | 格式需固定 |
| RIGHT | 固定格式、取右側資訊 | 簡單直觀 | 格式需固定 |
| MID | 格式規律、需取中間資訊 | 彈性高 | 需知道起始位置 |
| FIND | 需找分隔符或特定字元位置 | 可動態定位 | 區分大小寫 |
| SEARCH | 需找分隔符或特定字元位置 | 可動態定位、不分大小寫 |
Google Sheets 對照說明
Google Sheets的LEFT、RIGHT、MID、FIND、SEARCH函數語法與Excel完全相同，操作方式一致。若你習慣雲端協作，可直接將本教學公式應用於Google Sheets，並結合ClickUp等AI協作工具，讓團隊資料處理更高效。
常見問題FAQ
Q1：如何批次處理多列資料？
A：將公式輸入第一列後，向下拖曳填滿即可自動處理所有資料。
Q2：FIND找不到分隔符怎麼辦？
A：會出現#VALUE!，建議用IFERROR包覆，或先用ISNUMBER判斷是否存在。
Q3：可否結合多個分隔符動態擷取？
A：可用IFERROR或MIN結合多個FIND/SEARCH，取最先出現的分隔符位置。
結語
掌握Excel的字串擷取技巧，不僅能大幅提升資料清理與分析效率，更能應對各種實務挑戰。無論是處理大量報表、名單、Email、檔案名稱，還是進行自動化流程設計，這些函數都是不可或缺的利器。若你希望進一步提升Excel技能，建議參考 Coursera 的專業課程，系統學習從基礎到進階的所有技巧，讓你的數據處理能力更上一層樓。
