Excel符合條件顯示文字全攻略
基礎概念與應用場景
在日常辦公與專案管理中，常需根據資料內容自動顯示不同文字，例如：根據分數標示「及格/不及格」、根據任務進度顯示「完成/進行中/延遲」、根據出勤狀態顯示「出席/缺席」等。這類「符合條件顯示文字」的需求，不僅提升資料可讀性，也讓團隊溝通更順暢。
常見應用場景：
– 成績評語自動判斷
– 任務狀態自動標示
– 客戶分類（如VIP/一般/潛在）
– 出勤紀錄（如遲到/準時/缺席）
– 產品庫存警示（如充足/低於安全庫存）
IF函數基礎與進階用法
IF函數語法與單一條件判斷
IF函數是Excel最常用的條件判斷工具。基本語法如下：
=IF(條件, 符合時顯示的文字, 不符合時顯示的文字)
案例：成績判斷
假設B2儲存格為分數，C2要顯示「及格」或「不及格」：
=IF(B2>=60, "及格", "不及格")
常見錯誤：
– 忘記用雙引號包住文字，會導致公式錯誤。
– 條件寫錯（如B2>60會漏掉60分的情況）。
巢狀IF與多條件判斷
當條件超過兩種時，可用巢狀IF：
=IF(B2>=90, "優秀", IF(B2>=75, "良好", IF(B2>=60, "及格", "不及格")))
案例：多層級成績評語
– 90分以上：「優秀」
– 75~89分：「良好」
– 60~74分：「及格」
– 60分以下：「不及格」
多欄條件判斷（AND/OR搭配）
若需同時考慮多個欄位，例如：分數及格且出勤達標才顯示「通過」：
=IF(AND(B2>=60, C2="出席"), "通過", "未通過")
常見錯誤：
– AND/OR語法錯誤，或條件順序寫反。
– 忘記考慮所有可能情境，導致部分資料顯示錯誤。
IFS函數與多重條件判斷
IFS函數自Excel 2016起支援，讓多條件判斷更直觀。語法如下：
=IFS(條件1, 顯示文字1, 條件2, 顯示文字2, ...)
案例：任務進度自動標示
假設B2為進度百分比：
=IFS(B2=100, "完成", B2>=50, "進行中", B2<50, "延遲")
IFS與巢狀IF比較：
– IFS語法更簡潔，易於維護。
– 巢狀IF適用於舊版Excel（2016以前）。
– IFS遇到第一個符合條件即返回結果，無需層層嵌套。
常見錯誤：
– IFS未覆蓋所有可能，部分資料會顯示錯誤。
– IFS僅支援Excel 2016及以上，舊版需用巢狀IF。
處理空值與錯誤（IFERROR、ISBLANK等）
在資料不完整或有錯誤時，常需避免顯示#VALUE!或空白。
IFERROR用法：
=IFERROR(公式, "錯誤時顯示的文字")
案例：避免除以零錯誤
=IFERROR(A2/B2, "無法計算")
ISBLANK用法：
=IF(ISBLANK(B2), "未填寫", "已填寫")
常見錯誤：
– 忘記處理空值，導致公式結果異常。
– IFERROR過度包覆，掩蓋了真正的資料問題。
條件格式與顯示文字的區別
條件格式可根據條件改變單元格外觀（如顏色、圖示），但無法直接顯示文字，僅能輔助判斷。
案例：高亮顯示低庫存商品
– 選取庫存數據範圍
– 設定條件格式：公式為=B2<10
– 設定背景色為紅色
圖示集應用：
– 可用綠/黃/紅燈號顯示狀態，但無法直接在單元格內顯示自訂文字。
常見誤解：
– 誤以為條件格式可自動顯示文字，實際僅能改變外觀。
常見問題與排錯技巧（FAQ）
Q1：為什麼公式沒顯示文字？
– 可能漏加雙引號，或公式語法錯誤。
Q2：為什麼顯示#VALUE!或#N/A？
– 來源資料有錯誤、空值未處理，或公式參數類型不符。
Q3：Google Sheets可以用IFS嗎？
– 可以，語法與Excel相同，但部分函數細節略有差異。
Q4：如何同時根據多欄條件顯示文字？
– 可用AND/OR搭配IF或IFS，或用自訂公式組合。
Q5：如何讓下拉選單選項自動顯示對應說明？
– 可用VLOOKUP或XLOOKUP查表自動帶出說明文字。
進階應用與自動化工具推薦
若需大規模條件判斷、跨表單自動化，或希望團隊協作時條件變動能即時通知，建議考慮專業的專案管理平台。
以 Monday.com 為例，支援自訂欄位條件顯示、狀態自動變更、通知自動推送。例如：
– 任務完成自動顯示「完成」並通知負責人
– 客戶狀態變更時自動標示並分配後續動作
– 結合自動化流程，減少人工判斷錯誤
這類工具適合多部門協作、需即時追蹤任務狀態的團隊，有助於提升專案透明度與效率。
總結與實用建議
Excel的IF、IFS等條件判斷函數，能靈活應對各類資料自動顯示文字的需求。巢狀IF適合舊版Excel，多條件建議用IFS。條件格式可輔助視覺判斷，但無法直接顯示文字。遇到複雜情境或需自動化時，可考慮專業管理工具。建議根據資料規模、團隊需求選擇最合適的方法，並留意常見錯誤與版本相容性，確保資料管理精準高效。
