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Excel 自動填入對應資料教學:提高辦公效率的秘訣

了解如何在 Excel 中自動填入對應資料,提升工作效率!學習使用函數及工具,簡化繁瑣的數據處理過程,適合初學者與進階使用者的完整教學。

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Excel 如何自動填入對應資料

在使用Excel處理大量數據的過程中,常常會需要自動填入對應的資料。這樣可以大幅提高工作效率,減少手動輸入的錯誤機率。本文將詳細說明如何在Excel中利用自動填入功能來達成這一目的。

準備工作

確保資料表格式正確

首先,我們需要準備好一個格式正確的資料表。確保每一列都有一個清晰的標題,這樣在使用自動填入功能時,可以更容易地進行匹配。例如,我們可能有一個「員工資料」表格,其中包括「員工ID」、「姓名」、「部門」、「職位」等欄位。

確定自動填入的對應關係

接下來,我們需要確定哪些欄位需要自動填入,以及應該依據哪一欄位來進行對應。例如,若我們希望根據「員工ID」來自動填入「姓名」和「部門」,我們就必須明確指出這些對應關係。

使用VLOOKUP函數

在Excel中,最常用來實現自動填入對應資料的方法是使用VLOOKUP函數。這是一個強大的工具,可以根據某一欄位的值在另一張表格中查找並返回對應的資料。

VLOOKUP函數語法

VLOOKUP函數的基本語法如下:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

其中:

  • lookup_value:用來查找的值。
  • table_array:包含查找資料的表格範圍。
  • col_index_num:要返回的資料在表格中的列號。
  • range_lookup:可選的參數,指定是精確匹配(FALSE)還是近似匹配(TRUE)。

範例操作

假設我們有以下兩張表格:


表格1:員工基本資料
+----------+-------+--------+
| 員工ID   | 姓名  | 部門   |
+----------+-------+--------+
| 1        | 張三  | 財務部 |
| 2        | 李四  | 人事部 |
| 3        | 王五  | IT部   |
+----------+-------+--------+

表格2:工資資料
+----------+--------+
| 員工ID   | 工資   |
+----------+--------+
| 1        | 5000   |
| 2        | 6000   |
| 3        | 7000   |
+----------+--------+

我們希望在工資資料表中增加「姓名」和「部門」欄位,並自動填入對應的資料:


表格2:工資資料(新增欄位)
+----------+-------+--------+--------+
| 員工ID   | 姓名  | 部門   | 工資   |
+----------+-------+--------+--------+
| 1        | 張三  | 財務部 | 5000   |
| 2        | 李四  | 人事部 | 6000   |
| 3        | 王五  | IT部   | 7000   |
+----------+-------+--------+--------+

在「姓名」欄位的首個單元格中(假設為B2),輸入以下公式:

=VLOOKUP(A2, 員工基本資料!$A$2:$C$4, 2, FALSE)

在「部門」欄位的首個單元格中(假設為C2),輸入以下公式:

=VLOOKUP(A2, 員工基本資料!$A$2:$C$4, 3, FALSE)

將上述公式向下拖曳填滿其他單元格,Excel將自動填入對應的「姓名」和「部門」資料。

使用INDEX和MATCH函數

此外,我們還可以通過INDEX和MATCH函數組合來實現自動填入對應資料。這種方法在某些情況下會更靈活。

INDEX和MATCH函數語法

INDEX函數的基本語法如下:

=INDEX(array, row_num, [column_num])

MATCH函數的基本語法如下:

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

範例操作

假設與之前的範例相同,我們希望在工資資料表中增加「姓名」和「部門」欄位,並自動填入對應的資料。在「姓名」欄位的首個單元格中(假設為B2),輸入以下公式:

=INDEX(員工基本資料!$B$2:$B$4, MATCH(A2, 員工基本資料!$A$2:$A$4, 0))

在「部門」欄位的首個單元格中(假設為C2),輸入以下公式:

=INDEX(員工基本資料!$C$2:$C$4, MATCH(A2, 員工基本資料!$A$2:$A$4, 0))

同樣地,將上述公式向下拖曳填滿其他單元格,Excel將自動填入對應的「姓名」和「部門」資料。

結論

通過使用VLOOKUP函數以及INDEX和MATCH函數組合,我們可以輕鬆地在Excel中實現自動填入對應資料的功能。根據實際需求選擇合適的方法,可以大幅提高我們的工作效率並減少手動錯誤。希望這些技巧能夠幫助到您,在日常的數據處理工作中更加得心應手。

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