Excel 轉 PDF 格式跑掉的 90% 案例，可歸因於 3 大根本原因：列印區域未設定、分頁符位置錯誤、字型未嵌入。本文完整教學轉檔前必做的 5 項檢查、5 種正確轉檔方法，並附上字體跑掉修復步驟、被切掉排查流程與第三方工具比較表。
為什麼 Excel 轉 PDF 會格式跑掉？
Excel 轉 PDF 的格式問題可以分成兩大類：格式錯亂（字型變了、圖表移位、版面亂掉）和內容被切掉（欄位消失、資料不完全、多出空白頁）。很多人在 Dcard 或 PTT 上求助時，其實搞混了這兩種問題，導致用錯解法。
先搞清楚你遇到的是哪一種，才能對症下藥。
造成 Excel 轉 PDF 格式跑掉的根本原因有 7 個：
- 列印區域未設定：Excel 不知道你要輸出哪些範圍，把多餘的空白或隱藏欄位一起匯出
- 分頁符位置不當：自動分頁符把表格從中間切開，造成 Excel 轉 PDF 被切掉
- 紙張大小與方向不符：欄位太多卻用 A4 直向，右側資料直接消失
- 字型未嵌入：使用品牌字型或特殊中文字型，對方開啟 PDF 時字體跑掉或顯示方框
- 圖片/圖表未固定位置：浮動物件在轉檔過程中移位
- 軟體版本差異：不同版本的 Excel 或 Windows/Mac 之間的相容性問題
- 合併儲存格與特殊格式：合併儲存格、條件格式等進階功能的轉檔支援度有限
如果你的問題是「內容被切掉」，建議同時參考我們的 Excel 轉 PDF 被切掉專文，裡面有更針對性的版面設定教學。
格式錯亂 vs 內容被切掉：先判斷你的問題類型
下表幫你快速判斷問題類型，找到對應的解法章節：
| 你看到的症狀 | 問題類型 | 最可能的原因 | 跳到哪個章節 |
|---|---|---|---|
| PDF 的字型跟 Excel 不一樣、出現方框 | 格式錯亂 | 字型未嵌入 | 方法四：嵌入字型 |
| 圖表或圖片跑到奇怪的位置 | 格式錯亂 | 浮動物件未固定 | 檢查④：固定圖片位置 |
| 右側欄位整個消失 | 內容被切掉 | 紙張寬度不足 / 列印區域未涵蓋 | 檢查③：紙張與縮放 |
| 表格從中間被切成兩頁 | 內容被切掉 | 分頁符位置錯誤 | 檢查②：調整分頁符 |
| PDF 多出空白頁 | 內容被切掉 | 列印區域包含空白範圍 | 檢查①：設定列印區域 |
| 轉出來的 PDF 資料不完全 | 內容被切掉 | 多個工作表未全部選取 | 方法三：匯出多工作表 |
轉檔前必做的 5 項檢查（避免 90% 的格式問題）
根據我們的經驗，Excel 轉 PDF 格式跑掉有九成以上可以在轉檔前就預防。以下 5 項檢查按順序做完，基本上就不會出問題。
① 設定列印區域（避免空白頁與資料遺漏）
什麼時候必做： 你的工作表有大量空白欄或隱藏資料，或者你只需要匯出部分範圍。
操作路徑：
- 選取你要匯出的儲存格範圍（例如 A1:M50）
- 點選【頁面佈局】>【列印區域】>【設定列印區域】
- 設定完成後，選取範圍會出現虛線框
常見錯誤： 很多人設定列印區域後，又新增了幾列資料，卻忘記更新列印區域。結果 Excel 轉 PDF 不完全，最後幾行資料直接消失。每次資料有異動，記得回到【頁面佈局】>【列印區域】>【清除列印區域】，重新選取後再設定一次。
另一個常見問題是不小心選到了很遠的空白儲存格（例如 Z 欄有個不小心按到的空格），導致 PDF 多出一堆空白頁。轉檔前先按 Ctrl + End 確認工作表的實際使用範圍。
② 調整分頁符（避免表格被切割）
什麼時候必做： 你的資料超過一頁，需要確保分頁位置合理。
操作路徑：
- 點選【檢視】>【分頁預覽】進入分頁預覽模式
- 你會看到兩種線：藍色實線是手動分頁符（你自己設的），藍色虛線是自動分頁符（Excel 根據紙張大小自動產生的）
- 用滑鼠拖曳藍色虛線到你想要的位置，它會變成實線（手動分頁符）
- 如果分頁位置亂掉，可以到【頁面佈局】>【分頁符號】>【重設所有分頁符號】，讓 Excel 重新計算
常見錯誤： 手動設定分頁符後，又調整了列寬或新增資料，舊的手動分頁符還在原位，導致 Excel 轉 PDF 分頁位置更混亂。建議調整完資料後，先「重設所有分頁符號」再重新設定。
如果你對 Excel 列印設定不太熟悉，建議先看完那篇基礎教學再回來操作。
③ 設定紙張大小、方向與縮放（避免欄位被切掉）
什麼時候必做： 你的表格欄位較多（超過 8 欄），或者轉出來的 PDF 右側資料消失。
選擇判斷：
- 欄位 ≤ 8 欄：A4 直向通常夠用
- 欄位 > 8 欄：改用 A4 橫向
- 欄位非常多（> 15 欄）：考慮 A3 紙張或使用「縮放至一頁寬」
「縮放至一頁寬」完整操作路徑：
- 點選【頁面佈局】
- 在「縮放比例」區塊中，找到「寬度」下拉選單，選擇【1 頁】
- 「高度」保持【自動】（讓 Excel 自動決定需要幾頁高）
- 這樣所有欄位會被壓縮到一頁寬度內，不會有右側被切掉的問題
常見錯誤： 把「寬度」和「高度」都設成 1 頁，結果 50 行資料全部擠在一頁裡，字小到完全看不清楚。正確做法是只設「寬度 1 頁」，高度讓它自動分頁。如果你想要 Excel 轉 PDF 滿版呈現，也是用這個方法搭配適當的邊距設定。
④ 固定圖片與圖表位置（避免移位）
什麼時候必做： 你的工作表有插入圖片、圖表或 SmartArt。
操作路徑：
- 右鍵點擊圖片或圖表
- 選擇【設定圖片格式】（或【設定圖表區域格式】）
- 切換到【屬性】分頁
- 選擇「隨儲存格移動但不調整大小」
這個設定讓圖片跟著它所在的儲存格走，但不會因為欄寬行高變化而被拉伸或壓縮。
常見錯誤： 使用預設的「隨儲存格移動並調整大小」，結果調整列寬後圖片被壓扁。或者使用「不隨儲存格移動或調整大小」，結果插入新列後圖片蓋住了其他資料。
⑤ 列印預覽確認（最後防線）
什麼時候必做： 每一次轉檔前都要做。沒有例外。
操作路徑：
- 按
Ctrl + P（或【檔案】>【列印】） - 在預覽畫面中確認以下項目：
確認清單：
- ☐ 總頁數是否正確？（跟你預期的一樣嗎？）
- ☐ 每頁內容是否完整？（用底部箭頭翻頁逐一確認）
- ☐ 是否有空白頁？（通常出現在最後一頁）
- ☐ 字型顯示是否正常？
- ☐ 圖表位置是否正確？
如果預覽有問題，回到工作表調整後再預覽，直到滿意為止。列印預覽看到什麼，PDF 就會長什麼樣子。
想更全面地掌握 Excel 操作技巧，可以參考我們的 Excel 轉 PDF 完整教學。
5 種 Excel 轉 PDF 的正確方法（依情境選擇）
做完前面的 5 項檢查後，接下來選擇適合你情境的轉檔方法。每種方法各有適用場景，不是越複雜越好。
方法一：另存新檔（最快速，適合格式已調好的檔案）
這是最直覺的方法，適合單一工作表、格式已經調整好的情況。
Windows 操作步驟：
- 點選【檔案】>【另存新檔】
- 選擇儲存位置
- 「存檔類型」下拉選單選擇【PDF】
- 點擊【選項】按鈕，可以設定：
- 頁面範圍（全部 / 指定頁碼）
- 發佈內容（選取範圍 / 使用中的工作表 / 整本活頁簿）
- 是否包含文件屬性、非列印資訊
- 在「最佳化」區域選擇：
- 標準（發佈線上與列印）：畫質較高，適合需要列印的文件
- 最小檔案大小（僅發佈線上）：檔案較小，適合 email 附件
- 按【儲存】完成
Mac 操作步驟：
Mac 版的路徑稍有不同： 1. 點選【檔案】>【匯出】（不是「另存新檔」） 2. 選擇【PDF】格式 3. 設定匯出選項後按【儲存】
或者使用【檔案】>【另存新檔】>【檔案格式】選擇 PDF，兩種方式結果相同。
適用情境： 單一工作表、格式簡單、需要快速輸出。
方法二：列印轉 PDF（最靈活，可自訂縮放與分頁）
當你需要更精細地控制輸出結果時，用「列印」方式轉 PDF 比「另存新檔」更靈活。
Windows 操作步驟：
- 按
Ctrl + P開啟列印畫面 - 印表機選擇【Microsoft Print to PDF】
- 在設定區域可以調整：
- 列印範圍：使用中的工作表 / 整本活頁簿 / 選取範圍
- 頁面：全部頁面 / 指定頁碼（例如只要第 1-3 頁）
- 縮放：【縮放所有欄至一頁寬】或【縮放所有列至一頁高】
- 確認預覽無誤後，點擊【列印】
- 選擇儲存位置和檔名
Mac 操作步驟：
Mac 沒有「Microsoft Print to PDF」，改用系統內建功能：
1. 按 Command + P 開啟列印畫面
2. 點擊左下角的【PDF】下拉選單
3. 選擇【儲存為 PDF】
4. 設定檔名和儲存位置後按【儲存】
適用情境： 需要自訂分頁、只輸出部分頁面、或需要調整縮放比例。
方法三：匯出多個工作表為單一 PDF（批次轉檔）
這是很多人不知道的功能——你可以一次把多個工作表匯出成一份 PDF，不需要一個一個轉再合併。
操作步驟：
- 按住
Ctrl鍵，逐一點選底部的工作表標籤（被選取的標籤會變白色） - 如果要選取所有工作表，右鍵點擊任一標籤，選擇【選取所有工作表】
- 然後用方法一（另存新檔 > PDF）或方法二（列印 > Microsoft Print to PDF）匯出
- Excel 會把所有選取的工作表依序合併成一份 PDF
重要注意事項：
- 每個工作表的列印區域需要分別設定。選取所有工作表後統一設定列印區域，會把同一個範圍套用到所有工作表，這通常不是你要的
- 各工作表的紙張方向可以不同（例如第一個工作表直向、第二個橫向），PDF 會忠實呈現
- 匯出前建議逐一切換到每個工作表，用列印預覽確認
適用情境： 月報、季報、多部門彙整報表等需要把多個工作表合成一份文件的場景。
方法四：嵌入字型（解決字體跑掉問題）
如果你遇到 Excel 轉 PDF 字體跑掉，或者對方開啟 PDF 後字不見、顯示方框，問題幾乎都出在字型沒有嵌入。
Windows 操作步驟：
- 點選【檔案】>【選項】
- 在左側選擇【儲存】
- 勾選「將字型嵌入檔案」
- 建議同時勾選「僅嵌入文件中使用的字元」（減少檔案大小）
- 按【確定】
- 然後再用方法一或方法二匯出 PDF
Mac 的差異：
Mac 版 Excel 目前不支援字型嵌入功能。如果你在 Mac 上遇到字體問題，有兩個替代方案：
- 改用系統預設字型（如蘋方、Helvetica），這些字型在大多數裝置上都有
- 先在 Mac 上用【檔案】>【匯出】>【PDF】匯出，Mac 的 PDF 引擎會自動處理大部分字型問題
取捨考量： 嵌入字型會增加檔案大小（一個中文字型可能增加 5-15 MB）。如果檔案大小有限制（例如 email 附件上限），可以只嵌入文件中使用的字元，或改用通用字型如微軟正黑體、新細明體。
適用情境： 使用非系統預設字型（品牌字型、設計字型、特殊中文字型），或文件需要在不同電腦上開啟且字型必須一致。
如果你遇到的不只是轉 PDF 的格式問題，而是 Excel 檔案本身的格式異常，可以參考 Excel 格式跑掉修復教學。
方法五：使用第三方工具（解決複雜格式或批次需求）
當 Excel 內建功能無法滿足需求——例如需要批次轉換數十個檔案、需要更高的格式保留度、或需要轉檔後直接編輯 PDF——第三方工具就派上用場了。
常用的工具有三類：
- 線上轉換工具（Smallpdf、ILovePDF）：免安裝，打開瀏覽器就能用，適合偶爾轉檔
- 線上 PDF 編輯平台（pdfFiller）：除了轉檔還能編輯、簽署、加密 PDF，適合需要後續處理的場景
- 桌面專業軟體（Adobe Acrobat）：格式保留度最高，支援批次處理，適合大量或高品質需求
各工具的詳細比較見下一節。更多 Excel 轉 PDF 的方法與工具介紹，也可以參考 Excel to PDF 教學。
第三方工具比較：哪種情況該用哪個工具？
不是每個人都需要第三方工具。如果你的需求是「偶爾轉一份格式簡單的 Excel」，用 Excel 內建功能就夠了。但如果你經常遇到格式保留度不夠、需要批次處理、或轉檔後還要編輯 PDF，以下比較表幫你選擇。
工具比較表（格式保留度 × 安全性 × 價格 × 適用對象）
| 工具名稱 | 類型 | 格式保留度 | 資料安全性 | 批次支援 | 免費方案 | 付費方案 | 最適合誰 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Excel 內建 | 桌面軟體 | ★★★★☆ | ★★★★★（本地端） | 否 | 隨 Office 附帶 | — | 一般上班族、日常轉檔 |
| Smallpdf | 線上工具 | ★★★☆☆ | ★★★☆☆（雲端） | 付費版支援 | 每日 2 次免費 | 約 NT$270/月 | 偶爾轉檔、非敏感資料 |
| ILovePDF | 線上工具 | ★★★☆☆ | ★★★☆☆（雲端） | 付費版支援 | 有限制免費 | 約 NT$200/月 | 偶爾轉檔、預算有限 |
| pdfFiller | 線上 PDF 編輯平台 | ★★★★☆ | ★★★★☆（加密傳輸） | 是 | 30 天試用 | 約 NT$250/月 | 需要轉檔＋編輯＋簽署 |
| Adobe Acrobat | 桌面專業軟體 | ★★★★★ | ★★★★★（本地端） | 是 | 7 天試用 | 約 NT$620/月 | 大量轉檔、最高品質需求 |
敏感資料的安全轉檔建議
如果你的 Excel 檔案包含個資、財務數據或商業機密，不建議使用線上轉換工具。原因很簡單：你的檔案會上傳到第三方伺服器，即使對方聲稱「處理後自動刪除」，你無法驗證。
安全轉檔的建議做法：
- 首選：Excel 內建功能——檔案完全不離開你的電腦
- 次選：桌面版專業軟體（如 Adobe Acrobat 桌面版或 pdfFiller 桌面應用程式）——處理過程在本地端完成
- 轉檔後加密：如果 PDF 需要傳送給他人，記得設定開啟密碼
舉個實際案例：某公司 HR 需要將含有數百筆員工個資的 Excel 名單轉為 PDF 發給外部稽核單位。她一開始用線上工具轉檔，後來被資安部門提醒這違反公司的資料保護政策。最後改用 Excel 內建的「另存新檔 > PDF」，轉檔後再用 Adobe Acrobat 加上密碼保護，整個過程檔案都沒離開公司電腦。
如果你需要更進階的 PDF 處理功能（如電子簽署、表單填寫），可以參考我們的 pdfFiller 工具介紹。
進階情境：當你的需求超出 Excel 轉 PDF 的範圍
如果你發現自己每週都在重複「整理 Excel → 調格式 → 轉 PDF → email 給主管」這個流程，問題可能不在轉檔技巧，而在工具選擇。
Excel 做報表有幾個天生的痛點：
- 多人協作時版本混亂（「月報_最終版_v3_真的最終.xlsx」）
- 格式設定無法跨檔案統一，每次轉 PDF 都要重新調整
- 沒有自動化，每個月都在做一樣的手工活
如果你的工作涉及團隊協作、進度追蹤或定期報表產出，可以考慮用專案管理工具取代部分 Excel 工作。例如 monday.com 內建的儀表板功能可以直接產出視覺化報表，不需要先在 Excel 裡整理資料再轉 PDF——資料即時更新，格式也不會跑掉。（推薦試試 monday.com 的免費方案，不需要信用卡就能開始使用）
當然，如果你的需求就是單純的 Excel 轉 PDF，上面教的方法已經足夠解決問題。
結論：依情境選擇最適合的轉檔方式
回顧全文重點：
- 90% 的格式問題可以在轉檔前預防——做好列印區域、分頁符、紙張縮放、圖片固定、列印預覽這 5 項檢查，大部分問題不會發生
- 格式錯亂和內容被切掉是兩種不同問題，對應不同的解法，先判斷再動手
- 字體跑掉幾乎都是字型未嵌入造成的，Windows 用戶記得到【檔案】>【選項】>【儲存】開啟嵌入功能
- Mac 和 Windows 的操作路徑不同，Mac 用戶請用【檔案】>【匯出】>【PDF】
- 敏感資料不要用線上工具轉檔，優先使用 Excel 內建功能或桌面端軟體
快速對照表：
| 你的情境 | 建議方法 |
|---|---|
| 格式簡單、快速輸出 | 方法一：另存新檔 |
| 需要自訂縮放或只輸出部分頁面 | 方法二：列印轉 PDF |
| 多個工作表合成一份 PDF | 方法三：批次匯出 |
| 字體跑掉或字不見 | 方法四：嵌入字型 |
| 複雜格式或大量批次轉檔 | 方法五：第三方工具 |
更多 Excel 與 PDF 之間的轉換技巧，可以參考 Excel 轉 PDF 詳細教學以及 Python Excel 轉 PDF 教學（適合需要自動化批次處理的開發者）。
如果你的日常工作不只是轉檔，而是需要管理團隊任務、追蹤專案進度、產出定期報表，不妨試試 monday.com 來取代部分 Excel 的重複工作——內建的報表和儀表板功能可以省下大量手動調整格式的時間。
Excel 轉 PDF 常見問題（FAQ）
Excel转PDF 格式跑掉？
Excel 转 PDF 格式跑掉（簡體寫法）通常是這 3 大原因：(1) 列印區域未設定——Excel 不知道你要輸出哪些範圍；(2) 分頁符切錯位置——自動分頁把表格從中間切開；(3) 字型未嵌入——使用特殊中文字型轉 PDF 後變方框。解決方式是按本文「轉檔前必做的 5 項檢查」依序檢查，90% 的格式問題能在這個階段解決。
為什麼Excel格式會跑掉？
Excel 轉 PDF 後格式跑掉，本質是兩種不同的問題：格式錯亂（字型變、圖表移位、版面亂）和內容被切掉（欄位消失、多空白頁）。前者多由字型未嵌入、合併儲存格、浮動物件造成；後者多由列印區域、紙張方向、分頁符造成。先判斷你遇到哪一類，再依本文「7 大原因」對症下藥。
為什麼PDF字型跑掉？
PDF 字型跑掉（顯示成方框、亂碼或變成標楷體）通常是因為來源檔案使用的字型沒有嵌入 PDF，當 PDF 在沒有該字型的電腦上開啟時，會由系統用替代字型顯示。解決方式：(1) 在 Excel 另存 PDF 時勾選「ISO 19005-1 相容（PDF/A）」即可自動嵌入字型；(2) 或改用「Microsoft Print to PDF」虛擬印表機列印；(3) 中文字型優先用 Windows/Mac 內建的「微軟正黑體」「PingFang TC」「Noto Sans CJK」這類廣泛支援的字型。
Excel 要怎麼轉PDF？
Excel 轉 PDF 最快的 3 種方法：(1) 直接「另存新檔」選 PDF——適合 90% 場景，內建支援；(2) 用「Microsoft Print to PDF」列印——適合需要選頁範圍或控制版面；(3) 在 Acrobat 安裝後使用「Acrobat 增益集」——適合需要進階壓縮或安全性設定。詳細步驟與適用情境見本文「5 種正確轉檔方法」段落。
為什麼 Excel 轉 PDF 後右側欄位消失或被切掉？
這是最常見的問題，通常有三個原因：
- 列印區域未包含該欄：到【頁面佈局】>【列印區域】>【清除列印區域】，重新選取包含所有欄位的範圍後再設定
- 紙張寬度不足：欄位太多但用 A4 直向，改成橫向或使用「縮放至 1 頁寬」（【頁面佈局】>「寬度」選【1 頁】）
- 縮放比例問題：如果手動設了縮放百分比（例如 80%），可能剛好把最右邊的欄位擠出去。改用「寬度 1 頁」的自動縮放更可靠
排查完畢後，記得用 Ctrl + P 預覽確認所有欄位都在。
Excel 轉 PDF 字體跑掉或顯示成方框怎麼辦？
Excel 轉 PDF 字體跑掉的原因是 PDF 中沒有嵌入你使用的字型，而開啟 PDF 的電腦上也沒有安裝該字型。
解法一：嵌入字型（Windows） 【檔案】>【選項】>【儲存】> 勾選「將字型嵌入檔案」> 按【確定】後重新匯出
解法二：替換為通用字型 如果不想增加檔案大小，把字型改成大多數電腦都有的字型：
- Windows：微軟正黑體、新細明體
- Mac：蘋方（PingFang）
- 跨平台通用：Arial、Times New Roman（英文部分）
圖表或圖片轉檔後位置偏移怎麼辦？
右鍵點擊圖片或圖表 >【設定圖片格式】>【屬性】> 選擇「隨儲存格移動但不調整大小」。設定完成後重新匯出 PDF。
如果圖表是用 Excel 內建圖表功能建立的，建議把圖表放在獨立的儲存格範圍內（不要跟資料表重疊），這樣轉檔時比較不會出問題。
如何確認 PDF 內容完整、沒有遺漏？
Excel 轉 PDF 不完全是很多人事後才發現的問題。建議養成以下習慣：
- 轉檔前按
Ctrl + P，記下預覽顯示的總頁數 - 轉檔後用 PDF 閱讀器開啟，確認頁數一致
- 逐頁核對：第一頁的起始資料、最後一頁的結束資料是否正確
- 特別注意多工作表的情況——確認每個工作表都有被匯出
為什麼 PDF 檔案突然變很大？
兩個常見原因：
- 高解析度圖片未壓縮：Excel 中插入的圖片如果是原始高解析度（例如相機拍的照片），轉 PDF 後檔案會很大。解法：在 Excel 中選取圖片 >【圖片格式】>【壓縮圖片】> 選擇適當解析度
- 字型嵌入增加體積：一個完整的中文字型檔可能有 5-15 MB。解法：勾選「僅嵌入文件中使用的字元」，或匯出時選擇「最小檔案大小」
如何只匯出部分工作表或特定頁面？
匯出部分工作表： 按住 Ctrl 點選要匯出的工作表標籤，然後用【另存新檔】>【PDF】匯出，Excel 只會匯出被選取的工作表。
匯出特定頁面： 用【檔案】>【列印】> 印表機選【Microsoft Print to PDF】> 在「頁面」欄位輸入頁碼範圍（例如 1-3）> 按【列印】。
公式或巨集內容會外露在 PDF 嗎？
公式不會外露——PDF 只會顯示儲存格的計算結果（顯示值），不會顯示公式本身。但如果你的儲存格設定了「顯示公式」模式（Ctrl + ``），那公式文字就會被當成顯示值匯出。
巨集不會匯出——VBA 巨集完全不會出現在 PDF 中。
額外保護步驟： 如果你擔心有人從 PDF 反推資料，可以在轉檔前把公式儲存格全選，複製後【貼上為值】，這樣連原始公式都不存在了。
