Excel 條件格式化公式IF完整教學
Excel的條件格式化功能，能讓你根據特定條件自動改變單元格外觀，提升數據辨識度與工作效率。無論是專案進度追蹤、異常數據警示，還是自動分級標示，條件格式化都是知識工作者不可或缺的利器。本教學將帶你從基礎到進階，全面掌握Excel格式化條件公式IF的設定技巧。
什麼是Excel條件格式化？
條件格式化是指根據單元格的內容或特定邏輯，自動改變其格式（如背景色、字體色、粗體、斜體等）。這與手動設定格式不同，條件格式化能根據數據變動即時反映，常見應用包括：
- 專案進度表自動高亮逾期任務
- 銷售數據中標示超標或異常值
- 根據分數自動分級（如紅黃綠燈）
- 到期日臨近自動提醒
條件格式化讓大量數據一目了然，便於決策與溝通。
條件格式化公式與IF函數的關係
在Excel中，「條件格式化」與「IF函數」雖然都與邏輯判斷有關，但用途略有不同：
- IF函數：用於計算、返回不同結果（如=IF(A1>60,”及格”,”不及格”)），結果顯示在單元格內。
- 條件格式化公式：用於設定格式，當條件成立時自動改變單元格外觀，內容本身不變。
在設定條件格式化時，常用的「公式」其實就是一個邏輯判斷式，類似IF函數的條件部分。例如，=A1>100 表示「當A1大於100時套用格式」。若需更複雜判斷，可結合AND、OR、NOT等邏輯函數：
- =AND(A1>80,B1=”是”)：A1大於80且B1為「是」時套用格式
- =OR(A1=”完成”,B1=”已核准”)：A1為「完成」或B1為「已核准」時套用格式
常見疑問
Q：為什麼條件格式化不能直接用IF函數？
A：條件格式化只需要判斷「條件是否成立」，不需要返回不同值，因此只需寫出判斷式即可，不必寫完整的IF語法。
如何設定Excel條件格式化公式
以下以Excel桌面版為例，說明詳細設定步驟：
1. 選取目標範圍
先選取要套用條件格式的儲存格範圍。例如，A2:A20。
2. 開啟條件格式化對話框
在功能區點選「開始」>「條件格式」>「新建規則」。
3. 選擇「使用公式決定要設定格式的儲存格」
在新建格式規則對話框中，選擇「使用公式決定要設定格式的儲存格」。
4. 輸入條件公式
在公式欄輸入邏輯判斷式。常見範例：
- 標示大於100的數值：
=A2>100 - 標示「完成」狀態：
=A2="完成" - 標示同一列B欄為「是」且A欄大於80：
=AND(A2>80,B2="是")
注意：
– 公式中的儲存格參照，應以所選範圍的左上角儲存格為基準。
– 若需套用到整列或多欄，請留意絕對/相對參照（如$A2、A$2、$A$2）。
5. 設定格式
點選「格式」按鈕，選擇想要的字體、填滿色彩、邊框等。
6. 確認並套用
點選「確定」完成設定。此時，符合條件的儲存格將自動變更格式。
實務案例
在專案管理表中，若要自動標示逾期未完成的任務，可選取「到期日」欄，設定公式：=AND(A2<TODAY(),B2<>"完成")，並設紅色底色提醒。
進階應用：多條件與複合邏輯
多條件格式化設定方式
Excel允許在同一範圍設定多條條件格式規則。每條規則可設定不同格式，並可調整優先順序。
AND、OR、NOT等複合條件寫法
- AND：同時滿足多個條件
例：=AND(A2>80,B2="是") - OR：任一條件成立即可
例：=OR(A2="完成",B2="已核准") - NOT：條件不成立時
例：=NOT(A2="完成")
條件優先順序與衝突處理
當多條規則同時成立時，Excel會依規則順序套用，後面的規則可覆蓋前面的格式。可在「條件格式管理員」中調整規則順序與停止處理選項。
實例：紅黃綠燈分級
假設A2:A20為分數，需自動標示：
- 大於80為綠色：
=A2>80 - 介於60~80為黃色：
=AND(A2>=60,A2<=80) - 小於60為紅色：
=A2<60
依序建立三條規則，分別設定不同底色。
實例：到期日提醒
假設B2:B20為到期日，需標示已到期但未完成的任務：
- 公式：
=AND(B2<TODAY(),C2<>"完成") - 格式：紅色底色
條件格式化公式常見問題與解決方法
FAQ
Q1：為什麼條件格式化公式無效？
A1：常見原因包括公式參照錯誤（如未正確使用$符號）、範圍選取不當、資料類型不符（如數字與文字混用）、規則優先順序錯誤。
Q2：如何批量移除或管理條件格式？
A2：選取範圍，點選「開始」>「條件格式」>「清除規則」，可選擇清除選取範圍或整個工作表的條件格式。若需編輯規則，請進入「條件格式管理員」。
Q3：條件格式化有什麼限制？
A3：大量複雜規則可能影響效能，部分舊版Excel在公式支援度、規則數量上有限制。建議定期檢查並簡化規則。
Q4：如何避免公式參照錯誤？
A4：設定公式時，確認是否需鎖定列或欄（$符號），並以所選範圍左上角儲存格為基準。
實際案例分享
專案進度追蹤
在專案管理表中，A欄為任務名稱，B欄為到期日，C欄為狀態。需自動標示逾期未完成的任務：
- 選取B2:B50
- 設定公式：
=AND(B2<TODAY(),C2<>"完成") - 設定紅色底色
應用價值：專案經理可一眼掌握風險任務，及時調度資源。
異常數據警示
在銷售報表中，A欄為銷售額，需高亮標示低於目標（如小於50000元）的數據：
- 選取A2:A100
- 設定公式：
=A2<50000 - 設定橙色底色
應用價值：業務主管可快速聚焦需關注的區域或人員。
多條件分級（紅黃綠燈）
在績效評分表中，A欄為分數：
- 綠色（優秀）：
=A2>=90 - 黃色（普通）：
=AND(A2>=70,A2<90) - 紅色（需改進）：
=A2<70
依序設定三條規則，分別設不同底色。
常用條件格式化公式速查表
| 條件描述 | 公式範例 | 適用情境 |
|---|---|---|
| 大於100 | =A2>100 | 銷售目標、分數評比 |
| 等於「完成」 | =A2=”完成” | 任務狀態標示 |
| 小於目標值 | =A2<50000 | 異常數據警示 |
| 同時滿足多條件 | =AND(A2>80,B2=”是”) | 合格且已審核 |
| 任一條件成立 | =OR(A2=”完成”,B2=”已核准”) | 狀態多元標示 |
| 非某值 | =NOT(A2=”完成”) | 未完成任務標示 |
| 到期未完成 | =AND(B2<TODAY(),C2<>”完成”) | 專案逾期提醒 |
| 文字長度大於5 | =LEN(A2)>5 | 資料格式檢查 |
結語與進階工具應用
善用Excel條件格式化公式IF，不僅能提升數據視覺化，更能強化專案管理、團隊協作與日常工作效率。若需進一步自動化、跨部門協作或更強大的視覺化儀表板，建議可搭配如Monday.com、ClickUp等專業專案管理平台，這些工具支援更彈性的數據追蹤、進度提醒與自動化流程，讓團隊決策更敏捷、管理更高效。
