Excel重複資料合併教學總覽
在日常專案管理、銷售分析或客戶資料整理時，經常會遇到同一筆資料多次出現的情況。例如：同一客戶多筆訂單、同一產品多次銷售紀錄、或多位同事分別輸入相同資訊。這些重複資料若未妥善合併，容易導致統計錯誤、重複發送訊息、甚至決策失誤。
Excel提供多種合併重複資料的方法，從基礎的移除重複、公式合併，到進階的Power Query自動化整合，皆能因應不同需求。以下將系統性介紹各種方法，並結合實務案例與常見問題，協助你選擇最適合的解決方案。
合併前的資料準備與清理
檢查與清理重複資料
在進行合併前，務必確保資料乾淨且一致。常見的資料清理步驟包括：
- 尋找重複值：可利用「條件格式」→「醒目提示儲存格規則」→「重複值」，快速標示重複資料。
- 移除多餘空白格：使用「尋找與選取」→「移除空白列」或TRIM函數清理多餘空格。
- 修正錯誤資料：檢查是否有拼字錯誤、格式不一致（如日期格式混用）、數字與文字混雜等問題。
- 統一資料格式：例如將所有電話號碼、郵遞區號、日期等格式統一，避免合併時出現錯誤。
實務案例
某公司在彙整客戶資料時，發現同一客戶名稱有「王小明」與「王小明 」（多一個空格），導致系統判斷為不同對象。透過TRIM與條件格式標示，快速找出並修正這類問題。
資料格式統一與常見問題
- 日期格式建議統一為YYYY/MM/DD或YYYY-MM-DD，避免合併時出現亂碼。
- 數字欄位避免混用千分位符號，如1,000與1000會被視為不同。
- 文字欄位建議全部轉為全形或半形一致。
常見錯誤
- 合併後出現亂碼，通常是因為原始資料格式不一致。
- 部分資料未被合併，可能是因為隱藏空白、特殊字元或格式錯誤。
Excel內建功能合併重複資料
移除重複項目功能
Excel的「移除重複項目」可快速刪除重複資料，保留唯一值。
操作步驟：
1. 選取要處理的資料範圍。
2. 點擊「資料」→「移除重複項目」。
3. 選擇要檢查重複的欄位（可多選）。
4. 按「確定」，系統會自動移除重複資料，只保留第一筆。
注意事項：
– 僅針對選取欄位判斷重複，若只選部分欄位，可能會遺失重要資訊。
– 建議先複製一份原始資料備份，避免誤刪。
案例說明
在合併銷售訂單時，若只以「客戶名稱」去重，可能會遺漏同名不同人的情境。建議同時選擇「客戶名稱」與「電話」等多個欄位，提高準確性。
使用公式合併重複資料
CONCATENATE、TEXTJOIN基本用法
-
CONCATENATE（適用於舊版Excel）
合併多個欄位內容：
=CONCATENATE(A2, " ", B2) -
TEXTJOIN（Excel 2016以上）
可合併多個儲存格，並自訂分隔符：
=TEXTJOIN(", ", TRUE, B2:D2)
版本限制：
TEXTJOIN、UNIQUE等新函數僅支援Excel 2016以上版本。
FILTER、UNIQUE、VLOOKUP進階用法
-
UNIQUE
萃取唯一值：
=UNIQUE(A2:A100) -
FILTER
篩選符合條件的資料：
=FILTER(B2:B100, A2:A100=E2) -
VLOOKUP/XLOOKUP
依主鍵查找並合併資料：
=VLOOKUP(E2, A:B, 2, FALSE)
應用情境：
若需將同一客戶的多筆訂單內容合併到一列，可先用UNIQUE找出唯一客戶，再用TEXTJOIN+FILTER將所有訂單內容合併：
=TEXTJOIN(", ", TRUE, FILTER(B:B, A:A=E2))
（E2為唯一客戶名稱）
常見錯誤
- 公式出現#SPILL!，通常是目標儲存格被其他資料占用。
- FILTER、UNIQUE無法使用，請確認Excel版本支援。
樞紐分析表合併與彙總
樞紐分析表適合用於大量資料的彙總與分析，例如統計每位客戶的訂單總額、每個產品的銷售數量。
操作步驟：
1. 選取資料範圍。
2. 點擊「插入」→「樞紐分析表」。
3. 選擇放置位置。
4. 將「客戶名稱」拖到「列」，「訂單金額」拖到「值」。
5. 可選擇「加總」、「計數」、「平均」等彙總方式。
局限說明：
樞紐分析表僅能彙總數值，無法將多筆文字內容合併於同一儲存格。
案例說明
適合用於「統計每位客戶的訂單總額」，但若需將所有訂單編號合併於同一欄，建議搭配公式或Power Query。
Power Query進階合併重複資料
Power Query是現代Excel強大的資料整合工具，適合處理大量、結構複雜的重複資料自動化合併。
優勢：
– 可自動化多步驟資料清理、合併。
– 支援多表格、跨檔案資料整合。
– 操作流程可重複執行，節省時間。
基本步驟：
1. 點擊「資料」→「取得與轉換資料」→「從表格/範圍」。
2. 進入Power Query編輯器，選擇要合併的欄位。
3. 使用「群組依據」功能，設定主鍵（如客戶名稱），並選擇要合併的欄位與方式（如全部合併、用逗號分隔）。
4. 點擊「關閉並載入」回到工作表。
案例說明
如需將同一產品的所有銷售日期合併為一欄，可用Power Query的「群組依據」功能，將所有日期自動串接。
常見錯誤
- 欄位名稱不一致會導致合併失敗，建議先統一欄位名稱。
- 若資料來源為多個檔案，請確認檔案結構一致。
常見應用案例與錯誤排查
實務案例解析
-
同一客戶多筆訂單合併
目標：將同一客戶的所有訂單編號合併於同一列。
方法：用UNIQUE找出客戶，再用TEXTJOIN+FILTER合併訂單編號。 -
同一產品多筆銷售紀錄合併
目標：將同一產品的所有銷售日期合併於同一欄。
方法：Power Query群組依據，合併所有日期欄位。
合併常見問題與解決方法
- 資料遺失：合併前未備份，或去重時只選部分欄位，導致重要資訊被刪除。建議操作前複製原始資料。
- 格式錯亂：合併後出現亂碼或格式不一致，請先統一原始資料格式。
- 重複判斷失誤：同名不同人被誤合併，建議多欄位比對（如姓名+電話）。
FAQ：Excel重複資料合併常見問答
Q1：如何合併多個工作表的重複資料？
A：可將多個工作表資料合併至同一表格，再用Power Query或公式進行去重與合併。
Q2：如何只合併部分欄位重複的資料？
A：在「移除重複項目」時選擇特定欄位，或用公式自訂判斷條件。
Q3：如何自訂合併時的分隔符？
A：TEXTJOIN函數可自訂分隔符號，如逗號、分號、換行等。
Q4：Excel不同版本有什麼差異？
A：TEXTJOIN、UNIQUE、FILTER等新函數僅支援Excel 2016以上，舊版需用其他公式或VBA。
Q5：合併後如何自動去除重複？
A：可用UNIQUE函數或Power Query自動去重。
推薦工具與進階資源
若需團隊協作、跨部門資料整合，建議考慮專業的專案管理平台。例如，Monday.com支援多來源資料整合與自動化流程，適合大型團隊協作；ClickUp、Notion則提供彈性資料庫與自訂流程，能有效提升資料管理效率。這些工具特別適合需要多人協作、資料同步與進階自動化的情境。
總結與行動呼籲
Excel重複資料合併有多種方法，從基礎的移除重複、公式合併，到進階的Power Query自動化，皆能因應不同需求。建議根據資料量、複雜度與協作需求，選擇最適合的方法。若需處理跨部門或多來源資料，亦可考慮專業管理工具，讓資料整合更高效。
