為什麼要學會 Excel 時間功能？
在專案管理、工時統計、排班計畫或日常數據分析中，時間與日期的計算幾乎是不可或缺的基本功。無論是計算任務所需時數、統計團隊加班工時，還是自動化生成工時報表，Excel 都能提供強大且彈性的時間處理能力。掌握這些技巧，能大幅提升你的數據處理效率，並減少人工計算錯誤。
Excel 時間儲存邏輯與基本概念
Excel 內部將時間視為「一天的分數」，即 0~1 之間的小數。例如：
| 時間 | Excel 儲存值 |
|---|---|
| 0:00 | 0 |
| 6:00 | 0.25 |
| 12:00 | 0.5 |
| 18:00 | 0.75 |
| 24:00 | 1 |
這種設計讓時間加減變得直觀，但也帶來一些常見誤區（如跨日、負值計算）。此外，日期則以「自 1900 年 1 月 1 日起的天數」儲存，例如 1900/1/1 為 1，2022/1/1 為 44562。時間與日期可同時存在於一個儲存格中，例如「2022/1/1 15:30」。
如何正確輸入時間與日期
時間輸入方式
- 24 小時制：直接輸入「15:30」即為下午三點半。
- 12 小時制：可輸入「3:30 PM」或「3:30 am」。
- 輸入時需包含冒號，否則 Excel 可能將其視為純數字。
常見錯誤提醒：
– 漏打冒號（如輸入「1530」）會被視為數字 1530。
– 輸入「24:00」會自動轉為隔日 0:00。
日期與時間同時輸入
可直接輸入「2022/1/1 15:30」，Excel 會自動辨識並正確儲存。
Excel 常用時間與日期函數
NOW 函數
- 語法：
=NOW() - 功能：回傳目前的日期與時間（動態更新）。
- 應用：自動記錄打卡、任務建立時間。
TODAY 函數
- 語法：
=TODAY() - 功能：回傳目前日期（不含時間）。
- 應用：計算天數差、到期日提醒。
HOUR、MINUTE、SECOND 函數
- 語法：
=HOUR(時間值)：回傳小時（0~23）=MINUTE(時間值)：回傳分鐘（0~59）=SECOND(時間值)：回傳秒數（0~59）- 應用：拆解時間欄位、統計特定時段工時。
範例：
假設 A1 為「15:45:30」
– =HOUR(A1) 結果為 15
– =MINUTE(A1) 結果為 45
– =SECOND(A1) 結果為 30
TIME、TIMEVALUE、DATE、DATEDIF 函數
=TIME(小時, 分鐘, 秒)：組合時間=TIMEVALUE(文字時間)：將文字轉為時間值=DATE(年, 月, 日)：組合日期=DATEDIF(開始日, 結束日, "單位")：計算兩日期間隔（如天、月、年）
Excel 時間加減與進階計算
基本時間加減
- 直接用公式相加減即可，例如：
=A1+B1（加總兩個時間）=A1-B1（計算時間差）
跨日計算
若加總結果超過 24 小時，預設格式只顯示一天內的時間，需自訂格式 [hh]:mm 才能正確顯示超過 24 小時的總時數。
範例：
A1 = 12:00，B1 = 15:00，C1 = 10:00
=A1+B1+C1 結果為 37:00（自訂格式為 [hh]:mm）
負值與跨日減法
若結束時間早於開始時間，直接相減會出現錯誤（顯示 #####）。可用以下公式處理跨日：
=結束時間-開始時間+IF(結束時間<開始時間,1,0)
範例：
A1 = 23:00，B1 = 2:00
=B1-A1+IF(B1<A1,1,0) 結果為 3:00
計算總工時（含跨日）
假設有一份工時表，記錄「上班時間」與「下班時間」，可用上述公式批次計算每日工時，再用 SUM 求和。
秒數加減
Excel 一天為 1，1 秒為 1/86400，可用公式 =A1+秒數/86400 增減秒數。
時間與日期格式設定
變更時間格式
- 選取儲存格，右鍵選「格式化儲存格」。
- 選擇「時間」類型，可選 13:30、1:30 PM 等格式。
- 若需顯示超過 24 小時，請選「自訂」並輸入
[hh]:mm。
自訂格式範例
[hh]:mm:ss：顯示總時數（可超過 24 小時）yyyy/mm/dd hh:mm：同時顯示日期與時間
常見格式錯誤
- 顯示 #####：通常是儲存格寬度不足，或計算結果為負值。
- 顯示數字（如 0.75）：儲存格未套用時間格式。
常見錯誤與排解技巧
| 問題描述 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| 顯示 ##### | 負值或儲存格太窄 | 擴大欄寬，檢查公式是否產生負值 |
| 顯示小數（如0.5） | 格式未設為時間 | 重新設定時間格式 |
| 跨日減法為負 | 結束時間早於開始時間 | 加上 IF 判斷補 1 天 |
| 無法加總超過24小時 | 格式未設為 [hh]:mm | 設定自訂格式 [hh]:mm |
進階應用案例
案例一：自動統計一週總工時
假設 A2:A8 為上班時間，B2:B8 為下班時間，計算每日工時（含跨日）：
=B2-A2+IF(B2<A2,1,0)
將結果加總，即可得一週總工時。
案例二：自動標示遲到早退
若上班時間晚於 9:00，則標示遲到：
=IF(A2>TIME(9,0,0),"遲到","正常")
可結合條件格式，自動變色提示。
協作與自動化工具推薦
若你需要更高階的工時追蹤、團隊協作或自動化報表，建議結合以下工具：
- Monday.com：專案管理與自動化工時追蹤，適合團隊協作、進度監控。
- ClickUp：結合任務管理、時間追蹤與自動化，支援多種視覺化報表。
- Notion：彈性資料庫與協作平台，適合整合工時、任務與知識管理。
- pdfFiller / SignNow：若需將 Excel 工時表轉為 PDF 並線上簽署，這兩款工具能大幅提升流程效率。
- Sanebox：郵件自動分類與提醒，適合需要管理大量郵件通知的專案經理。
這些工具能與 Excel 數據相輔相成，讓你的專案管理與團隊協作更加高效。
總結
熟練 Excel 時間功能，不僅能解決日常數據處理的痛點，更能為專案管理、工時統計、團隊協作帶來極大助力。建議多加練習上述公式與案例，並根據實際需求靈活運用。如果你希望進一步提升自動化與協作效率，也可考慮導入 Monday.com、ClickUp 等專業工具，打造更高效的數據與專案管理流程。
