Excel格式化條件功能總覽
Excel的格式化條件（Conditional Formatting）是一項強大的資料視覺化工具，能根據自訂規則自動變更儲存格的顏色、圖示或樣式，讓關鍵資訊一目了然。無論是標示異常值、追蹤專案進度、突顯高分或警示逾期任務，格式化條件都能大幅提升資料判讀效率。
常見應用場景
- 專案管理：自動標示逾期任務、進度落後項目。
- 業績分析：突出高於目標的銷售數據或低於警戒線的績效。
- 品質控管：警示異常數值或重複資料。
- 人事管理：標示出勤異常、績優員工等。
如何設定Excel格式化條件（基礎操作）
設定格式化條件的流程相當直觀，以下以Excel桌面版為例，逐步說明操作方法。
選取儲存格與啟用條件格式
- 選取資料範圍：以滑鼠拖曳選取欲套用格式化條件的儲存格區域。
- 啟用條件格式：點選「首頁」功能區中的「格式化條件」按鈕，展開下拉選單。
常見條件類型說明
Excel內建多種條件格式類型，適用於不同資料情境：
- 醒目提示儲存格規則：如大於、小於、介於、等於、文字包含、日期發生等。
- 前/後N項：標示最大或最小的前幾筆資料。
- 資料條：以長條圖顯示數值大小。
- 色階：以漸層色彩反映數值高低。
- 圖示集：以箭頭、圓點等圖示標示不同區間。
依數值/文字設定條件格式
以數值為依據
舉例：標示分數高於80分的學生
- 選取分數欄位。
- 點選「格式化條件」→「醒目提示儲存格規則」→「大於」。
- 輸入80，選擇想要的格式（如綠色填滿）。
- 按下「確定」。
以文字為依據
舉例：標示狀態為「逾期」的任務
- 選取狀態欄位。
- 點選「格式化條件」→「醒目提示儲存格規則」→「文字包含」。
- 輸入「逾期」，選擇紅色字體或底色。
- 按下「確定」。
進階條件格式應用
格式化條件不僅限於單一儲存格，還能透過公式、跨欄設定，實現更靈活的資料標示。
以公式自訂條件格式
當預設規則無法滿足需求時，可選擇「使用公式決定要設定格式的儲存格」。
範例：根據多欄條件標示整列
假設A欄為「狀態」、B欄為「分數」，欲標示「狀態為逾期且分數低於60」的整列：
- 選取整個資料表（如A2:C100）。
- 點選「格式化條件」→「新增規則」→「使用公式」。
- 輸入公式：
=AND($A2="逾期",$B2<60) - 設定格式（如紅色底色），按下「確定」。
套用條件格式到整列/整欄
若想根據某一欄的條件，讓整列變色，需以絕對/相對參照設定公式。例如，根據「到期日」是否早於今天，將整列標示為黃色：
- 選取整個資料表。
- 使用公式：
=$C2<TODAY() - 設定格式後套用。
條件格式的優先順序與管理
當同一儲存格有多個條件格式時，Excel會依規則順序套用。可透過「格式化條件」→「管理規則」進行：
- 調整規則順序：上移/下移規則，決定優先權。
- 啟用/停用規則：可暫時關閉某條規則。
- 複製/刪除規則：快速管理多個格式設定。
常見問題與排解（FAQ）
格式未正確套用的原因
- 選取範圍錯誤：請確認公式參照正確（如$A2 vs. A$2）。
- 規則順序衝突：多條規則重疊時，優先順序會影響最終顯示。
- 資料格式不符：數值與文字混用，可能導致條件判斷失效。
- 條件公式錯誤：公式需回傳TRUE/FALSE，否則不會套用格式。
如何複製/清除條件格式
- 複製格式：可使用「格式刷」工具，將條件格式套用至其他儲存格。
- 清除格式：選取範圍，點選「格式化條件」→「清除規則」即可移除。
實務案例分享
案例一：標示逾期任務
在專案進度表中，若「到期日」早於今天且「狀態」未完成，則將該任務列標示為紅色，提醒團隊即時處理。
案例二：突出高分員工
在人事績效表中，將分數高於90分的員工姓名以綠色字體顯示，方便主管快速辨識績優人員。
案例三：警示異常數值
在品質檢驗報表中，若某數值超出正常範圍（如低於10或高於100），自動以黃色底色標示，協助品管人員即時發現問題。
進一步提升效率：自動化與工具應用
當資料量龐大或需跨部門協作時，Excel條件格式雖然實用，但手動維護規則較為繁瑣。此時可考慮使用專業專案管理或自動化工具，如 Monday.com 提供的自動狀態標示、進度追蹤與視覺化儀表板，能讓團隊即時掌握關鍵資訊，並減少人工設定錯誤。這類工具特別適合需要多層級審核、跨部門協作或需整合多種資料來源的情境。
結語與行動建議
善用Excel格式化條件，不僅能提升資料判讀效率，更能強化專案管理與日常工作的精準度。建議讀者可從基礎操作開始，逐步嘗試進階應用，並依實際需求選擇合適的自動化工具，打造高效、可視化的工作流程。
