Excel重複資料合併的完整教學指南
在日常工作中，重複資料的整理與合併是Excel用戶常見的需求。無論是客戶名單、銷售紀錄還是專案進度表，重複資料不僅影響數據分析的準確性，也會拖慢資料處理效率。本指南將深入解析Excel中「合併重複資料」的多種方法，並說明「合併」與「移除」的差異，協助你根據實際情境選擇最合適的工具與步驟。
合併與移除重複資料的區別
在Excel中，「移除重複」與「合併重複」雖然常被混用，但實際上有明顯差異：
- 移除重複：將重複的資料列刪除，只保留唯一值。適合清理名單、去除重複紀錄。
- 合併重複：將同一主鍵（如姓名、編號）下的多筆資料合併成一筆，並將其他欄位內容整合。適合彙總資訊、簡化資料結構。
應用場景舉例：
– 若你有一份客戶訂單紀錄，需將同一客戶的多筆訂單合併顯示，可用合併重複。
– 若你只想保留唯一的客戶名單，則用移除重複即可。
方法一：利用Excel內建「移除重複」功能
這是最直接、適合初學者的方式，能快速去除重複資料列。
操作步驟
- 選取資料範圍：點選包含重複資料的表格。
- 點擊「資料」標籤：在功能區選擇「資料」。
- 選擇「移除重複」：點擊「移除重複」按鈕。
- 選擇欄位：勾選需檢查重複的欄位（如姓名、電話）。
- 確認移除：點擊「確定」，Excel將自動刪除重複列，只保留唯一值。
適用情境
- 只需保留唯一資料，不需彙總或合併其他欄位內容。
優缺點比較
| 優點 | 缺點 |
|---|---|
| 操作簡單，適合初學者 | 只能刪除重複，無法合併其他欄位資料 |
方法二：函數法合併重複資料（如TEXTJOIN、UNIQUE、FILTER）
若需將同一主鍵下的多筆資料內容合併到一個儲存格，可利用Excel函數（部分需Excel 365或新版）。
常用函數組合
- UNIQUE：擷取唯一主鍵（如客戶名稱）。
- TEXTJOIN：將同一主鍵下的多筆內容合併為一個儲存格。
- FILTER：篩選特定主鍵對應的資料。
範例操作
假設A欄為「客戶名稱」、B欄為「訂單編號」：
- 在C2輸入：
=UNIQUE(A2:A100)，取得所有唯一客戶名稱。 - 在D2輸入：
=TEXTJOIN(", ", TRUE, FILTER(B$2:B$100, A$2:A$100=C2))
這樣即可將同一客戶的所有訂單編號合併顯示。
適用情境
- 需將多筆資料合併到單一儲存格，便於彙總或報表輸出。
- 適合Excel 365或新版用戶。
優缺點比較
| 優點 | 缺點 |
|---|---|
| 彈性高，可自訂合併格式 | 舊版Excel不支援部分新函數 |
方法三：Power Query自動化合併重複資料
Power Query是Excel強大的資料處理工具，適合大量或複雜資料的自動化合併。
操作步驟
- 選取資料：點選資料範圍，選擇「資料」>「從表格/範圍」。
- 進入Power Query編輯器。
- 分組彙總：點擊「開始」>「群組依據」。
- 設定群組條件：選擇主鍵欄位（如客戶名稱），設定彙總方式（如將訂單編號合併為清單）。
- 自訂合併方式：可選「所有資料列」或「自訂函數」將內容合併為文字。
- 關閉並載入：完成後將結果載入Excel表格。
適用情境
- 需批次處理大量資料，或需定期自動合併。
- 適合進階用戶或有自動化需求者。
優缺點比較
| 優點 | 缺點 |
|---|---|
| 高度自動化、適合大量資料 | 初學者需學習基本操作 |
方法四：VBA自動化合併重複資料
對於特殊需求或需高度自訂的情境，可使用VBA巨集自動化合併流程。
範例VBA程式碼
Sub 合併重複資料()
Dim dict As Object
Set dict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
Dim lastRow As Long, i As Long
lastRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = 2 To lastRow
key = Cells(i, 1).Value
value = Cells(i, 2).Value
If dict.Exists(key) Then
dict(key) = dict(key) & ", " & value
Else
dict.Add key, value
End If
Next i
' 將結果輸出到新表
i = 2
For Each key In dict.Keys
Cells(i, 4).Value = key
Cells(i, 5).Value = dict(key)
i = i + 1
Next
End Sub
適用情境
- 需高度客製化合併邏輯。
- 適合熟悉VBA的進階用戶。
優缺點比較
| 優點 | 缺點 |
|---|---|
| 可完全自訂合併規則 | 需具備VBA基礎，維護較複雜 |
各方法比較與選擇建議
| 方法 | 適用情境 | 難易度 | 自動化 | 支援版本 |
|---|---|---|---|---|
| 移除重複 | 只需保留唯一值 | ★ | ✗ | 全版本 |
| 函數法 | 合併內容到單一儲存格 | ★★ | ✗ | 365/新版 |
| Power Query | 批次自動合併、複雜資料 | ★★★ | ✓ | 2016以上 |
| VBA | 高度自訂需求 | ★★★★ | ✓ | 全版本 |
常見問題Q&A
Q1：合併重複資料時，部分資料遺失怎麼辦？
A：建議操作前先備份原始資料。若發現資料遺失，檢查是否選錯合併欄位或誤用「移除重複」功能。
Q2：如何只合併部分欄位？
A：可在Power Query或VBA中自訂合併欄位；函數法則可針對特定欄位設計公式。
Q3：不同Excel版本有差異嗎？
A：部分新函數（如UNIQUE、FILTER、TEXTJOIN）僅支援Excel 365或新版。Power Query則需2016以上版本。
進階工具推薦：當Excel不敷使用時
若你的資料量龐大、需多人協作或跨部門整合，建議考慮專業的專案管理與協作工具。例如：
- Monday.com：支援自動化流程與多維度資料彙整，適合跨部門專案協作。
- ClickUp：結合任務管理、文件與自動化，適合團隊高效協作。
- Notion：彈性資料庫設計，適合知識管理與多樣化資料整合。
這些工具能在Excel功能受限時，提供更高層次的資料管理與協作能力。
注意事項與最佳實踐
- 操作前務必備份原始資料，避免誤刪或資料遺失。
- 根據資料型態（文字、數值、日期）選擇合適的合併方法。
- 若需定期合併或自動化，建議學習Power Query或VBA。
- 合併後請再次檢查資料正確性，確保無遺漏或重複。
