Excel 函數全面解析
Excel 函數是內建於 Excel 的計算工具，能協助用戶自動化各類數據處理與分析。無論是日常報表、專案追蹤，還是複雜的數據分析，熟練運用函數都能大幅提升效率。現行主流 Excel 版本（如 Microsoft 365、Excel 2019 及以上）均支援多數常用與進階函數，部分新函數如 XLOOKUP、FILTER 需較新版 Excel 才可使用。
Excel 函數的應用範圍極廣，涵蓋數學統計、邏輯判斷、資料查找、文字處理、日期計算等。掌握這些函數，能讓你在專案管理、團隊協作、數據分析等工作場景中如虎添翼。
Excel 函數分類與常見應用
數學與統計函數
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SUM
用途：加總一組數值。
範例：=SUM(B2:B10) 可計算銷售明細的總額。
進階：=SUM(B2:B10, D2:D10) 同時加總多個範圍。 -
AVERAGE
用途：計算平均值。
範例：=AVERAGE(C2:C20) 可統計學生成績平均。
進階：AVERAGEIF、AVERAGEIFS 可針對特定條件計算平均。 -
COUNT/COUNTA/COUNTBLANK
用途：分別計算數值個數、非空格數量、空白格數量。
範例：=COUNT(A2:A100) 統計有效數據筆數。
進階：COUNTIF、COUNTIFS 可依條件計數，如 =COUNTIF(D2:D100, “已完成”) 統計專案完成數。 -
SUMIF/SUMIFS
用途：依條件加總。
範例：=SUMIF(B2:B100, “>1000”, C2:C100) 加總金額大於1000的項目。
常見錯誤
- 忘記選取正確範圍，導致結果不正確。
- 混用 COUNT 與 COUNTA，導致計算結果與預期不符。
邏輯函數
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IF
用途：根據條件判斷給出不同結果。
範例：=IF(E2=”完成”, “已結案”, “進行中”)
進階：可巢狀多層 IF，或結合 AND/OR 實現複雜邏輯。 -
AND/OR/NOT
用途：多條件判斷。
範例：=IF(AND(B2>80, C2=”合格”), “通過”, “未通過”)
應用：在專案進度追蹤中，判斷多項任務是否同時達標。
常見錯誤
- 括號配對錯誤，或條件語法不正確。
查找與參照函數
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VLOOKUP/HLOOKUP
用途：根據關鍵字查找對應資料。
範例：=VLOOKUP(“王小明”, A2:D100, 3, FALSE) 查找王小明的第三欄資料。
應用：員工名單查詢、產品庫存比對。 -
INDEX/MATCH
用途：彈性查找資料，適用於複雜表格。
範例：=INDEX(C2:C100, MATCH(“A001”, A2:A100, 0)) 查找編號為A001的對應資料。 -
XLOOKUP
用途：新一代查找函數，支援雙向查找與錯誤處理。
範例：=XLOOKUP(“產品A”, A2:A100, B2:B100, “未找到”)
應用：專案資源分配、跨表格資料整合。
常見錯誤
- 查找範圍未對齊，導致回傳錯誤或 #N/A。
- 忽略精確/模糊查找設定。
文字處理函數
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LEFT/RIGHT/MID
用途：擷取字串左側、右側或中間指定字數。
範例：=LEFT(A2, 3) 擷取前三個字。
應用：批次處理員工編號、產品代碼。 -
LEN/TRIM
用途：計算字數、去除多餘空白。
範例：=TRIM(B2) 清理資料匯入時的多餘空格。 -
CONCATENATE/TEXTJOIN
用途：合併多個欄位內容。
範例：=CONCATENATE(A2, “-“, B2)
進階：TEXTJOIN 支援分隔符與忽略空白。
常見錯誤
- 忘記處理資料中的隱藏空白，導致比對失敗。
日期與時間函數
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TODAY/NOW
用途：取得當前日期或日期時間。
範例：=TODAY()
應用：自動產生報表日期、計算專案截止天數。 -
DATE/YEAR/MONTH/DAY
用途：組合或拆解日期。
範例：=YEAR(A2) 取得年份。 -
DATEDIF
用途：計算兩日期間隔。
範例：=DATEDIF(B2, C2, “D”) 計算天數差。
常見錯誤
- 日期格式不一致，導致計算錯誤。
Excel 函數實務案例
數據統計與分析
案例：銷售報表彙總
某公司每月需統計各業務人員的銷售總額與平均業績。可用 SUMIFS 依業務姓名加總，AVERAGEIFS 計算平均，並用 COUNTIF 統計達標人數。
應用情境：協助團隊領導快速掌握業績分布，優化獎勵機制。
資料查找與自動填充
案例：專案進度追蹤
專案管理時，常需根據任務名稱自動帶出負責人與預計完成日。可用 VLOOKUP 或 XLOOKUP 完成自動填充，減少人工查找錯誤。
應用情境：提升專案協作效率，減少溝通成本。
資料清理與格式化
案例：批次去除空白與格式轉換
資料匯入時常出現多餘空格或格式不一致。可用 TRIM、TEXT、LEFT 等函數批次處理，確保數據一致性。
應用情境：保證後續分析準確，提升數據品質。
Excel 函數進階技巧
函數組合與巢狀公式
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IF+VLOOKUP
根據查找結果進行條件判斷。
範例：=IF(VLOOKUP(A2, D2:E100, 2, FALSE)=”已完成”, “結案”, “進行中”)
應用：自動標記任務狀態，適用於專案管理。 -
SUM+IF 陣列公式
針對多條件加總。
範例：=SUM(IF((B2:B100=”A部門”)(C2:C100>1000), D2:D100))
應用：*部門業績條件彙總。
動態範圍與陣列公式
- OFFSET、FILTER、UNIQUE
OFFSET 可建立動態範圍，FILTER 可根據條件篩選資料，UNIQUE 可快速取得不重複清單。
範例：=FILTER(A2:B100, B2:B100=”進行中”)
應用：自動產生進行中任務清單，適合專案協作。
常見錯誤與排解方法
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 資料型態不符 | 檢查公式參數、資料格式 |
| #N/A | 查無資料 | 檢查查找值與範圍是否正確 |
| #REF! | 參照範圍錯誤 | 檢查刪除或移動的儲存格 |
| #DIV/0! | 除以零 | 確認分母不為零 |
實務建議：
遇到錯誤時，建議善用 Excel 的「錯誤追蹤」功能，逐步檢查公式與資料來源。
Excel 函數學習建議與資源
- 循序漸進學習：從常用函數（SUM、IF、VLOOKUP）開始，逐步挑戰進階組合與陣列公式。
- 實際操作練習：設計屬於自己的專案報表或數據分析表，將函數應用於真實場景。
- 善用線上課程與教學資源：如 [Coursera] 提供的 Excel 進階課程，適合系統化學習。
- 結合數據管理工具：如 [Monday.com]、[ClickUp] 等，能將 Excel 數據整合進專案管理流程，提升團隊協作效率。
- 避免常見誤區：如過度巢狀公式、忽略資料格式、未檢查錯誤訊息等。
常見問答（FAQ）
Excel 函數與公式有何不同？
函數是 Excel 內建的計算指令，如 SUM、IF；公式則是用戶自訂的運算表達式，可包含函數、運算符號與參照。
如何快速查找需要的函數？
可利用 Excel 的「插入函數」功能，或在功能區搜尋關鍵字。也可參考官方函數分類表，根據需求選擇。
Excel 與 Google Sheets 函數有何差異？
大多數常用函數語法相同，但部分新函數（如 XLOOKUP、FILTER）或功能細節略有不同。建議根據實際平台查閱對應說明。
新手最常犯哪些錯誤？
常見如範圍選取錯誤、資料格式不符、括號配對錯誤、忽略錯誤訊息等。
函數在專案管理或團隊協作中有哪些應用？
可用於進度追蹤、資源分配、數據彙總、狀態自動標記等，並可結合 [Monday.com]、[ClickUp] 等工具提升整體效率。
結論與行動呼籲
熟練掌握 Excel 函數，能大幅提升數據處理與工作效率，無論是專案管理、團隊協作還是日常數據分析，皆能發揮關鍵價值。建議讀者將本文介紹的函數與技巧實際應用於工作場景，並可結合 [Monday.com]、[ClickUp] 等數據管理工具，打造更高效的數據協作流程，持續精進數據處理能力。
