Excel加總與篩選功能總覽
在日常專案管理、銷售統計或人事考勤等工作中，Excel的加總與篩選功能是不可或缺的利器。無論是快速彙總數據、根據條件統計，還是動態分析篩選後的結果，善用SUM、SUMIF、SUBTOTAL等函數，能大幅提升資料處理效率。以下將依據不同需求，帶你深入掌握各類加總與篩選技巧，並結合實務案例與常見問題解析。
Excel加總方法詳解
SUM函數基礎用法
SUM函數是Excel最常用的加總工具，適合對連續或不連續的數值範圍進行總和計算。
操作步驟：
1. 選擇欲顯示加總結果的儲存格。
2. 輸入公式：=SUM(B2:B10)，即可加總B2至B10的數值。
3. 按下Enter鍵，立即顯示總和。
適用情境：
– 彙總銷售金額、計算總工時等。
– 適合數據未經篩選、全部需納入統計時。
常見錯誤：
– 若資料中有隱藏列或篩選，SUM仍會計算所有儲存格，包括未顯示的數據。
SUMIF/SUMIFS條件加總
當你需要根據特定條件（如部門、日期、產品類別）進行加總時，SUMIF與SUMIFS函數是最佳選擇。
SUMIF語法：
=SUMIF(條件範圍, 條件, 加總範圍)
SUMIFS語法（多條件）：
=SUMIFS(加總範圍, 條件範圍1, 條件1, 條件範圍2, 條件2, ...)
實例應用：
– 只加總「業務部」的銷售金額：=SUMIF(A2:A20, "業務部", B2:B20)
– 同時加總「業務部」且「月份為3月」的金額：=SUMIFS(B2:B20, A2:A20, "業務部", C2:C20, "3月")
適用情境：
– 依據部門、地區、日期等多重條件統計。
– 報表分析、績效統計等。
常見錯誤：
– 條件範圍與加總範圍行數需一致，否則公式會出錯。
– SUMIF/SUMIFS僅計算符合條件的所有儲存格，無論是否被篩選或隱藏。
SUBTOTAL函數—篩選後自動加總
SUBTOTAL函數能根據篩選條件，自動加總「可見」儲存格，避免隱藏或未顯示的數據被誤計算，是處理篩選後加總的首選。
SUBTOTAL語法：
=SUBTOTAL(函數編號, 範圍)
- 常用編號：9（加總）、1（平均）、2（計數）
- 例如：
=SUBTOTAL(9, B2:B20)
操作步驟：
1. 將資料轉為表格（Ctrl+T），或直接選取欲加總的範圍。
2. 在加總儲存格輸入=SUBTOTAL(9, B2:B20)。
3. 當資料篩選後，SUBTOTAL只計算可見儲存格。
適用情境：
– 需隨篩選條件動態更新加總結果，如月報表、區域銷售統計等。
– 只統計目前顯示的資料，避免隱藏列誤入統計。
常見錯誤：
– 若直接用SUM，篩選後加總結果不會變動。
– SUBTOTAL編號選用錯誤，可能導致計算方式不符預期。
SUM、SUMIF、SUBTOTAL比較表：
| 函數 | 適用情境 | 是否只計算可見儲存格 | 支援多條件 |
|---|---|---|---|
| SUM | 全部數據加總 | 否 | 否 |
| SUMIF | 單一條件加總 | 否 | 否 |
| SUMIFS | 多條件加總 | 否 | 是 |
| SUBTOTAL | 篩選後自動加總 | 是 | 否 |
Excel篩選功能操作教學
基礎篩選步驟
- 選取包含標題列的資料範圍。
- 點擊「資料」>「篩選」，標題列會出現篩選箭頭。
- 點擊箭頭，選擇欲顯示的條件（如指定部門、日期等）。
- 篩選後，僅顯示符合條件的資料。
進階篩選與自訂條件
- 數字篩選：可設定大於、小於、介於等條件。
- 文字篩選：支援包含、不包含、開頭結尾等條件。
- 日期篩選：可依年份、月份、區間篩選。
- 多欄位複合篩選：同時對多個欄位設定條件，精確鎖定目標數據。
實務情境：
– 銷售報表只顯示本月業務部門資料。
– 考勤統計只篩選遲到員工名單。
篩選與加總常見問題解答
Q1：為什麼篩選後SUM加總結果沒變？
A：SUM會計算所有儲存格，無論是否被篩選或隱藏。若需只加總可見儲存格，請使用SUBTOTAL。
Q2：SUBTOTAL與SUM有何不同？
A：SUBTOTAL能根據篩選條件自動更新加總，只計算可見資料；SUM則無此功能。
Q3：SUMIF/SUMIFS能配合篩選嗎？
A：SUMIF/SUMIFS會計算所有符合條件的儲存格，無論是否被篩選。若需配合篩選，建議搭配SUBTOTAL。
實用案例與應用場景
案例一：銷售統計報表
某公司需統計各區域本月銷售總額，並根據不同產品線進行篩選分析。
- 操作步驟：
- 使用篩選功能選取目標區域與產品線。
- 於加總儲存格輸入
=SUBTOTAL(9, 銷售金額範圍)，即可隨篩選條件動態更新總額。
案例二：人事考勤統計
HR需計算本月遲到員工總數，並分析各部門遲到次數。
- 操作步驟：
- 以篩選功能選出遲到紀錄。
- 使用
=SUBTOTAL(2, 員工姓名範圍)計算可見員工數。 - 若需依部門統計，則可搭配SUMIF或SUMIFS。
加總與篩選效率提升技巧
- 表格化（Ctrl+T）：將資料轉為表格，篩選、加總更便利，且自動帶出SUBTOTAL。
- 快捷鍵：
- 篩選：Ctrl+Shift+L
- 插入SUM公式：Alt+=
- 動態篩選：可搭配切片器（Slicer）或條件格式，快速切換不同分析視角。
- 與專案協作工具整合：如Monday.com、ClickUp，可將Excel數據自動同步至團隊平台，提升跨部門協作效率。
常見FAQ
Q1：SUBTOTAL公式顯示錯誤，常見原因有哪些？
A：常見原因包括範圍選取錯誤、函數編號輸入錯誤、資料未轉為表格等，請逐一檢查。
Q2：如何避免SUM/SUMIF計算到隱藏列？
A：SUM/SUMIF無法排除隱藏列，建議使用SUBTOTAL並配合篩選。
Q3：篩選後如何同時顯示多個加總結果（如總和、平均、最大值）？
A：可分別在不同儲存格輸入SUBTOTAL函數，編號分別為9（加總）、1（平均）、4（最大值）等。
總結與工具推薦
熟練掌握Excel的加總與篩選技巧，能大幅提升數據分析與報表製作效率。若需進一步優化團隊協作與專案管理，建議可搭配Monday.com、ClickUp等現代化平台，實現數據自動同步、任務追蹤與跨部門協作，讓工作流程更流暢、決策更精準。
