Excel COUNTIF 函數完整介紹
COUNTIF是Excel中最常用的統計函數之一，能根據指定條件，快速計算範圍內符合條件的儲存格數量。其語法如下：
COUNTIF(range, criteria)
- range：要搜尋並計數的儲存格範圍。
- criteria：計數的條件，可以是數字、文字、表達式或儲存格參照。
適用場景：
– 統計特定名稱、分數、日期出現次數
– 分析庫存狀態、績效達標人數
– 快速篩選並計算符合特定條件的資料
注意事項與限制：
– COUNTIF僅能處理單一條件，若需多條件請使用COUNTIFS。
– 條件區分大小寫需特殊處理。
– 若條件為文字，需加上引號。
– 範圍與條件類型需一致，否則可能出現錯誤。
COUNTIF 基本用法與操作步驟
基本語法與範例
| 需求 | 範例公式 | 說明 |
|---|---|---|
| 計算「John」出現次數 | =COUNTIF(A2:A20, “John”) | 統計A2:A20中「John」的數量 |
| 大於80的分數 | =COUNTIF(B2:B20, “>80”) | 統計B2:B20中大於80的數量 |
| 等於儲存格C1的值 | =COUNTIF(A2:A20, C1) | 條件為動態儲存格參照 |
操作步驟圖解
-
選擇顯示結果的儲存格
例如：C2 -
輸入公式
於C2輸入=COUNTIF(A2:A20, "John") -
按下Enter
C2即顯示A2:A20中「John」的數量
常見錯誤提醒：
– 若範圍或條件格式不正確，會出現#VALUE!錯誤。
– 條件為文字時，請務必加上引號。
COUNTIF 進階應用技巧
使用通配符進行模糊比對
COUNTIF支援通配符，能進行更彈性的模糊查找：
*：代表任意數量字元?：代表任意一個字元
範例：
– 統計以「A」開頭的名字：=COUNTIF(A2:A20, "A*")
– 統計五個字母的名稱：=COUNTIF(A2:A20, "?????")
條件為數字、文字、日期、空白/非空
- 數字條件：
=COUNTIF(B2:B20, ">50") - 文字條件：
=COUNTIF(A2:A20, "已完成") - 日期條件：
=COUNTIF(C2:C20, ">2023/12/31") - 空白儲存格：
=COUNTIF(D2:D20, "") - 非空白儲存格：
=COUNTIF(D2:D20, "<>")
動態條件與儲存格參照
將條件設為儲存格參照，方便動態調整：
- 公式：
=COUNTIF(A2:A20, F1)
F1可隨時更改條件內容，統計結果即時更新。
實務情境：
在專案進度管理中，將條件設為「進行中」、「已完成」等狀態，快速統計各階段任務數量。
常見錯誤與排查方法
- #VALUE!錯誤：通常是範圍或條件格式不正確，請檢查公式。
- 計數結果不正確：可能因條件拼寫錯誤、隱藏空格、資料格式不一致（如數字與文字混用）。
- 中文或特殊字元無法計數：請確認資料無多餘空格或格式錯誤。
COUNTIF 實務應用案例
統計成績、庫存、績效等範例
| 應用場景 | 範例公式 | 說明 |
|---|---|---|
| 統計及格人數 | =COUNTIF(B2:B30, “>=60”) | 計算分數大於等於60的人數 |
| 統計庫存低於警戒值 | =COUNTIF(C2:C100, “<10”) | 庫存量低於10的品項數量 |
| 統計績效達標員工 | =COUNTIF(D2:D50, “達標”) | 統計績效評比為「達標」的人數 |
產業應用情境：
– 在零售業，快速統計即將缺貨商品數量，及時補貨。
– 在教育領域，統計及格與不及格學生數，分析教學成效。
– 在專案管理中，統計各階段任務完成情形，掌握進度。
與COUNTIFS、SUMIF等函數比較
| 函數名稱 | 功能說明 | 適用時機 |
|---|---|---|
| COUNTIF | 單一條件計數 | 條件單一、需求簡單時 |
| COUNTIFS | 多條件計數（AND邏輯） | 需同時滿足多條件時 |
| SUMIF | 單一條件加總 | 需加總符合條件的數值時 |
| IF | 條件判斷，回傳不同結果 | 需依條件回傳自訂內容時 |
效率建議：
– 單一條件時優先用COUNTIF，條件多時改用COUNTIFS。
– SUMIF適合同時統計與加總。
COUNTIF 常見問題FAQ
Q1：COUNTIF無法正確計數，該怎麼辦？
A：請檢查條件格式、資料型態（數字/文字）、是否有隱藏空格或特殊字元。
Q2：COUNTIF能區分大小寫嗎？
A：COUNTIF本身不區分大小寫，若需區分可搭配其他函數如SUMPRODUCT結合EXACT。
Q3：COUNTIF可以計算包含中文或特殊符號的資料嗎？
A：可以，但需確保資料無多餘空格，並正確輸入條件。
Q4：COUNTIF可以用在合併儲存格嗎？
A：不建議，合併儲存格會影響計算結果，建議避免使用。
Q5：COUNTIF遇到錯誤訊息如何排查？
A：檢查範圍、條件格式、資料型態，必要時分別測試範圍與條件。
不同平台與版本支援說明
- Excel各版本：COUNTIF為Excel內建函數，自舊版至新版皆支援，語法一致。
- Google Sheets：同樣支援COUNTIF，語法與Excel相同，操作方式一致。
- 注意事項：部分舊版Excel在處理大量資料時效能較差，建議定期優化資料結構。
結語與工具推薦
COUNTIF函數是數據處理與專案管理中不可或缺的好幫手，無論是統計進度、分析績效、管理庫存，都能大幅提升效率。若你需要更進階的數據協作與自動化管理，建議可搭配如Monday.com、ClickUp等專案管理工具，結合Excel數據，打造更高效的團隊協作流程。這些平台支援自訂報表、進度追蹤與自動化提醒，適合需要跨部門協作或大型專案管理的團隊。
