什麼是CSV檔案？
CSV（Comma-Separated Values，逗號分隔值）是一種以純文字儲存表格資料的檔案格式。每一列代表一筆資料，欄位以逗號分隔，適合用於不同系統間的資料交換與匯入匯出。CSV檔案廣泛應用於資料庫、會計報表、系統整合、電子商務、專案管理等多種產業場景。
CSV格式原理與結構
CSV檔案的每一行代表一筆紀錄，欄位之間以逗號（,）分隔。例如：
姓名,部門,電話
王小明,業務部,0912345678
陳美麗,人資部,0987654321
- 欄位內容若含逗號、換行或引號，需以雙引號包覆，如：”王,小明”。
- 換行符號通常為CRLF（Windows）或LF（Mac）。
- 編碼常見有ANSI、UTF-8、Big5等，影響中文顯示。
CSV常見應用場景
- 系統間資料匯入匯出（如ERP、CRM、專案管理平台）
- 大量名單、報表、庫存、訂單資料交換
- 資料備份與批次處理
- 電子郵件行銷名單整理
CSV與XLSX、TXT的差異
| 格式 | 儲存內容 | 支援格式/公式 | 跨平台性 | 適用場景 |
|---|---|---|---|---|
| CSV | 純文字、逗號分隔 | 否 | 高 | 資料交換、匯入匯出 |
| XLSX | 格式、公式、圖表等 | 是 | 需支援軟體 | 複雜報表、分析 |
| TXT | 純文字、無分隔符 | 否 | 高 | 簡單紀錄、備註 |
Excel如何建立與儲存CSV檔案
建立CSV檔案步驟
- 開啟Excel，輸入資料於工作表中。
- 點選「檔案」>「另存新檔」。
- 在「儲存類型」下拉選單選擇「CSV（逗點分隔）（*.csv）」。
- 選擇儲存路徑與檔名，按下「儲存」。
實務案例
某專案團隊需將任務清單從Excel匯出，提供給Monday.com進行批次任務匯入，便可依上述步驟將資料儲存為CSV檔案。
儲存CSV時的格式選擇（ANSI、UTF-8等）
- CSV（逗點分隔）（*.csv）：預設為ANSI編碼，中文易出現亂碼（特別是跨平台）。
- CSV UTF-8（逗點分隔）（*.csv）：建議選用，能正確儲存多國語言，避免亂碼。
- CSV（Macintosh）/CSV（MS-DOS）：針對不同作業系統的換行符號。
注意
若需與國際團隊、雲端平台（如ClickUp、Notion）交換資料，建議選擇「CSV UTF-8」格式。
儲存時常見問題與解決（前導零、格式遺失）
- 前導零遺失：如電話號碼、身份證字號，Excel會自動將數字格式化，導致前導零消失。解決方式：儲存前將欄位格式設為「文字」。
- 日期格式錯誤：日期欄位易被自動轉換，建議統一格式（如YYYY/MM/DD），並設為文字格式。
- 公式、格式遺失：CSV僅儲存純資料，所有公式、格式、顏色等都會遺失。若需保留，請同時儲存一份XLSX檔案。
Excel正確開啟與匯入CSV檔案
直接開啟VS資料匯入功能差異
- 直接開啟：雙擊CSV檔或用Excel開啟，適合簡單資料，但易遇到編碼或分欄問題。
- 資料匯入功能：「資料」>「自文字/CSV」可自訂分隔符、編碼、欄位格式，適合精確處理複雜CSV。
案例
人資部門需匯入大量員工資料，避免欄位錯位與亂碼，建議使用「資料」>「自文字/CSV」功能，逐步設定分隔符與編碼。
選擇正確編碼避免亂碼（含步驟圖解）
- 點選「資料」>「自文字/CSV」。
- 選擇檔案後，於匯入精靈中選擇正確的檔案編碼（如UTF-8、Big5）。
- 預覽資料，確認中文顯示正常。
- 設定分隔符（通常為逗號），完成匯入。
分隔符、引號、換行等特殊情境處理
- 欄位內含逗號：需以雙引號包覆欄位內容。
- 欄位內含換行：同樣以雙引號包覆，Excel會自動辨識。
- 欄位內含引號：以兩個連續雙引號（””）表示一個引號。
常見錯誤
- 匯入時欄位錯位，多因分隔符設定錯誤或資料含特殊字元，需檢查原始CSV格式。
進階CSV操作技巧
批次處理與自動化（巨集/VBA簡介）
- 合併多個CSV檔案：可利用Excel VBA或Power Query自動化合併多份CSV，適用於定期彙整大量報表。
- 自動化清理資料：透過巨集自動移除空白列、格式化欄位、批次轉換格式，提升效率。
實務應用
專案經理每月需彙整多個部門的進度報表，可設計VBA巨集自動合併CSV，減少人工操作。
大型CSV檔案處理建議
- Excel開啟限制：Excel單一工作表有列數上限，超大檔案建議用Notepad++、Python、Google Sheets等工具預處理。
- 資料切割：可用Power Query或免費工具將大型CSV分割成多個小檔案。
Google Sheets與其他工具協作CSV
- Google Sheets：支援直接匯入CSV，並自動辨識分隔符與編碼，適合跨平台團隊協作。
- Notepad++：可檢查與編輯原始CSV內容，適合修正格式或編碼問題。
- 專案管理工具：如Monday.com、ClickUp支援CSV匯入任務、資料，方便團隊批次上傳或導出。
常見問題FAQ
為何CSV開啟亂碼？如何解決？
- 常因編碼不符（如Big5、ANSI、UTF-8），解決方式：
- 儲存時選擇「CSV UTF-8」格式。
- 匯入時於Excel選擇正確編碼。
- 用Notepad++另存為UTF-8格式再匯入。
如何保留前導零、日期格式？
- 匯入前將欄位格式設為「文字」。
- 使用資料匯入精靈時，手動指定欄位格式為「文字」。
- 匯出時，資料內容加上單引號（’）或以公式處理。
如何避免資料遺失或欄位錯位？
- 檢查原始CSV分隔符與引號使用。
- 匯入時預覽資料，確認欄位正確分割。
- 避免欄位內含未處理的逗號、換行。
其他常見錯誤與解決方法
- 公式遺失：CSV僅儲存值，需同時保留XLSX原檔。
- 欄位數不一致：檢查原始檔案，每列欄位數應一致。
- 特殊字元亂碼：確認檔案編碼與匯入設定一致。
實用工具推薦與應用場景
Monday.com、ClickUp等專案管理工具如何匯入/匯出CSV
- Monday.com：支援CSV匯入任務清單、專案資料，適合團隊從Excel批次導入工作項目，快速建立專案板。
- ClickUp：可將任務、清單以CSV格式匯入，方便從舊系統或Excel轉移資料，提升導入效率。
- Notion：支援表格資料以CSV格式匯入，適合知識管理、資料整合。
適用情境與優點說明
- 適合需要批次建立、轉移大量資料的團隊。
- 可減少人工輸入錯誤，提升資料一致性。
- 支援多平台協作，方便資料備份與交換。
結語與行動呼籲
掌握Excel與CSV檔案的正確操作，不僅能提升資料處理效率，更能避免常見錯誤與資料遺失。無論是日常報表、跨系統資料交換，或是結合Monday.com、ClickUp等專案管理工具，都能讓團隊協作更順暢。建議根據實際需求選擇合適的CSV格式與工具，善用自動化與雲端協作，讓資料管理事半功倍。
