Excel FREQUENCY 函數完整教學
FREQUENCY 函數是什麼？適用情境
FREQUENCY 是 Excel 內建的統計函數，專門用來計算一組數據在不同區間內出現的次數。這個函數能快速生成「頻率分布表」，協助你掌握資料落在各區間的分布狀況。
常見應用場景包括：
- 學生成績分布：統計各分數區間的學生人數，便於評估教學成效。
- 年齡層分析：分析顧客或員工的年齡分布，規劃行銷或人力資源策略。
- 銷售金額分級：將銷售數據分級，洞察高低價位產品的銷售情形。
- 問卷調查結果：分組統計問卷分數或評分，快速掌握回饋趨勢。
這些應用不僅適用於日常辦公，也常見於專案管理、業務分析與資料科學等領域。
FREQUENCY 函數語法與參數說明
FREQUENCY 函數的基本語法如下：
=FREQUENCY(data_array, bins_array)
| 參數 | 說明 |
|---|---|
| data_array | 必填。要統計的原始數據範圍（如一組分數、金額等）。 |
| bins_array | 必填。用來劃分區間的數值範圍（如分數分界點）。 |
說明：
– FREQUENCY 會根據 bins_array 指定的每個分界點，計算 data_array 中落在各區間的數據數量。
– 結果是一組陣列，區間數量為 bins_array 的格數加一（多出一格表示「大於最大分界點」的數據）。
FREQUENCY 函數的使用步驟（含新版/舊版Excel差異）
標準操作流程
- 準備資料：將要分析的數據（如分數）與區間分界點分別輸入兩組儲存格。
- 選取輸出範圍：選擇一組連續儲存格，格數需為分界點數量+1。
- 輸入公式：在選定儲存格輸入
=FREQUENCY(數據範圍, 分界點範圍)。 - 輸入方式：
- 新版 Excel（Office 365/2021 及以後）：直接按 Enter，Excel 會自動填滿結果（支援動態陣列）。
- 舊版 Excel：需按下 Ctrl+Shift+Enter，將公式作為陣列公式輸入。
操作小提醒
- 若結果出現 #SPILL! 或 #N/A，請檢查輸出範圍是否足夠、資料格式是否正確。
- 若 bins_array 含有空白或非數值，可能導致錯誤。
實際範例解析
範例一：學生成績分布分析
假設有一組學生分數如下：
| A欄（分數） |
|---|
| 55 |
| 78 |
| 89 |
| 93 |
| 58 |
| 65 |
| 99 |
| 74 |
| 82 |
分數區間設定於 C 欄：
| C欄（分界點） |
|---|
| 60 |
| 70 |
| 80 |
| 90 |
步驟：
1. 選取 E2:E6（共5格，因為分界點4格+1）。
2. 輸入公式：=FREQUENCY(A2:A10, C2:C5)
3. 按 Enter（新版）或 Ctrl+Shift+Enter（舊版）。
結果說明：
– E2：分數 ≤60 的人數
– E3：61~70 的人數
– E4：71~80 的人數
– E5：81~90 的人數
– E6：>90 的人數
範例二：名稱範圍應用
若將分數範圍命名為 Scores，分界點範圍命名為 Ranges，則公式可簡化為：
=FREQUENCY(Scores, Ranges)
這樣有助於公式閱讀與維護，特別適合大型專案或多重分析。
範例三：視覺化—製作直方圖
FREQUENCY 的結果常用於直方圖（Histogram），便於一眼看出數據分布。
操作步驟：
1. 完成 FREQUENCY 計算後，將結果與區間標籤整理於表格。
2. 選取區間標籤與頻率結果。
3. 插入 → 圖表 → 直方圖或長條圖。
應用情境舉例：
– 業務團隊可用於分析客戶訂單金額分布，找出高價值客戶群。
– 人資部門可視覺化員工年齡層，規劃培訓或招募策略。
FREQUENCY 與其他統計函數比較
| 函數 | 適用情境 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|---|
| FREQUENCY | 數據分布、分級統計 | 一次計算多區間，適合分布分析 | 需陣列公式，僅支援單一條件 |
| COUNTIF | 單一條件計數 | 公式簡單，彈性高 | 需多次公式組合多區間 |
| COUNTIFS | 多條件計數 | 支援多條件篩選 | 不適合大量分級統計 |
| 樞紐分析表 | 大量資料彙總、分組 | 視覺化、互動性強 | 操作較複雜，需熟悉介面 |
建議選用時機：
– 需快速統計多個區間分布，建議用 FREQUENCY。
– 需依多重條件篩選，建議用 COUNTIFS。
– 需互動分析、視覺化，建議用樞紐分析表。
常見問題與錯誤排解（FAQ）
Q1：為什麼 FREQUENCY 結果會多一格？
A：多出的一格用來統計「大於最大分界點」的數據，這是 FREQUENCY 的設計邏輯。
Q2：遇到 #N/A、#SPILL! 該怎麼辦？
A：請檢查 bins_array 是否有空白或非數值，或輸出範圍是否足夠。新版 Excel 若有重疊或障礙物也會出現 #SPILL!。
Q3：FREQUENCY 可以處理空白或文字嗎？
A：FREQUENCY 會自動忽略空白與非數值資料，僅計算有效數字。
Q4：如何讓分界點自動調整？
A：可結合 INDIRECT、OFFSET 等函數，或使用動態命名範圍，讓 bins_array 自動隨資料變動。
Q5：如何將 FREQUENCY 結果應用於其他分析？
A：可將結果結合 SUM、AVERAGE 等函數，或用於圖表、報表自動化。
進階應用技巧
- 結合其他函數：可將 FREQUENCY 結果搭配 INDEX、MATCH、IF 等函數，進行更複雜的資料分析。
- 動態區間設定：利用公式自動產生分界點，適合資料量經常變動的場景。
- 多重條件分析：雖然 FREQUENCY 不支援多條件，但可先用 FILTER 或其他函數篩選資料，再進行分布統計。
- 自動化報表：結合 Excel 的自動化工具（如 VBA、Power Query），可批次處理大量分布分析需求。
注意事項與限制
- FREQUENCY 僅適用於數值型資料，遇到非數字會自動忽略。
- 輸出範圍需與分界點數量+1 相符，否則會遺漏部分結果。
- 舊版 Excel 必須用 Ctrl+Shift+Enter 輸入，否則僅顯示單一結果。
- 分界點（bins_array）需為遞增排序，否則結果不正確。
- 若需多重條件或更彈性的分組，建議考慮其他函數或工具。
結語與工具推薦
掌握 FREQUENCY 函數，能大幅提升你在數據分布分析、報表製作與決策支援上的效率。不論是專案管理、業務分析還是日常辦公，這個工具都能幫你快速洞察資料結構，為後續行動提供明確依據。
若你需要更進階的數據分析、團隊協作或自動化報表功能，建議可搭配 Monday.com、ClickUp 等專業平台，進行跨部門數據整合與專案追蹤，進一步提升工作效率與決策品質。
