Excel IF公式完整指南
Excel IF公式是數據處理與自動化判斷的核心工具，無論是專案管理、業務分析還是日常行政作業，都能大幅提升效率。以下將從語法、應用到進階技巧，帶你一步步精通IF公式。
IF公式語法與基本概念
IF公式的基本語法如下：
=IF(邏輯判斷, 條件成立時的結果, 條件不成立時的結果)
- 邏輯判斷：可為數值比較（如A1>60）、文字比對（如A1=”完成”）、日期比較等。
- 條件成立時的結果：當判斷為TRUE時要回傳的值，可為數字、文字、公式或儲存格參照。
- 條件不成立時的結果：當判斷為FALSE時要回傳的值。
範例：
假設A1儲存格為分數，要判斷是否及格（60分以上）：
=IF(A1>=60, "及格", "不及格")
支援的資料型態
IF公式可用於數字、文字、日期、布林值等，並能搭配其他函數進行更複雜的判斷。
IF公式的實際應用步驟
- 選取儲存格：點選你想顯示判斷結果的儲存格。
- 輸入公式：輸入=IF(，開始設定邏輯判斷。
- 設定條件：輸入判斷條件，例如A2=”完成”。
- 設定結果：分別輸入條件成立與不成立時要顯示的內容。
- 完成公式：關閉括號並按Enter。
實例操作：
假設B2為「狀態」，你想自動標記「已完成」或「未完成」：
=IF(B2="完成", "已完成", "未完成")
小技巧
可將IF公式拖曳複製到多個儲存格，快速批次判斷大量資料。
常見應用案例：分類、分級與缺失值處理
1. 成績分級
根據分數自動分級：
=IF(A2>=90, "優", IF(A2>=80, "甲", IF(A2>=70, "乙", "丙")))
應用情境：學校成績單自動分類、員工績效評比。
2. 獎金判斷
根據銷售額自動判斷是否發放獎金：
=IF(B2>=100000, "發放", "不發放")
應用情境：業務獎金審核、專案獎勵自動化。
3. 缺失值處理
自動標記資料是否缺漏：
=IF(ISBLANK(C2), "缺失", "完整")
應用情境：問卷資料檢查、報表自動標記異常。
進階用法：多重條件與邏輯運算
隨著需求複雜化，單一IF公式可能無法滿足多重判斷。此時可運用嵌套IF、IFS函數，以及AND、OR、NOT等邏輯運算。
嵌套IF與IFS函數
嵌套IF
將多個IF函數串接，實現多層條件判斷。例如：
=IF(A2>=90, "優", IF(A2>=80, "甲", IF(A2>=70, "乙", "丙")))
優點：彈性高，適合條件不多時使用。
缺點：條件多時公式冗長，維護困難。
IFS函數
IFS為新版本Excel提供的多條件判斷函數，語法更簡潔：
=IFS(A2>=90, "優", A2>=80, "甲", A2>=70, "乙", A2<70, "丙")
優點：條件多時更易閱讀與維護。
適用情境：成績分級、風險等級分類、專案狀態自動標註等。
搭配AND、OR、NOT的複合條件判斷
AND
同時滿足多個條件時才成立：
=IF(AND(A2>60, B2="完成"), "合格", "不合格")
應用情境：需同時達成多項標準，如專案進度與品質雙達標。
OR
只要滿足任一條件即成立：
=IF(OR(A2="延期", B2="逾期"), "需關注", "正常")
應用情境：風險預警、異常自動標記。
NOT
條件不成立時判斷：
=IF(NOT(A2="完成"), "未完成", "已完成")
應用情境：自動標示未完成項目、資料清理。
IF公式常見錯誤與除錯技巧
常見錯誤訊息
- #VALUE!：資料型態不符（如將文字與數字比較）。
- #NAME?：公式拼寫錯誤或引用不存在的名稱。
- #REF!：引用已刪除的儲存格。
- 錯誤結果：條件判斷邏輯錯誤，導致結果不如預期。
除錯步驟
- 檢查公式拼寫：確保IF、AND、OR等函數名稱正確。
- 確認資料型態：避免將文字與數字直接比較。
- 逐步拆解公式：可先測試條件部分，確定判斷邏輯正確。
- 善用公式評估工具：Excel內建「公式評估」功能，有助追蹤計算過程。
避免陷阱
- 嵌套IF過多時，建議改用IFS或輔助欄位，避免公式過長難以維護。
- 注意空值、錯誤值的處理，可搭配ISBLANK、IFERROR等函數。
FAQ：Excel IF公式常見問題解答
Q1：IF公式可以處理空值嗎？
A：可以。可搭配ISBLANK判斷儲存格是否為空，例如：=IF(ISBLANK(A2), "未填寫", "已填寫")。
Q2：IF公式能否用於文字或日期判斷？
A：可以。只要條件部分正確引用文字（需加雙引號）或日期（建議用DATE函數），如：=IF(A2="完成", "OK", "待處理")。
Q3：IF公式最多能嵌套幾層？
A：新版Excel支援最多64層嵌套，但建議條件多時改用IFS函數或輔助欄位，提升可讀性。
Q4：IF公式在Google Sheets有差異嗎？
A：基本語法相同，但部分進階函數或錯誤處理方式略有不同，Google Sheets也支援IFS、AND、OR等函數。
Q5：IF公式可與條件格式化搭配嗎？
A：可以。可用IF判斷結果作為條件格式化依據，自動標色或加註提示。
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結語：精通IF公式，提升數據處理效率
掌握Excel IF公式，不僅能讓你在數據判斷、分類、異常檢查等工作中如虎添翼，更能結合自動化工具，打造高效的專案管理與團隊協作流程。建議你多加練習上述案例，並根據實際需求靈活運用IF、IFS及邏輯函數，進一步提升工作效率與決策品質。若希望將自動化應用於更大範圍的專案或團隊，亦可嘗試上述推薦工具，體驗數位轉型帶來的便利。
