Excel IF 多條件函數完整教學
IF多條件的原理與應用場景
在日常工作中，經常需要根據多個條件來分類、分級或自動標註數據。例如：
– 成績分級：根據分數自動判斷A/B/C/D/F等級
– 績效評分：同時考量出勤率與業績達標率
– 分類統計：依據多個欄位條件自動歸類客戶等級
– 風險預警：同時檢查多項指標是否異常
這些情境都離不開Excel的多條件判斷功能。掌握IF多條件公式，能大幅提升數據處理效率與準確性。
IF多條件基本結構與語法解析
巢狀IF結構
巢狀IF是最基礎的多條件判斷方式。語法如下：
| 結構說明 | 範例公式 |
|---|---|
| IF(條件1, 結果1, IF(條件2, 結果2, IF(條件3, 結果3, 否則結果))) | =IF(A2>=90, “A”, IF(A2>=80, “B”, IF(A2>=70, “C”, “F”))) |
- 條件：可為任何邏輯判斷式（如A1>B1）
- 結果：條件成立時返回的值
- 否則結果：所有條件皆不成立時的預設值
IFS函數語法（新版Excel）
IFS函數能簡化多條件判斷，語法更直觀：
| 結構說明 | 範例公式 |
|---|---|
| IFS(條件1, 結果1, 條件2, 結果2, …) | =IFS(A2>=90, “A”, A2>=80, “B”, A2>=70, “C”, A2>=60, “D”, A2<60, “F”) |
優點：不需多層括號，易於閱讀與維護。
SWITCH函數語法（特定版本）
SWITCH適用於根據單一值多分支判斷：
| 結構說明 | 範例公式 |
|---|---|
| SWITCH(表達式, 值1, 結果1, 值2, 結果2, …, [預設]) | =SWITCH(A2, “優”, 5, “良”, 4, “中”, 3, “差”, 2, 0) |
IF、IFS、SWITCH差異與選用建議
| 函數 | 適用情境 | 優點 | 限制 |
|---|---|---|---|
| IF（巢狀） | 條件邏輯較複雜、需兼容舊版Excel | 通用、彈性高 | 括號多、難維護 |
| IFS | 多條件依序判斷，語法簡潔 | 易讀、易維護 | 僅支援新版Excel |
| SWITCH | 單一欄位多分支 | 直觀、簡單 | 僅適用單一欄位值 |
建議：
– 若Excel版本支援，優先考慮IFS，語法簡潔。
– 條件分支多且複雜時，SWITCH適用。
– 需兼容舊版Excel時，仍以巢狀IF為主。
Excel IF 多條件實作範例
巢狀IF多條件範例
案例：學生成績分級
| 分數 | 公式 | 結果 |
|---|---|---|
| 95 | =IF(A2>=90,”A”,IF(A2>=80,”B”,IF(A2>=70,”C”,IF(A2>=60,”D”,”F”)))) | A |
| 82 | 同上 | B |
| 65 | 同上 | D |
產業應用：
– 人資部門根據考核分數自動分配獎金等級
– 銷售團隊依業績自動標註獎勵級別
AND/OR結合IF的多條件判斷
AND：多條件同時成立
| 案例 | 公式 | 結果 |
|---|---|---|
| 銷售額>100萬且客訴數=0，評為「優秀」 | =IF(AND(B2>1000000, C2=0), “優秀”, “一般”) | 優秀/一般 |
OR：任一條件成立
| 案例 | 公式 | 結果 |
|---|---|---|
| 出勤率<90%或遲到次數>3，評為「需改善」 | =IF(OR(D2<0.9, E2>3), “需改善”, “良好”) | 需改善/良好 |
實務情境：
– 客戶分級時，同時考慮消費金額與互動次數
– 風險預警時，任一指標異常即標註
IF結合統計函數（COUNTIF/SUMIF）進階應用
案例：統計部門達標人數，標註是否合格
| 公式 | 說明 |
|---|---|
| =IF(COUNTIF(B2:F2,”>=80″)>=3, “合格”, “不合格”) | 若有3科以上成績達80分，標註「合格」 |
產業應用：
– 銷售團隊月度達標人數統計
– 生產線多項品質指標合格判斷
條件格式化與IF公式的應用
條件格式化可根據多條件自動變色或標註，提升視覺辨識度。
設定步驟：
1. 選取目標範圍
2. 點選「常用」>「條件格式化」>「新增規則」
3. 選擇「使用公式決定要設定格式的儲存格」
4. 輸入多條件公式（如：=AND($B2>1000000, $C2=0)）
5. 設定格式（如填色），按確定
常見應用：
– 銷售額與客訴數同時達標自動變色
– 成績未達標自動標紅
注意：條件格式化公式與IF公式類似，但只需返回TRUE/FALSE，不需指定結果值。
常見錯誤解析與排除技巧
常見錯誤類型與修正範例
| 錯誤類型 | 錯誤範例 | 修正方式 |
|---|---|---|
| 括號不匹配 | =IF(A2>90, “A”, IF(A2>80, “B”, “C”) | 補齊括號：=IF(A2>90, “A”, IF(A2>80, “B”, “C”)) |
| 引號錯誤 | =IF(A2>90, A, B) | 用雙引號包文字：=IF(A2>90, “A”, “B”) |
| 條件順序錯誤 | =IF(A2>80, “B”, IF(A2>90, “A”, “C”)) | 先判斷高分：=IF(A2>90, “A”, IF(A2>80, “B”, “C”)) |
| AND/OR語法錯誤 | =IF(AND(A2>80 OR B2>80), “優”, “良”) | AND/OR需分開寫：=IF(OR(A2>80, B2>80), “優”, “良”) |
IF多條件的限制與最佳實踐
- 巢狀IF層數有限：舊版Excel最多7層，最新版可達64層，但過多巢狀不易維護
- 可讀性建議：條件多時，建議使用IFS或SWITCH，或將條件拆分輔助欄位
- 效能問題：大量巢狀IF在大數據表格中可能影響運算速度
FAQ：Excel IF 多條件常見問題
Q1：IF多條件有上限嗎？
A：舊版Excel巢狀IF最多7層，新版可達64層，但建議條件多時改用IFS或輔助欄位。
Q2：IFS函數支援哪些Excel版本？
A：IFS僅支援Office 365、Excel 2019及以後版本，舊版無法使用。
Q3：如何避免巢狀IF過於複雜？
A：可考慮使用IFS、SWITCH，或將複雜條件拆分為多個輔助欄位，再用簡單IF判斷。
Q4：條件格式化能用IF公式嗎？
A：條件格式化需用返回TRUE/FALSE的公式（如AND/OR），不直接用IF，但判斷邏輯相同。
提升效率的進階建議
自動化工具輔助（如Monday.com）
當多條件判斷與流程自動化需求提升時，建議結合專業協作平台。例如，Monday.com 支援自訂多條件自動化規則，能根據數據自動分派任務、標註狀態，適用於專案管理、團隊協作等場景。這類工具能進一步減少手動設定錯誤，提升團隊效率。
總結與行動建議
掌握Excel IF多條件公式、IFS與條件格式化技巧，能大幅提升數據分析與自動化能力。建議根據實際需求選擇合適語法，並多加練習不同案例。若需處理更複雜的多條件自動化，亦可考慮導入如Monday.com等專業平台，進一步優化團隊協作與流程管理。
