Excel IF與OR函數基礎介紹
在Excel資料分析與自動化流程中，IF與OR函數是最常用的邏輯工具。
– IF函數：根據指定條件判斷，條件成立時返回一個值，否則返回另一個值。這讓你能自動化各種「如果…那麼…否則…」的判斷流程。
– OR函數：用於多條件判斷，只要其中一個條件為真，結果就為真。這在需要「只要符合任一條件即可」的場景特別實用。
範例：
假設你想判斷某員工的出勤是否異常，只要「遲到」或「早退」其中一項成立，就標記為異常。
– IF判斷單一條件：=IF(A2="遲到", "異常", "正常")
– IF結合OR多條件：=IF(OR(A2="遲到", A2="早退"), "異常", "正常")
這種靈活的邏輯組合，讓Excel在資料篩選、分類、預警等場景中發揮極大作用。
IF OR函數語法與參數說明
標準語法
=IF(OR(條件1, 條件2, ...), 成立時的值, 否則的值)
- OR(條件1, 條件2, …)：可放入多個條件，至少一個為真時返回TRUE。
- 成立時的值：當OR結果為TRUE時顯示的內容。
- 否則的值：當OR結果為FALSE時顯示的內容。
參數限制與注意事項
- OR最多可接受255個條件（視Excel版本而定）。
- 每個條件可為數值比較、文字判斷、日期運算等。
- 當條件過多或公式過長時，建議拆分或利用輔助欄位提升可讀性。
常見語法錯誤
- 括號未對應（常見於多層巢狀）。
- 條件格式錯誤（如漏掉比較運算符號）。
- 文字條件未加雙引號。
IF OR函數實用範例
單一條件與多條件判斷
數值判斷
情境： 檢查成績是否不及格（低於60）或超過90分（優異）。
=IF(OR(A2<60, A2>90), "需關注", "正常")
文字判斷
情境： 標記客戶狀態為「新客」或「高風險」。
=IF(OR(B2="新客", B2="高風險"), "重點跟進", "一般")
日期判斷
情境： 判斷專案截止日是否已過或即將到期（少於3天）。
=IF(OR(C2<TODAY(), C2-TODAY()<3), "需處理", "正常")
多欄位條件
情境： 只要「出勤」或「績效」任一欄異常即標記。
=IF(OR(D2="異常", E2="異常"), "需追蹤", "正常")
與其他函數（AND、NOT、COUNTIF等）結合應用
與AND結合
情境： 需同時滿足多個條件才成立。
=IF(AND(A2>80, B2="合格"), "晉升", "暫緩")
與NOT結合
情境： 當條件不成立時標記。
=IF(NOT(A2="完成"), "待處理", "已完成")
與COUNTIF結合
情境： 檢查整欄是否有大於指定數值或小於另一數值的資料。
=IF(OR(COUNTIF(A:A, ">100")>0, COUNTIF(A:A, "<10")>0), "有異常", "正常")
實務案例解析
案例一：成績分級
需求： 學生成績只要低於60分或缺考即標示為「需補考」。
=IF(OR(A2<60, B2="缺考"), "需補考", "通過")
案例二：出勤統計
需求： 員工只要有「遲到」或「早退」即標記異常。
=IF(OR(C2="遲到", C2="早退"), "異常", "正常")
案例三：異常數據標記
需求： 銷售數據只要超過預期上限或低於下限即自動標註。
=IF(OR(D2>1000, D2<100), "需查核", "正常")
這些案例能直接應用於教育、HR、銷售等多種產業情境。
IF OR函數常見錯誤與排解
常見錯誤訊息
- #VALUE!：條件格式錯誤（如將文字與數值比較）。
- #NAME?：函數名稱拼寫錯誤或漏加雙引號。
- #REF!：引用的儲存格已刪除。
排查與解決方法
- 檢查所有括號是否正確配對。
- 確認條件類型一致（數值對數值、文字對文字）。
- 文字條件需加雙引號。
- 若公式複雜，建議分步驗證每個條件。
IFERROR正確用法
當預期可能出現錯誤時，可用IFERROR包覆整個公式，讓錯誤時顯示自訂訊息。
例如：
=IFERROR(IF(OR(A2>10, A2<5), "Yes", "No"), "資料異常")
這樣即使A2為空或格式錯誤，也能避免顯示難懂的錯誤訊息。
FAQ：IF OR函數常見問題
Q1：IF OR最多可以放幾個條件？
A：OR函數最多可接受255個條件，實際上建議條件數量不宜過多，避免公式過於複雜。
Q2：如何同時判斷多個欄位？
A：可直接在OR內列出多個欄位的條件，例如：=IF(OR(A2="異常", B2="異常", C2="異常"), "需追蹤", "正常")。
Q3：IF OR可以用於文字、日期判斷嗎？
A：可以。只要條件設計正確，OR可用於數值、文字、日期等多種資料型態。
Q4：IF OR與AND有什麼不同？
A：OR只要一個條件成立即為真，AND需所有條件都成立才為真。兩者可根據需求靈活組合。
Q5：遇到#VALUE!錯誤怎麼辦？
A：檢查條件類型是否一致、公式格式是否正確，必要時用IFERROR包覆。
進階應用與小技巧
巢狀IF與IFS函數
- 當需多層級判斷時，可將IF函數巢狀使用，但過多巢狀會降低可讀性。
- IFS函數可簡化多條件判斷（僅限部分Excel版本）。
陣列公式
- 若需同時判斷多筆資料，可結合陣列公式與IF、OR提升效率。
效率提升建議
- 條件多時建議用輔助欄位分拆公式，提升維護性。
- 若需多人協作或追蹤進度，建議搭配Monday.com等專案管理工具，將Excel判斷結果自動同步至任務看板，提升團隊協作效率。
結語與工具推薦
掌握IF與OR函數的靈活運用，能大幅提升Excel資料分析與自動化的效率。無論是成績判斷、出勤統計還是異常數據標記，只要善用多條件邏輯與錯誤排查技巧，都能讓你的工作流程更加順暢。若希望進一步提升團隊協作與專案追蹤效率，建議結合Monday.com這類專案管理平台，將Excel數據自動化整合，讓決策與執行更即時、更有依據。
