Excel IF函數回傳文字：完整教學總覽
Excel的IF函數是資料判斷與分類的核心工具，無論是專案管理、績效評估、考勤統計還是日常資料整理，都離不開IF函數的靈活應用。本文將從基礎語法、實作範例、進階多條件判斷、錯誤排查到實務案例，全面解析IF函數回傳文字的各種技巧，協助你精準處理各類資料判斷需求。
IF函數語法與基本用法
IF函數語法結構
=IF(邏輯判斷, 條件成立時回傳值, 條件不成立時回傳值)
- 邏輯判斷（logical_test）：需判斷的條件（如A1>60）。
- 條件成立時回傳值（value_if_true）：若條件為TRUE時的輸出，可為文字、數字、日期或公式。
- 條件不成立時回傳值（value_if_false）：若條件為FALSE時的輸出。
注意：
– 回傳文字時，需用雙引號（”文字”）包裹。
– IF函數可用於數字、文字、日期等多種資料型態。
常見應用場景
- 成績判斷（及格/不及格）
- 任務狀態標記（完成/未完成）
- 資料分類（高/中/低）
- 警示訊息（異常/正常）
IF函數回傳文字的實作範例
單一條件回傳文字
範例：分數判斷及格與否
假設A2儲存格為分數，B2需顯示「及格」或「不及格」：
=IF(A2>=60, "及格", "不及格")
產業應用：
在教育管理、績效考核等領域，常用於自動標記結果。
回傳空白或自訂訊息
範例：未輸入分數時顯示空白
=IF(A2="", "", IF(A2>=60, "及格", "不及格"))
範例：異常資料時顯示自訂訊息
=IF(ISNUMBER(A2), IF(A2>=60, "及格", "不及格"), "資料異常")
產業應用：
在資料清理、報表自動化時，能避免顯示錯誤或雜訊。
回傳多種文字分類
範例：分數分級（優秀/及格/不及格）
=IF(A2>=80, "優秀", IF(A2>=60, "及格", "不及格"))
表格對照：
| 分數（A2） | 公式結果 |
|---|---|
| 85 | 優秀 |
| 75 | 及格 |
| 55 | 不及格 |
產業應用：
用於員工績效分級、客戶分群、產品分類等。
進階應用：多條件與邏輯組合
巢狀IF與IFS函數對比
巢狀IF：
適合條件較少時使用，結構較複雜時易讀性下降。
=IF(A2>=90, "A", IF(A2>=80, "B", IF(A2>=70, "C", "D")))
IFS函數（多條件判斷）：
適用於Excel較新版本，語法更直觀。
=IFS(A2>=90, "A", A2>=80, "B", A2>=70, "C", A2<70, "D")
優缺點比較表：
| 方法 | 易讀性 | 支援版本 | 適用情境 |
|---|---|---|---|
| 巢狀IF | 較低 | 所有版本 | 條件較少 |
| IFS | 較高 | 新版 | 多條件分類 |
結合AND、OR、NOT的應用
範例：同時滿足多條件才顯示「合格」
=IF(AND(A2>=60, B2="完成"), "合格", "不合格")
範例：只要有一項達標即顯示「通過」
=IF(OR(A2>=60, B2="完成"), "通過", "未通過")
範例：排除特定條件
=IF(NOT(A2="缺席"), "計分", "不計分")
產業應用：
專案管理中可用於多指標判斷任務狀態，或複合條件篩選。
與其他函數（如TEXT、VLOOKUP）結合範例
範例：IF結合TEXT格式化日期
=IF(A2="完成", TEXT(B2, "yyyy/mm/dd") & " 完成", "未完成")
範例：IF結合VLOOKUP查找分類名稱
=IF(A2<>"", VLOOKUP(A2, D:E, 2, FALSE), "未分類")
產業應用：
自動產生狀態說明、依據編號查找分類名稱等。
IF函數回傳文字的常見問題與錯誤排查
常見錯誤訊息與原因
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 公式參數類型錯誤 | 確認判斷條件與回傳值類型 |
| #NAME? | 拼寫錯誤或未加雙引號 | 檢查函數名稱、文字加雙引號 |
| #N/A | VLOOKUP等查詢不到資料 | 檢查查找範圍與參數 |
文字比對注意事項
- 中英文空格：避免多餘空格導致判斷失敗。
- 大小寫敏感：IF本身不區分大小寫，但EXACT函數可用於精確比對。
- 中文字與英文：確保資料來源一致，避免編碼問題。
實務排查建議
- 使用
TRIM去除空白。 - 用
ISNUMBER、ISTEXT檢查資料型態。 - 確認公式中所有文字均加雙引號。
常見應用場景與實用技巧
考勤判斷
範例：遲到標記
=IF(B2>TIME(9,0,0), "遲到", "準時")
績效分類
範例：依分數自動標記績效等級
=IF(A2>=90, "卓越", IF(A2>=75, "良好", IF(A2>=60, "普通", "需改進")))
資料標記
範例：根據狀態自動標記進度
=IF(C2="完成", "已結案", "進行中")
產業應用：
專案管理、團隊協作、行政報表等皆可靈活運用。
FAQ：Excel IF回傳文字常見問答
Q1：如何讓IF函數回傳空白？
A：將回傳值設為兩個雙引號（””），如=IF(A2="", "", "有資料")。
Q2：IF函數可以回傳多語系文字嗎？
A：可以，僅需將所需語言文字用雙引號包裹，注意Excel字型支援。
Q3：IF函數回傳文字時顯示錯誤怎麼辦？
A：檢查是否有拼寫錯誤、未加雙引號，或資料型態不符。
Q4：IF函數如何避免因空格或大小寫造成判斷失敗？
A：可搭配TRIM去除空白，或用LOWER/UPPER統一大小寫。
Q5：IF函數可以回傳公式或計算結果嗎？
A：可以，回傳值可為其他公式或計算式，如=IF(A2>0, A2*10, 0)。
總結與推薦工具
掌握Excel IF函數回傳文字的技巧，不僅能提升資料判斷效率，更能應對多變的實務需求。無論是單一條件、多條件組合，還是進階錯誤排查，靈活運用IF函數都能大幅優化你的工作流程。若你需要更進階的專案管理與團隊協作功能，建議嘗試Monday.com這類專業平台，能將Excel資料自動化整合至團隊流程，提升整體生產力與協作效率。
