Excel Query（Power Query）功能全解析
Excel Query是Excel中強大的資料查詢與轉換工具，現今多以「Power Query」為主。它讓使用者無需撰寫程式碼，即可將來自各種來源的資料匯入、清理、轉換與重組，極大提升數據處理效率。
Power Query與傳統Query的差異
- 傳統Query（舊版Excel Query）：主要用於連線外部資料庫（如Access、SQL Server），功能較為基礎。
- Power Query：自Excel 2016起內建於「取得與轉換」功能，支援更多資料來源、強大資料轉換能力、步驟自動記錄與重複使用，現為主流。
適用情境：
– 需定期合併、清理多份報表
– 需自動化重複性資料處理
– 需從多種來源（如CSV、資料庫、網頁）取得資料
Excel Query支援版本與安裝啟用方式
支援的Excel版本與功能差異
| Excel版本 | Power Query支援狀況 | 啟用方式 | 主要功能差異 |
|---|---|---|---|
| Excel 2010 | 需安裝外掛 | 下載外掛 | 功能較新版本有限，部分資料來源不支援 |
| Excel 2013 | 需安裝外掛 | 下載外掛 | 功能較新版本有限，步驟記錄較簡單 |
| Excel 2016 | 內建於「資料」標籤 | 直接啟用 | 全面支援，功能完整 |
| Excel 365 | 內建於「資料」標籤 | 直接啟用 | 功能最完整，持續更新 |
安裝與啟用步驟（含圖示）
Excel 2016/365
- 開啟Excel，點選上方「資料」標籤。
- 在「取得與轉換資料」區塊，即可看到「取得資料」、「查詢與連線」等Power Query相關功能。
Excel 2010/2013
- 前往Microsoft官方網站下載「Power Query」外掛。
- 安裝後，於Excel上方會出現「Power Query」標籤。
常見問題：
Q：找不到Power Query功能？
A：請確認Excel版本，2016/365內建，2010/2013需安裝外掛。
Excel Query資料來源與連線方式
支援的資料來源類型
Power Query支援多種資料來源，常見包括：
– Excel活頁簿
– CSV或純文字檔
– 資料庫（如SQL Server、Access、MySQL等）
– 網頁資料
– SharePoint、OneDrive
– OData Feed、API
資料連線實作步驟
1. 匯入Excel或CSV檔案
- 點選「資料」>「取得資料」>「自檔案」>「自Excel活頁簿」或「自文字/CSV」。
- 選擇檔案，點選「匯入」。
- 預覽資料後，點選「轉換資料」進入Power Query編輯器。
2. 連線資料庫
- 點選「資料」>「取得資料」>「自資料庫」>選擇目標資料庫（如SQL Server）。
- 輸入伺服器資訊與認證。
- 選擇資料表，點選「轉換資料」。
3. 取得網頁資料
- 點選「資料」>「取得資料」>「自網頁」。
- 輸入網址，選擇欲匯入的表格。
- 點選「轉換資料」。
產業應用情境：
– 財務部門定期合併多家子公司報表
– 行銷團隊自官網即時抓取產品價格資訊
資料清理與轉換實務操作
常見資料轉換操作（含實例）
Power Query提供豐富的資料清理與轉換功能，常見操作如下：
1. 合併多份表格
- 適用於每月報表彙整、跨部門資料整合。
- 步驟：於Power Query編輯器選擇「合併查詢」或「附加查詢」，依欄位對應合併。
2. 分割欄位
- 適用於將「姓名」欄分為「姓」與「名」。
- 步驟：選取欄位，點選「分割欄位」，依分隔符號（如空格、逗號）分割。
3. 移除重複值
- 適用於會員名單去重。
- 步驟：選取欄位，點選「移除重複項目」。
4. 變更資料類型
- 適用於將文字轉為數字、日期。
- 步驟：選取欄位，點選「資料類型」選擇目標型別。
5. 篩選與排序
- 適用於僅保留特定條件資料。
- 步驟：點選欄位下拉選單，設定篩選條件。
常見錯誤：
– 資料格式不符導致轉換失敗，請先檢查原始資料型別。
查詢步驟記錄與自動化
Power Query會自動記錄每一步操作於右側「查詢設定」的「已套用步驟」區塊。
– 可隨時回溯、修改或刪除任一步驟。
– 查詢可儲存並重複使用，適合定期處理相同資料流程。
實務應用：
– 每月自動化合併多份銷售報表，省去重複人工操作。
查詢結果載入與應用
載入方式比較與選擇
| 載入方式 | 說明 | 適用情境 |
|---|---|---|
| 載入新工作表 | 將查詢結果匯入新工作表 | 需保留原始資料 |
| 僅建立連結 | 不匯入資料，僅建立查詢連結 | 需後續進一步處理或分析 |
| 覆蓋現有表 | 直接覆蓋指定工作表 | 定期更新同一份報表 |
- 在Power Query編輯器完成資料處理後，點選「關閉並載入」可選擇載入方式。
查詢結果應用案例
案例1：合併多份部門報表
- 專案經理每月需彙整各部門Excel報表，透過Power Query「附加查詢」功能，一鍵合併所有檔案，並自動去除重複資料。
案例2：自動清理客戶名單
- 行銷人員定期從CRM匯出客戶名單，利用Power Query自動分割姓名、移除重複、格式化電話號碼，提升名單品質。
案例3：快速統計銷售數據
- 銷售團隊將多地區銷售資料合併後，透過Power Query自動分類、彙總，生成即時分析報表。
常見問題與錯誤排解（FAQ）
Q1：Power Query與巨集有何不同？
A：Power Query專注於資料匯入、清理與轉換，操作以圖形介面為主；巨集（VBA）則可自動化更廣泛的Excel操作，需撰寫程式碼。兩者可互補使用。
Q2：如何自動化重複查詢？
A：設計好查詢流程後，於「查詢與連線」中右鍵選擇「重新整理」，即可自動套用所有步驟處理新資料。
Q3：遇到連線失敗怎麼辦？
A：請檢查資料來源路徑、權限設定與網路連線，或確認資料庫伺服器是否開啟。
Q4：查詢結果格式錯誤如何修正？
A：可回到Power Query編輯器，調整資料類型或清理步驟，重新載入即可。
Q5：Power Query支援哪些檔案類型？
A：支援Excel、CSV、TXT、XML、JSON、資料庫、網頁等多種格式。
結論與進階應用建議
Power Query為Excel用戶帶來高效、彈性的資料處理能力，無論是專案管理、團隊協作還是日常數據分析，都能大幅提升效率。建議進一步學習Power Query與VBA、BI工具（如Power BI）整合，打造自動化數據流程，讓團隊協作更順暢。
若你需要在專案管理中整合多方資料、協作追蹤進度，推薦可搭配Monday.com等現代專案協作平台，結合Power Query自動化數據流，全面提升團隊生產力。
