什麼是CSV？為什麼要將Excel轉成CSV？
CSV（Comma-Separated Values，逗號分隔值）是一種純文字格式，用於儲存表格型資料。每一列代表一筆資料，欄位之間以逗號分隔。CSV檔案廣泛應用於資料交換、資料庫匯入、API上傳、系統整合等情境，因其結構簡單、跨平台兼容性高，成為企業與團隊在數據處理時的標準格式。
將Excel轉成CSV的常見需求包括：
– 資料匯入：許多系統（如CRM、ERP、雲端協作工具）僅支援CSV格式匯入。
– 資料交換：團隊間或與外部合作夥伴交換資料時，CSV能避免格式錯亂。
– 自動化處理：程式或腳本通常以CSV作為批次處理的輸入格式。
– 資料備份與歸檔：純文字格式便於長期保存與後續查詢。
但需注意，CSV不支援Excel的格式設定、公式、圖表等進階功能，僅保留純資料。
Excel轉CSV的標準操作步驟
將Excel檔案轉換為CSV格式，操作流程在Windows與Mac略有不同。以下分別說明：
Windows版Excel操作教學
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開啟欲轉換的Excel檔案
使用Excel開啟需要轉換的檔案，建議先確認資料集中於單一工作表，避免遺漏。 -
點選「檔案」>「另存新檔」
在左上角點選「檔案」，選擇「另存新檔」。 -
選擇儲存位置與格式
在「另存新檔」視窗，選擇儲存位置，於「儲存為類型」下拉選單選擇「CSV（逗號分隔）（*.csv）」。 -
命名檔案並儲存
輸入檔名後點選「儲存」。若檔案含有多個工作表，僅會儲存目前顯示的那一個。 -
處理提示訊息
若出現「某些功能可能遺失」的提示，點選「是」繼續。 -
確認轉換結果
建議用純文字編輯器（如Notepad）開啟CSV檔，檢查資料是否正確分隔、無亂碼。
Mac版Excel操作教學
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開啟Excel檔案
在Mac上啟動Excel並開啟目標檔案。 -
點選「檔案」>「另存為」
在選單列選擇「檔案」>「另存為」。 -
選擇CSV格式
在「檔案格式」下拉選單選擇「逗號分隔值（.csv）」。 -
設定編碼（如有需要）
某些版本可選擇「CSV UTF-8（逗號分隔）（.csv）」以避免中文亂碼。 -
儲存並檢查
儲存後，建議用TextEdit或其他文字編輯器檢查內容。
實務案例
某跨國團隊需將專案進度表由Excel轉為CSV，匯入Monday.com以便自動化追蹤。操作時發現部分特殊符號出現亂碼，後續透過選擇「CSV UTF-8」格式解決。
轉換時常見問題與解決方法
1. 中文或特殊字元亂碼
原因：預設CSV格式多為ANSI編碼，遇到中文或特殊符號易產生亂碼。
解決方法：
– 儲存時選擇「CSV UTF-8」格式（Windows/Mac皆支援）。
– 若無此選項，可先儲存為CSV，再用Notepad另存新檔，選擇「UTF-8」編碼。
2. 多工作表資料遺失
原因：Excel另存為CSV時，僅會儲存目前顯示的工作表。
解決方法：
– 需分別切換至每個工作表，重複另存為CSV。
– 若需合併多表，可先在Excel內合併資料，再轉換。
3. 欄位資料遺失或格式錯誤
原因：CSV僅保留純資料，格式設定、公式、合併儲存格等不會保留。
解決方法：
– 轉換前將公式轉換為值（複製→貼上值）。
– 避免使用合併儲存格，確保每欄資料對應正確。
4. 數字變成科學記號
原因：長數字（如身分證、條碼）被Excel自動轉為科學記號。
解決方法：
– 轉換前將該欄格式設為「文字」。
– 或於CSV匯入時指定欄位格式。
5. 欄位內含逗號或換行
原因：CSV以逗號分隔，欄位內容若含逗號或換行，易導致資料錯位。
解決方法：
– Excel會自動將含逗號或換行的欄位加上雙引號，匯入時需確認支援此格式。
進階需求與自動化技巧
多工作表批次轉換
若需將多個工作表或多個Excel檔案批次轉為CSV，可考慮以下方法：
- VBA自動化腳本：利用VBA批次將所有工作表另存為獨立CSV檔。適合經常性需求的專業用戶。
- Power Query：將多表資料合併後一次轉換，適合複雜資料整合。
- 第三方工具：如[ClickUp]、[Monday.com]等協作平台，支援批次匯入CSV，並可自動化流程。
VBA範例（僅供參考）
For Each ws In Worksheets
ws.Copy
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ws.Name & ".csv", FileFormat:=xlCSV
ActiveWorkbook.Close False
Next
自動化流程應用
- 定期資料轉換：可結合Windows排程或Mac Automator，定時執行VBA或Python腳本，自動將Excel轉為CSV，供系統匯入。
- 團隊協作：如[Monday.com]、[ClickUp]等工具，支援CSV自動匯入，適合定期同步專案進度、任務分配等。
線上工具與自動化解決方案
若不方便安裝軟體或需快速轉換，可利用線上工具：
- Aspose Cells：支援多種Excel格式轉換，操作簡單，適合臨時需求。
- CloudConvert：支援批次轉換、格式選擇，適合大量檔案處理。
- pdfFiller、SignNow：若需將Excel轉為CSV後進行電子簽署或表單自動化，可結合這類工具提升流程效率。
適用情境舉例
- 資料分析師需將大量Excel報表轉為CSV，批次上傳至資料庫，可利用CloudConvert自動化處理。
- 行政人員需將Excel名單轉為CSV，匯入[Monday.com]進行專案分派，確保格式正確與中文無亂碼。
Excel轉CSV常見FAQ
Q1：如何避免CSV出現亂碼？
A：建議選擇「CSV UTF-8」格式，或轉存時指定UTF-8編碼。
Q2：CSV能否保留Excel公式與格式？
A：無法，CSV僅保留純資料，所有公式、格式、圖表都會遺失。
Q3：如何批次轉換多個Excel檔案？
A：可利用VBA腳本、Power Query或線上批次工具（如CloudConvert）自動化處理。
Q4：欄位內容有逗號怎麼辦？
A：Excel會自動以雙引號包覆含逗號的欄位，匯入時需確認目標系統支援。
Q5：轉換後的CSV如何安全匯入協作工具？
A：建議先用純文字編輯器檢查資料，並確認欄位名稱、編碼與目標工具（如[Monday.com]、[ClickUp]）的匯入規範一致。
總結與實用建議
將Excel轉換為CSV雖然操作簡單，但實務上常遇到編碼、格式、資料遺失等問題。建議轉換前先確認資料結構，選擇正確的編碼（如UTF-8），並針對多工作表或大量檔案需求，考慮自動化腳本或線上批次工具。若需將資料匯入專案管理或團隊協作平台（如[Monday.com]、[ClickUp]），可善用其CSV匯入功能，提升團隊資料流通與自動化效率。
